当你确定了目标,制定好计划后,以为只要按着执行就万事大吉了吗?
在做事的过程中,时不时的被别人打扰中断;看着你在那里坐着,似乎在做事情,实际上脑中不知在想着什么,手中的事情并没有多少进展。
这一切导致的结果就是你的工作效率低下:时间花费了很多,事情没做多少。
决定工作效率的核心是:专注。
如何保持专注来提升工作效率呢?这里有四个方法,他们分别是:
1、一次只做一件事情。
我们的大脑不是电脑,一次只能处理好一件事情。
2、做事情要有明确的目标。
如果没有目标,大脑会产生各种杂念,容易变得疲倦,也就无法保持专注。
当我们做一件比较费时的事情时:
① 先把目标审视一遍,让你的大脑进入目标情景。
② 按照量化、分解、检查的顺序,把大目标分成小目标,小目标用时较短,不容易受到干扰,容易完成。
③ 在执行的过程中,要将实际进展与阶段的目标进行对比,让自己清楚离目标还有多远,心里有一个期盼。
3、在做耗时比较长的事情时,用番茄工作法。
①把工作时间分成若干个30分钟,它包括:25分钟工作时间+5分钟休息时间。我们把它称为一个钟。
②分好钟后就开始工作,中途不允许做无关的事情,一个钟一个钟的执行,直到这项工作完全完成。
番茄工作法的注意事项:
① 一个钟当中的工作时间一般是25分钟,如果你觉得时间比较长,无法集中注意力,那就把这个时间改的短一点,变成10到15分钟也是可以的。
② 休息的5分钟,因为时间比较短,不能做其他的事情,容易干扰工作思绪,这时就活动活动身体或者闭目养神,或者上个厕所。
③ 每四个钟以后可以休息的时间长一点,15或者20分钟。
这时可以刷一下手机,听会音乐让大脑放松一下,以良好的状态进入下一轮的工作中。
4、在做事情的过程当中,要抗击一切干扰。
干扰分为外在干扰和内在干扰。
①外在的干扰,包括手机和人。手机这时可以关成静音,跟别人打招呼让别人没有特别的事情,不要来打扰。
如果外在干扰来了,比如有了电话或有人来找。分辨一下:
* 是紧急重要的。就直接接受并中断在做的事情(事后要重新开始一个番茄钟,继续完成它)。
*是重要不紧急的。可以暂时延后。
*不重要的事情,直接拒绝。
②内在干扰,包括杂念、情绪或是身体上的疲惫。
*做事前,先调整好情绪和身体状态。
*对重要的事分配足够的连续时间,并用番茄工作法。
最后,事项执行结束要进行回顾复盘:
*任务目标是否完成?
*实际花费的时间与计划一样吗?
*实施计划过程中是否出现了问题?有无中断发生?
*抗干扰做的到位吗?什么地方不好,下次应如何做才更好?
有人说,最笨的努力,就是没有效率的勤奋。
用好提升效率的方法,可以尝试先用一个番茄钟来提高专注力,进而提高你的工作效率,别让看起来的勤奋耗费你创造价值的时间。