Excel工作表和图表除了在屏幕上显示外，还可以印制成精美的报表。但在打印工作表之前，需要设置表格的页面、添加页眉、页脚等，而且为了更有效地把工作表输出成文件，用户还可以先进行打印预览，以及进行分页打印等。
打印预览：通过打印预览可以在表格打印之前看到打印后的效果，这样，如果发现有不合适的地方，可以立即修改，节省打印成本与时间。
单击【文件】-【打印】，出现的界面左边为设置区域，右边为预览区域。
如果打印的数据较多，Excel会自动分页，并可以在【打印预览】模式左下方的状态栏看到数据被分成几页，当前是哪一页，还可以利用【上一页】、【下一页】按钮或者垂直滚动条来查看不同的页。
进入【打印预览】模式后，有两种查看预览的方式：【显示边距】和【缩放到页面】。
点击【显示边距】，会出现可以调整页边距和列宽的虚线和控制点，拖动虚线或者虚线两端的控制点（当鼠标指针呈现时）可以调整页面的上下边距、左右边距，以及页眉页脚区域的大小、列宽。
【打印预览】模式，文件是以整页预览的比例，将一页数据完整地显示在屏幕上，由于受屏幕限制，数据会被缩小，只能看到大致的页面情况。
单击【缩放到页面】，就可以放大或缩小打印预览的显示比例。再单击一次【缩放到页面】，就回到整页预览的显示比例。
设置打印区域：
【设置】区域主要包括设置打印区域、页码设置、单面/双面打印、打印排序、打印方向、纸张大小、页边距、缩放效果等。
【设置打印区域】：可以设置仅打印活动工作表、打印整个工作簿、打印选定区域。
【页码设置】：输入需要打印的页码数值区间。
【调整】：一份多页文档打印多份时调整打印顺序。例如将一份3页的文档打印2份，默认的顺序是按照123123打印，取消排序则按照112233这样的顺序打印。
【纵向】：调整纸张打印的方向，可以设置纵向打印，也可以设置横向打印。
【A4】：选择打印的纸张大小。
【页边距】：上、下、左、右、页面、页脚的距离。
【缩放】：可以控制打印数据的大小和缩小值，需要注意的是缩放打印可能会造成页码重新编排。可以将工作表调整为一页，可以将所有列调整为一页，也可以将所有行调整为一页。自定义缩放设置中，当缩放比例为100%时，是正常大小；大于100%时，表格要放大打印；小于100%时，表格缩小打印。
当【设置】界面无法满足需要时，打开右下角的【页面设置】进入更详细的设置界面，有【页面】、【页边距】、【页眉/页脚】和【工作表】共4个菜单。
【页面】：调整方向，调整缩放比例，设置纸张大小，设置打印质量以及调整起始页码。
【页边距】：调整上、下、左、右、页眉、页脚与正文的距离。数据通常以上边界和左边界的交点开始打印，所以打印的数据集中在纸的左上方，但是若选择【水平】和【垂直】复选框，则可将数据集中在纸的中心位置，如果二选一，则数据集中在水平线或垂直线的中央。
【页眉/页脚】：如果要使用Excel预置的页眉和页脚，只要在【页眉】或者【页脚】的下拉列表框中选择想要的页眉或页脚即可，如果预置的页眉、页脚中，没有需要的，可以单击【自定义页眉】和【自定义页脚】按钮，自己进行设置。
【工作表】：可以对打印的区域、标题、格式、顺序进行设置。
对打印页面完成基础设置后，即可单击按钮，完成打印。
