【第3天】：懂委派，促达成

【片段来源】：《博恩·崔西的时间管理课》

【R:阅读原文】

要想在工作中把任务有效地委派给他人,可以按照以下六个步骤来完成。忽视了其中任何一个步骤,你都要承担沟通无效、士气低落、表现低劣的风险。

1.人和工作相匹配。在职场上,把工作安排给错误的人是一件很耽误时间的事。在这种情况下,通常任务会被分配给没有足够能力或无法按时完成它的人。

过去的表现是未来表现最好的预测。因此,不要把项重要的任务交给一个过去没能出色地完成这项工作的人。当然,对于一个没有做过该项工作的人,如果第一次接受任务就被认为无法高质量地完成,也是不公平的。

2.对要完成的工作达成一致。当你选出了一个合适的人来完成某项工作后,和他一起来讨论这项工作,并就必须对要完成的任务达成一致。你越是愿意花时间来商讨并就最终目标和结果统一意见,你就越能对工作有一个清晰的认识,而一且着手处理,也就能越快地完成。

3.解释应该如何来完成这项工作。向接受任命的人解释你希望他以什么方式来完成这项工作。说明你希望看到的对该工作的处理方式,以及你或其他人以前是怎样成功地完成它。

4.让员工复述你所说的话。让这个人用自己的话把你的要求复述出来,让她告诉你你刚才所解释的过程以及你们认可的最终结果。只有这样,你才能确认对方完全理解了他被任命的这项工作或任务。

5.设定完成期限。设定完成该项任务的时间进程和完工期限。同时,安排定期的汇报和检查。如果出现延迟或其他任何问题要让负责人向你及时反馈。

6.异常管理。异常管理是工作中有力的时间管理工具如果工作按照既定方案进行,就不需要负责人向你报告。如果没有他的消息,说明一切顺利。只有当异常情况发生时如任务无法按时按量完成,负责人才需要向你汇报。

请根据上面的【R】写出你的:

【I:用自己的语言重述知识】

【A1：描述自己的相关经验】

【A2：我的应用（目标与行动）】

I：

WHY：如果不按照这个方式去做或者忽略其中的任意一步，都可能导致在委派时沟通没有效果，被委派士气低落，最后在做的过程中整体表现差，甚至是无法正确完成工作的情况。

修改Why：你有没有遇到过委托别人做一件事情，但是他做出来的结果完全和你想要的大相径庭呢？有没有遇到过在在派发任务的时候你讲解的很清楚了，但是完成的结果还是达不到你要的标准甚至是错误的？或者，你作为一个接受任务的人，常常会觉得get不到领导的意思呢？如果你有以上几种情况，那么这6个小步骤可以帮到你。

WHAT：可以把工作有效派给他人去做的的一个6步法。

WHERE：在和校长开会分配培训任务，给老公安排事情的时候可以用上。

HOW：1，找到一个有能力胜任这份工作的人。尽量安排给过去出色完成过这项工作的人。如果万一委派对象是没有经验的人，那么在安排的具体上的讲解要尽可能的详细。

            2，和被委派的人进行商讨，对最终的目标和结果要达成统一的意见。

            3，对被委派人说明你的期望。你希望他用什么方样的处理方式来完成这个工作，可以告诉以往成功完成的其他人是如何做的。

            4，让被委派人用他自己的理解把你的期望，成功完成的标准说给你听，确认对方是否完全理解了此项任务以及任务的做法及需要达成的结果。

              5，告诉对方完成这件事情的时间进程和最后期限，进行定期汇报和检查。

              6，若出现延迟或者意外的情况，需要及时向我汇报。若正常进行，则无需回报。

Ａ1：在上次的《培训技能提升培训》中，参训人员的确认及签到表这一块是需要人事来完成的。我想要的签到表上面需要按照校区来排列，签到时间，上午和下午2个签到栏位，大名和小名，备注栏位这几个要素。结果在签到的时候发现只有小名，只有一个全天的签到栏位。所以导致在统计上午和下午分别参训人数的时候不准确，而且准确率很低。现在回想起来，最重要的原因是告诉他们，我想看到的签到表到底是怎么样的。

A2：

目标：在8月14号的《番茄工作法》的培训签到这个环节，按照这6步法给人事同事布置签到表的任务。

行为：1，在8月6日那天，和人事确认，当天负责签到表签到的同事是3位同事中的哪一位。

            2，先问问他觉得这个签到表最终是要达成什么目的，在签到过程中需要注意什么，然后再说说我的想法是希望这个签到表能后明确反馈出：每个校区的参训人数，参训人的大名和小名，参训时间。

            3，我直接做出一个我想要的签到表模板发给他，上面会体现出：校区，岗位，姓名，小名，签到栏，签到时间，备注栏。并告诉她我之前这样做签到栏，在培训结束之后，对于每个校区的实际参训人数，哪些岗位人迟到，是否有突发情况一幕了然，这样发邮件给老板的时候数据会很清晰。

            4，让他用自己的理解复述一遍我为什么这样做的原因，以及我最后需要就能看到的数据是哪些。然后把讲师信息，授课地点，课程名字写在表格中。

            5，告诉他这个签到表最后完成期限是在8月9日，8月9号的时候，需要打印出完整的签到表（含最终参训人员名单）。

            6，在确定参训名单的时候，如果有学员出现应该参加而不能参加的情况，需要提前在8月8号的时候统一汇总告诉我，并且在签到表中备注上不能参加的原因。

A2行为修改：1，和秋秋直接沟通让她负责本次培训的签到事宜。（她上次做过）

                      2，先赞美她上次的签到做的还是比较细致的，然后告诉她针对这次培训，我希望签到表能准确清晰反应出来每个校区人人员的参训情况及有无迟到。

                      3，告诉秋秋，在上次培训签到表的基础上，需要增加大名，岗位，签到时间这3个栏位。保证数据的清晰。

                      4，让秋秋复述一遍我的话。（如果她有好的主意或者不清楚的地方都可以提出来），确保是真的理解我希望签到表可以达成的目的。

                      5，完整的签到表（含参训人员名单）8月9号 需要交给我。

                      6，在做签到表的时候，如果遇到临时由学院请假，或者场地等突然改变等等情况，即使向我反馈，以便及时调整。