以下是我自己总结的经验，主要聚焦于两个方面：一是减少外部打扰，避免过多的无用信息吸引注意力，影响专注力；二是通过各类工具，减少因查找、切换等动作的时间，从而减少时间浪费、提高效率。

注：文中所涉及的电脑均为win10系统，手机均为华为EMUI10手机，因为我没用过苹果产品和其他品牌手机，所以涉及到的具体操作方式，建议自己上网查询。

一、办公环境管理

1、保持办公桌面清洁。

除必要物品以外，办公桌上尽量少放物品，对于一些常用材料，可以做好归类放到书架或者文件架上，桌上乱的真的非常影响效率。下图是我自己的办公桌，基本上就是电脑、无线键鼠（用起来非常方便，建议抛弃有线键鼠）、记录本、笔等最常用物品；中午休息时看的书、手机都会放在左上角部分；左边有个小的边桌，放文件架、水杯等。（右侧屏幕下方红色物体是单位要求必须放的）

2、使用双屏幕办公。

如上图。（两个屏幕其实是一个桌面，因为显示器的显示问题导致两个屏幕颜色不一样）对于工作中涉及较多文档、表格、PPT编辑的人来说，可考虑使用两个显示器，这样一个屏幕编辑文档，另一个屏幕查考参考材料。我自己有时候在家里用笔记本办公，没有两个屏幕感觉非常不舒服。上网买一个USB转VGA接头接到机箱上连接第二个显示器就行了。

3、保持电脑桌面清洁有序。

将电脑桌面设为纯色，复杂图片做背景，经常会吸引注意力，感觉眼花缭乱，影响查找材料的效率。至于颜色可根据自己的喜好，建议使用蓝色或绿色做桌面背景，个人感觉这两个颜色眼睛看起来相对舒服一些。手机桌面同理。

4、减少电脑桌面文件数量。

以前我有个习惯就是将所有文件夹和文件都直接放在桌面，结果就是桌面满满登登的，找东西特别费劲，而且一旦哪天电脑崩溃了，桌面上的东西很有可能全部消失无法找回。现在我使用以下几个方法管理电脑桌面：

（1）做好文件分类归档。对于下载的或者新建的文件，第一时间建立文件夹，按“文件命名规则”（后边再讲）对文件夹和文件进行命名，将文件放入文件夹，再将文件夹归类到对应的工作分类中。

（2）桌面只放快捷方式。创建文件夹创建快捷方式，将快捷方式放到桌面上，这样即使电脑崩溃了需要重装系统，文件也不会丢失。（这种情况是针对老式的习惯分C、D、E盘的情况）

（3）将电脑桌面做分区。比如图中我的电脑桌面，最左侧1区是针对工作分类建立的快捷方式，比如***工作、***工作等；最右侧2区是个人常用的文件夹或者文件，比如读书笔记、读书记录等；中间最上边3区是一些长线工作；4区是近期工作，也就是最近几天的重点工作；5区是一些常用参考材料，如政策文件等。所有文件夹都用快捷方式。

（4）将所有浏览器、迅雷等能够下载文件软件的下载路径都改到一个地址，这样所有下载的文件都会存到同一个文件夹中，整理的时候非常方便。我所有的浏览器下载路径都是设置直接存在桌面的，至于迅雷、百度网盘等存到一个我自己建的“各种下载”的文件夹中

5、关闭电脑弹窗广告。

电脑弹窗广告是一个特别吸引注意力的东西，每次弹出来要不点开看要不关掉，都是浪费时间的事情，而且很多都是标题党，让人有点开看看的冲动，容易将自己从本来很好的工作状态中吸引开，即使不看也会打断你的思路，再想返回刚才的状态需要很长的恢复时间。所以建议彻底关闭所有电脑弹窗广告，至于如何关闭，我是从一开始就养成这种习惯，新装系统之后装软件，只要弹出来一个，我就去在弹出广告的设置中关闭它，大家可以网上搜一下，很多解决方案。另外也非常建议大家少安装软件，很多软件其实不常用，却经常弹广告，不如卸载了。更加建议大家安装软件的时候从官网下载，很多非官方网站下载的软件都捆绑了很多其他流氓软件，各种推广告。

二、工作文件管理

1、做好文件分类归档，建立工作文件夹。

我个人的各项工作界线比较清晰，所有我针对每项工作在D盘中建立一个文件夹，该项工作的所有内容都会放在这个文件夹中，分为***工作、***工作。如下图，其中的序号完全根据个人情况而定，我是根据这几项工作在我心中的重要性进行排序的。

2、工作文件夹中建立项目文件夹。

根据不同的时间和项目再建文件夹，比如我5月1号来了个项目，要写一个月度总结，那么我就建一个“20200501-月度总结”的文件夹用来存放写月度总结所涉及的所有文件和材料。另外，时间长了工作文件夹中的项目文件夹会非常多，所以我每半年会进行归档，即建立一个半年文件夹例如“2019年下半年工作”，然后将这个时间段里的所有项目文件夹都放进去。

3、项目文件夹中做好各类文件命名。

每个项目文件夹中的所有文件和材料我都会第一时间做好命名，命名方式是“创建时间-【来源】文件名称-版本号-作者”，以便看文件名就知道该文件相关信息，例如下图中的“20200513-文件命名规则V1-知者不惑”，这样做一方面是避免文件太乱不好找，另一方面也会避免不知道哪个文件是谁修改过的，哪个是最新的。

我自己设计的命名规则：

时间：创建该文件夹或者文件的时间；

文件夹名称：创建时间-【来源】文件夹名称

文件名称：创建时间-【来源】文件名称-版本号-作者

版本号：V1、V2……，需要注意的是版本号只要有阶段性的更新，就要重新建立文件，形成新的版本。

作者：标记这个是谁修改过、或者谁发给你的，比如你做了一个“20200513-文件夹命名规则V1-知者不惑”，然后发给卡卡罗特，卡卡罗特看完之后做了修改然后返给我，我就会将A返给我的文件命名为“20200513-文件夹命名规则V1-卡卡罗特”，然后我如果要继续修改卡卡罗特发给我的文件，我就会复制一份命名为“20200513-文件夹命名规则V2-知者不惑”

【来源】：用来标记这个工作是哪个部门要求的，比如办公室发个通知要求交一个材料，我就会在这个文件夹命名为“20200513-【办公室】2019年工作总结”，个人不是每次都用，但是有的时候因为文件较多，为了区分会加上这个标记。

4、使用预览模式。

还是看上边这张图，利用windows系统自带的预览模式，可以在不用打开文档的情况下查看word、excel、PPT、PDF等常用文件类型的内容，非常方便的进行查看、复制等操作，减少打开文档的时间。

设置方式：在文件夹上方工具栏中点查看，选中“预览窗格”即可。

5、写稿时设置大纲。

这一条专指word文档，对于经常写稿的人来说，一写可能就是好多页的word，但是写完之后如果要修改某一部分，就要从上边一直靠手动翻页找到具体位置，太费劲且浪费时间，所以建议在写稿的时候就养成设置大纲的习惯，这样的话想要找某一章节直接点击大纲即可转到。如下图红框内即是大纲。

设置方法：写稿时，选中某一行文字，点击段落右下角箭头，在大纲级别下拉菜单中选择大纲级别即可。如下图。

显示方法：在word最上方工具栏中选择视图，选中“导航窗格”即可显示左侧导航栏。

三、手机使用

1、保持手机桌面清洁。

首先是将手机背景设为纯色，原因与电脑桌面设置相同。其次是手机屏幕根据不同使用频率分区放APP。如下图，我手机主屏放的都是我最常用的APP，从功能上进行分行，每一行大概功能类似（当然为了考虑放满屏，每一行的功能不可能完全一样）。次屏则将一些不是特别常用的APP按照功能类别分类，放在不同的文件夹中，这样只要我想干啥，直接找文件架就行，节省不少时间。最下边的则是使用频率居中的一些APP。我手机只设置这两个屏幕，太多了划来划去也浪费时间。

2、关闭手机消息推送。

原因与关闭电脑弹窗广告相同，关闭除个别重要APP以外的所有APP信息推送功能（通知功能），我自己现在只保留微信、短信、日历三个APP的通知功能。

设置方式：（我是华为手机）手机中设置-通知，可以单独关闭某个APP的通知功能，也可以使用批量设置。

3、关闭手机桌面角标显示。

对于一个有强迫症的人来说，手机APP右上角的红色角标看起来特别不舒服，总想把它点掉，而我手机里这么多APP，要一个一个点非常浪费时间，所以我就把所有的角标显示都关掉，只留了电话、微信、短信、日历这几个，这样我就再也不会因为有很多角标通知而焦虑了。

设置方式：设置-通知-桌面图标角标，可批量设置。

四、工具使用

1、使用电脑、手机自带的日历功能。

各种需要固定时间做的事，或者需要在某个时间提醒自己的事情都可以放在日历里边，这样就不用一直用脑子记着导致容易遗漏。比如我5月14日下午2:00要开会，我就可以在日历中添加主题为***会议的日历，设置时间为下午2:00，设置提前15分钟提醒，这样日历提醒我的时候就可以准备出发去开会了。

2、将电脑、手机自带日历同步。

现在工作中电脑和手机的应用场景都很多，所以需要更多的协同，将电脑、手机日历同步，会给工作带来很大方便，就不会出现一个事情记在了电脑上，结果某一时间不在电脑前，又想查看这个事情的时候找不到，或者用手机记录的事情，用电脑的时候还需要去手机编辑等情况。

同步的方法：（我使用的是windows系统和华为手机自带日历同步，其他的需要自行搜索）

（1）首先注册一个outlook邮箱账户，最好是以@outlook.com的邮箱；

（2）打开电脑自带日历，设置-账户管理，点击添加账户，使用注册outlook邮箱添加账户；

（3）打开华为手机自带日历，在设置-日历账户管理，点击添加账户，使用注册的outlook邮箱添加账户。

网上有个帖子，写的比较全面，我当时就是按照这个设置的，大家可以参考：https://blog.csdn.net/bishoubo/article/details/53946342