前段时间,公司业务部刚刚辞退了一个员工,一直缺人的业务部,这一次主动裁员,大家却觉得并不意外。那是一个90后的小伙子,185的大个头,青春有活力,性格也很外向,刚入职不久,便跟公司上下打成一片了。
公司想要拓展新业务,成立了电子商务小组,其他成员都在各司其职,努力提升业务水平,只有他玩心太重,不熟悉业务,又不愿意花时间去学习和改进。后来业绩不佳,甚至私下里违反公司规定吃回扣,最终得了个“不靠谱”的评价,被公司扫地出门了。
简简单单三个字,却包含了十分深刻和复杂的含义。“靠谱”以前是北方人常用的词汇,现在多用来表示可靠、值得相信和托付的意思。无论人或者事都可以用“靠谱”或者“不靠谱”来形容。
如果你不幸从上司那里得了个“不靠谱”的评价,那可要小心警惕了,因为一旦被贴上了这个标签,你的职业生涯就岌岌可危了。在职场上,靠谱比聪明更重要。不断修炼和升级工作基本功,是我们成为一个靠谱职场人的必经之路。
最近看到了一本有趣的书,名字就叫做《靠谱:顶尖咨询师教你的工作基本功》。这本书出自日本的一位咨询师大石哲之,他采访了多位经验丰富的咨询管理师,总结出了一整套简单扎实、实操性强的工作技巧。这些技巧不仅仅是咨询行业的精华所在,在其他的行业和岗位也广泛适用。
大石哲之从沟通、思考方式、资料制作、职业精神等四个方面,总结出了职场必备的30个工作技巧,简单扎实,可以帮助初入职场的新人少走弯路。而且,里面的很多工作方法都是融会贯通的,许多技巧在10年甚至20年后仍然能够在工作中发挥很大的作用,同样值得入职多年的老手学习和借鉴。
要想在激烈的职场竞争中不被淘汰,最重要的就是不断学习,养成职业化的思维方式和工作习惯,并在实践中不断磨练专业技能,做一个靠谱而有价值的职场人。在职场中,我们需要重点掌握的技巧有哪些呢?
一、沟通能力:助你在工作中所向披靡
在我们的日常工作和生活中,没有沟通可以说是寸步难行。尤其是在职场上,上下级之间的任务传达和工作汇报、同事之间的工作交流,都需要高效的沟通来实现。那么,在职场上怎样才能更好地进行沟通呢?
(1)职场沟通,结论先行
咨询行业最重要而有效的一条沟通法则就是“结论先行”,不管是工作汇报、日常邮件、与上司的沟通等,先讲结论能够简洁明了地回复问题,在短时间内将必要信息传达给对方。由于一直以来形成的习惯,很多人可能很难适应“开门见山”的这种表达方式。
我们可以在工作中有意识地套用“PREP”模式,来实现沟通中的“结论先行”。这种模式类似于我们写作中“总-分-总”的结构,即直入主题,先说结论,然后进一步陈述这样做的依据,并辅助具体事例来说明,重申结论之后结束。适应之后你会发现,只是小小的语句顺序改变,却能够大幅提高我们的工作效率。
(2)用数据和事实说话
无论是在咨询行业还是其他行业,数据都是工作沟通交流中的“高级通用语”。在进行工作汇报或者总结的时候,简洁明了的数据,一目了然的图表和表格,更容易让人理解和信服。毫无经验的职场新人,唯一可以利用的有力武器就是数据,因为这是无法撼动的事实,也是工作业绩的最好证明。
(3)超越对方的期望值
如果问你一个问题:“在商务场合上最重要的是什么?”你会怎样回答?大石哲之采访了许多咨询师,他们的答案竟然出奇的一致:“不断超越对方的期望值”。这是商业经营的基础,也是获得客户、消费者与上司好评和信赖的最大秘诀。要想做到这一点,首先就要充分沟通,正确地理解对方的真正需求,然后给出超出其期望的结果。
大石哲之还建议我们,如果对方的要求难以完全满足,不要轻易许诺,而是要通过事先沟通,让对方调整部分需求,降低一定的期望值。也不要自作聪明地花费时间和精力,去做别人没有要求的工作,这样很可能是在做无用功。最重要的是在对方期望目标的范围内努力,并给出120%的结果。
二、思维方式:有效提升你的工作效率
很多新人在刚入职的时候都会茫然无措,像无头苍蝇一样,白白浪费了许多时间和精力,却没有实际的工作成果。我们常说“三思而后行”,在职场中也同样适用。想要更好地推进工作、升职加薪,除了必要的体力和精力的付出,更重要的是职场思维方式的训练。
(1)运用逻辑树解决问题
在日常工作中你会发现,有些人说话办事总是条理清晰、有条不紊,而有的人则逻辑混乱,经常让人一头雾水。较强的逻辑思维能力可以让我们思路清晰,快速找到工作的重点。全球知名的麦肯锡公司在分析问题的时候,最常采用的就是“逻辑树”的方法。
逻辑树类似于我们常用的思维导图,树根象征核心主题,树干代表关键分支,各分支延伸出的细节信息则是枝叶。它可以帮助我们梳理已有的信息,让表达更清晰。
构建逻辑树需要做到三步:即明确主题,穷尽方向、层层分解,从树根到树干再到枝叶,逐步细化。当然,想要将逻辑树的方法熟练运用到工作中,还需要持续不断的练习。
(2)“云-雨-伞”方法提建议
在日常工作中我们难免会遇到跟上司或者同事意见不一致的情况,心中有话不吐不快,又不知道该怎样表达?学会运用“云-雨-伞”理论,即“事实+分析+行动”的陈述方法,能够让你说得清楚,对方也能够听得进去。
无论是提意见还是汇报工作,我们都可以采取这种方法,陈述事实现状、分析研究问题并给出可能的行动方案,这样一来,相信再挑剔的上司也会认真听取你的意见的。
(3)假设性思考
所谓假设性思考,就是要做到提前设想、心中有数。对一项工作能否完成、能得到怎样的结果、在过程中会出现哪些问题等等,我们都要提前进行思考和预设,规划好大致的方向,并锁定其中的关键点。
在实际运作的过程中,对之前的假设进行验证,并不断修正和反馈,形成一个良性循环。假设性思考可以帮助快速完成决策,在出现问题时也可以从容应对。
三、制作资料:职场新人的制胜武器
在职场中,我们经常需要制作各种资料,面对应接不暇的会议记录、工作汇报、数据表格等,很多刚入职的新人总是一头雾水,吃尽了苦头。与工作经验相比,资料制作是可以通过学习快速上手的,一份拿得出手的工作汇报可以助你脱颖而出,可谓是新人在职场上的制胜武器。
《靠谱》的第三章详细介绍了会议记录、Excel和PPT制作的使用技巧,其中一个“做空包”的制作计划法令人印象深刻。具体来说,就是利用PPT先写出各个标题,做出大纲,这样只有标题没有内容的每页PPT就称作“空包”。
制作“空包”实际上相当于搭设了整个任务的框架,这样可以帮助我们预设出最终成果的轮廓。从结果来逆推出工作计划,核心内容也就清晰明确了。接下来只要按部就班地展开工作,将那些空白的地方填充起来,项目开展和工作汇报也就顺理成章了。
四、职业精神:创造个人的最大价值
有些工作技巧可能只是在特定的行业或者领域有用,当你换了工作之后,这些经验可能就用不上了。比掌握技能更重要、更基础的是要深刻地领悟专业精神,因为即便是几十年后,专业精神也不会过时,值得你受用一生。
怎样才算得上是一个专业的职场人呢?你可能会给出很多答案,比如业务熟练、精通相关专业知识、信守承诺、注重团队合作等等。大石哲之告诉我们,你是否专业取决于别人的评价而不是自己。同样,你的工作有没有价值,最重要的只有一点:你能不能达到客户和企业的需求,能否为公司创造更多的价值。
要想做一个专业的职场人,成为职场精英,除了要有良好的职业素养,还要不断修炼职场基本功,惟其如此,才能在激烈的竞争中所向披靡、奋勇前进。
无论你是初出茅庐的学生还是工作多年的职场老手,当你对工作有困惑的时候,不如来翻翻《靠谱》这本书,或许能找到你想要的答案。