一个已经被人用烂、但是用得好仍然可以节省你50%时间的思维方式。
就是我一直再用的:四象限法则
一、什么是四象限法则?
美国著名管理学家科维提出的一个时间管理的理论:时间四象限法则,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。
第一象限
这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判,重要的会议工作等。
第二象限
这二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。
第三象限
第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。
第四象限
第四象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛,这是饱食终日无所事事的人的生活方式。
二、如何对待四象限法则
按处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。
优先解决第一象限
首先要有准确的判断能力,确定是既紧急又重要的事情,然后优先处理。
区分一三象限
第一象限和第三象限难以区分,第三象限对人们的欺骗性是最大的,它很紧急的事实造成了它很重要的假象,耗费了人们大量的时间。依据紧急与否是很难区分这两个象限的,要区分它们就必须借助另一标准,看这件事是否重要。也就是按照自己的人生目标和人生规划来衡量这件事的重要性。如果它重要就属于第一象限的内容;如果它不重要,就属于第三象限的内容。
投资第二象限
第一象限的事情重要而且紧急,由于时间原因人们往往不能做得很好。第二象限的事情很重要,而且会有充足的时间去准备,有充足的时间去做好。可见,投资第二象限,它的回报才是最大的。
走出第四象限
具有假象的第三象限因为它的紧急性往往使人们难以脱身,所以人们经常会跌进第四象限而无法自拔。例如,打麻将的时候三缺一,只要一玩起来就很难脱身,而且要耗费很长的时间才能打出结果。
第一象限的事情必须优先去做,第三象限的事情人们不会去做。第四象限的事情是没有意义的,但是又很难缠,因此,必须想方设法走出第四象限。
三、具体做法
1、第一象限:立即去做
2、第二象限:有计划的去做
3、第三象限:交给别人去做
4、第四象限:尽量别去做
给所有的待办事项后面增加两列,分别是“重要程度”和“紧急程度”
先对事项进行“轻重”区分,给所有事项以职业价值观为标准区分为是重要还是不重要;
再对事项进行“缓急”区分,给所有事项以时间截止期限为标准区分是紧急还是不紧急。
如此简单几步,就基本可以把所有待办事项分类归集到对应四象限中。