图/《番茄工作法图解》
文/野玛Yema
本文为《番茄工作法图解》读书笔记。
弗朗西斯科·西里洛在1992年创立了番茄工作法，但若从头说起，则要追溯到20世纪80年代末，他大学生活的头几年。
西里洛一度苦于效率低下，作业做不出来，学习学不进去。
“我能学习一会儿吗？真正学上10分钟？”
“我得找个计时教练，但谁来替我掐表呢？”
后来他找到了，是一枚厨房定时器，形状好像番茄（即意大利语的Pomodoro，番茄工作法the Pomodoro Technique）。就这样，西里洛邂逅了他的番茄钟。
Q.由番茄钟引申的工作法，是怎么执行的？
简单说，就是列出你当天要做的事，设置25分钟闹钟，然后从第一件事开始。第一个番茄钟结束，休息5分钟，继续第二个番茄钟，以此反复。
第一件事提前完成或番茄钟用尽，开始第二件事。
此外还要有每日回顾、每日承诺、控制中断、预估要花的工夫等。
Q.为何番茄工作法令人耳目一新？
因为它打破了我们固有的时间-工作观念。
工作中我们常常默认时间是持续的，比如“我得在10分钟内赶上公车”“deadline是这周三”等，这里的时间表示两点的距离——起点到终点。 我们明确了两个点，而对中间会发生一无所知。
从时间持续的角度来看，对未来进行思考、计算和划分，无异于盲人摸象一般，至少在以全新的方法面对全新的任务时，会是如此。
对于大多数人来说，正是这种不可预测性引发了焦虑。而焦虑无疑会导致生产力下降，甚至可能把事情搞砸。
而番茄工作法提倡交替的时间观念，比如鸡1生蛋 2、蛋 2生鸡 3、鸡 3生蛋 4，依次类推。这些事件互不重叠，我们可能不知道具体时间点，但我们知道其发生顺序。
如果我们能从时间交替的角度思考，将工作视为一连串的事件各个击破，工作效率将得以提高。这就是番茄工作法的基本原理。
Q.番茄工作法需要什么工具？
番茄工作法只需要一支笔、一枚定时器和三张纸。
三张纸的用途如下：
1） “活动清单”表格：列出最近要进行的活动，随想随填，言简意赅，不用排序。
一种好方法是，第一个词代表活动的主题类型（事情虽多，总能归类到几种主题），后面第二个词则明确表达想要实现什么。
同一张“活动清单”表格可以用很多天，增加新的活动，划掉已完成的。
2）“今日待办”表格：填写今天日期、你的名字，给自己一个仪式感，从“活动清单”中挑出打算在今天进行的活动。
我在心目中将“必须得做完”换成“从哪里开始”，将“这个项目很大很重要”换成“我可以走出一小步”。
在当下此刻，我决定进行一项活动，等于隐含着决定不去做我积压清单里其他几百项活动。在一小段时间内与这项任务共舞，之后再重新评估它是否仍然是最重要的。
每天早上这张表要换新的。
要区别“活动清单”（传统工作清单）和“今日待办”（所提取的承诺）表格。
3） “记录”表格：记录所采样的流程指标，以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天，以便比较每天的跟踪记录。
Q.番茄工作法具体怎么执行？
番茄工作者的一天具有以下5个阶段：
1）计划：在一天的开始，从积压的工作（称为“活动清单”）中提取最重要的活动，填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。
2）跟踪：确定当天活动后，扭启25分钟的番茄钟，从当天活动的第一项开始进行。在每个番茄钟内，你要收集一些过程指标，比如计算遇到的中断次数。
3）记录：在一天结束时，将当天收集的数据归档，写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数，就把中断次数写下来。
4）处理：从所记录的原始数据中提取有用信息。
例如，你可以计算平均每项活动花费的番茄钟数。如果数字很大，你就要试着拆分活动，使之成为更小、更易于管理的部分。
或者你可以计算一项活动在“活动清单”表格停留的平均时间，即从记下该活动到它得到处理的时间。
5）可视化：最终你要将信息以某种方式组织起来，从中找出改进流程的思路。
为了避免第二天犯同样的错误，番茄工作法在一天结束前要做三件事：记录、处理和可视化，这些每日回顾工作，是改进个人流程的关键。
这样还有一个好处是，一开始你是照着书本应用番茄工作法，等到认清自身工作习惯后，就可以进行调整，比如说一个工作时段30min或45min，得以形成自己专属的一套方法。
Q.执行番茄工作法有什么规则？
有两条规则：
1）一旦番茄钟启动就必须走到响铃。
这是因为番茄钟具有原子性——不可分割。
番茄钟是这套流程方法中最小的货币单位，使用小数是不允许的，如1/2或2.2个番茄钟是不行的。如果任务被放下了，比如着急去洗手间或临时开会，无论是暂时的还是长期的，当前番茄钟都必须作废。它就不能算数了，也不应该画X。你得扭启一个新的25分钟番茄钟代替它。
2）确保你一直在做最重要的事，而不是别的事情。
开工前，我要先扭启番茄钟，稍后番茄钟会响铃，提醒我停下来，重新考虑刚才所专注的活动，是否仍然是重中之重？确保你一直在做最重要的事，而不是别的事情。
Q.为什么番茄工作法强调一次只做一件事？
行为心理学家罗伊·鲍迈斯特在他的经典著作《意志力》一书中，用大量实验案例论证了设定目标过多时，人的决策力和意志力会被大量消耗，结果往往变得遥不可及。
当研究者让人们列出自己的目标时，百分之90%的人会轻松列出6个目标。
而持续监测这些同时执行6个目标的实验对象时发现：
1.他们持续地陷入烦躁和焦虑中，痛苦指数升高；
2.同时，他们做得更少，思虑的时间占据了行动的时间，忙着发愁，反而止步不前；
3.另外，这些人身体健康状况明显变差，各种负面的应激反应，一个接一个冒了出来。
你看，我们的心理机制决定了专注做一件事更有效。multi-tasks需要训练，只有少部分才智与意志力超强者，才能胜任非人的任务设计。
Q.我也想好好工作上半小时40分钟，但总是被打扰被中断了，怎么办？
中断分为内部中断和外部中断。
内部中断，潜意识是打算拖延。拖延就跟去了医院不挂号一样，浪费时间，等着情况恶化！
现在我们看一下出现内部中断时要采取的策略：
1）首先接受它，
2）然后记录它（“今日待办”表格的下半部分已经分出来，在计划内的承诺活动下方，有个标题叫做“计划外紧急”），
3）然后立即继续你手头的工作，避免真的被打断。
对内部中断睁一眼闭一眼，想着对自己作弊，是于事无补的。记录跟踪数据，就是为了进行自我改进和流程改进。
外部中断具有互动性。电子邮件软件叮咚作响，总是提醒你有新邮件，有人正在等你答复。
每遇到一次外部中断，就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。写下来，不让它占脑子，而且确保你会在未来的计划中把它考虑进去。
处理外部中断的策略，由以下四步组成：
1）告知：“我手头有事，正忙。”
2）协商：“周五再帮你做，行吗？”
3）计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。
4）答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。
Q.如何使用不同的符号来标记工作中断？
假设我今天早晨选择了三项活动：“准备发票”“领奖品”和“填纳税表”。
做为老牌儿的良民，我肯定优先处理纳税表格。一个番茄钟后，我画了一个X；两个番茄钟后，我完成了报税表格，接下来该准备发票了。
我在第二个方框中画了个X，因为又完成了一个番茄钟，而且在“今日待办”表格中划掉了“填纳税表”活动，因为它已经完成了。
那图片中的①、②、③又是什么呢？
①在准备发票时，有一次内部中断。我莫名其妙地想起要给小明打个电话。我在“活动清单”表格记下这事，打算改天做。然后，我在“准备发票”标题右边标一个撇号。在一天结束时要汇总这些跟踪数据。
②在填纳税表的时候，小红打电话给我。我告诉她我正在忙，问能不能稍后给她回电话。这是一次外部中断，所以我在“填纳税表”右边画了一个减号。同样地，这一跟踪数据要留到今天结束时汇总。
③画减号后，我也在“计划外紧急”区写了“电话小红”。
Q.番茄钟用完了，工作还没完成怎么办？
如果活动完成之前，小方格都填满了，即本来预估这项活动需要若干个番茄钟，但这些番茄钟用完了，活动还没完成。接下来怎么办？
这时要做二次预估。
猜测要完成这项活动还需要多少个番茄钟。然后，在之前的小方框旁边，按照二次预估的数目画上相应个数的圆圈。现在，每个番茄钟结束响铃时，你可以继续在圆圈里画X。
如果事前预估需要的番茄钟数与实际所花的之间经常不一致，有以下两种可能的原因：
1）做预估的方法或能力有待改进；
2）工作开始后，又出现新情况、新问题，使得环境发生改变。
Q.执行番茄工作法的过程中有哪些认识？
认识一：“没想到一件事要做这么久”。经过预估，如果某项活动需要7个以上的番茄钟，就应当拆分它。
认识二： “没想到一件事越做越复杂”。在活动进行过程中，突然冒出的次要任务可以将其填入“计划外紧急”一栏，然后再接再厉，完成主要活动。
认识三：“头脑被各种想法占据”。额外的想法一方面要控制住，不干扰主要任务，另一方面要及时提炼，这些都是工作创新的源泉。
认识四：“把预估当作承诺”。一项探索活动或开发活动要花的时间，没法提前预知，只能估计得尽量接近。总是把估计值当作承诺，无论是对自己或对同事，都会造成不必要的焦虑。
为避免此类困境，番茄工作法只计算番茄钟。就算最后期限迫在眉睫，你也能花25分钟专注于该做的事。
然而也应该做到随时沟通，让相关人员看到事情进展。
认识五：“流程管理，只是说说”。跟踪阶段就是在收集全天工作流程的真实数据，这些数据可用于每日回顾，以改进第二天的流程。
要跟踪哪些数据由自己决定，根据具体的工作状态而有所不同，但可以先从计算“中断数”和“完成番茄数”开始。
认识六：“完美主义，碍手碍脚”。“等一等，还有更完美的方案”其实是另一种形式的拖延。
番茄工作法没有给“拖延”任何的机会。你只能前进，开始一个番茄钟，不必惦记怎样才能做到“非常完美”。要记住，完成比完美更重要。
认识七：“在早晨选择一些活动，傍晚时却发现，今天所完成的活动大部分都不是早晨选的”。经常这样，计划阶段就不会有做出承诺的使命感。如果没有承诺感，那么在做当天总结时，会觉得只有苦劳，没有功劳。
更重要的是，这样在“活动清单”和“今日待办”表格之间就没有区别。承诺是番茄工作法的核心。“今日待办”表格就是每天的承诺！所选出的活动应当具有可行性。
Tips.游戏一般地确定“今日待办”
如果不能确定哪些活动应当填入“今日待办”表格，不妨举行一场“优先级淘汰赛”？
首先写下参赛选手名单——即所有活动的标题，每项活动一张小纸条。
然后不区分重要程度，把所有纸条排成一列。将第一项和第二项进行比较。如果今天只能做一件事，我应该做哪件呢？决定之后，输的一方放到左边，赢的一方拿在手。
接下来，从原始列中取出下一张纸条，与刚才比赛的赢家继续比较。如此类推，一场一场比下去。
赢家一直在手里，输的放到左边。等到原始列清空，就有了整个赛季的赢家。最优先的活动是手中的那个。
然而一天可以做的活动何止一项？于是从左边的输家列中启动一个新的赛季。将选出的几名获胜者，填入今日待办表格，作为切合实际的承诺。
Tips.番茄秘籍之进度表格
如果同一项活动总是出现在“今日待办”表格中，却得不到完成，那么就需要另一种形式的“活动清单”表格——“进度表格”。
举个栗子，作者拿一张A4纸，上面有5X5毫米的格子，左上角有月份和名字。然后沿着纸的短边，从右到左写下这个月的日期，31，30，29，……一直到1，每格写一个数字。
这样在左边就有大约5厘米的空白。在这里写上所有已知的活动，每个活动占一行。然后用这张“进度表格”替换掉“活动清单”。
“进度表格”仍然是“活动清单”的思路，只是实现方式不同。
那“记录”表格呢？“记录”表格是任意记录作者要跟踪的数据的，比如打了几次电话。
每天早上，当作者选择某项活动并把它填入“今日待办”表格时，也会在“进度表格”相应方格中画一个圈，位置在当天日期那一列，所选择的活动那一行。
当天工作结束做每日回顾时，如果某项活动完成了，就在它的圆圈里画一个星星。
一段时间后，如果看到很多空圈，表示总是高估自己所能兑现的承诺。如果某个活动有许多空圈，则可能需要分解它。
Tips.番茄钟设置的0&7技巧
假如一项活动预估超过7个番茄钟，说明它太复杂了，需要拆分这项活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行，各自有预估值。活动越大，预估越不准。
如果一项活动预估不够1个番茄钟，则可以在它旁边标个0。并不是说它要花0个番茄钟来完成，只是表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。
稍后在选择活动填入“今日待办”表格时，可以将几项这样小于1个番茄钟的活动合并到一起，将它们写在同一行，当作一个活动来对待。
写在后面
《番茄工作法图解》属于实用类型书籍，阅读时间10天，整本书读下来还是很有收获的，方法简单易行，很适合办公一族。
以下是文中一些摘录，与大家分享☞
* 一双脚不能同时跳两场舞。换句话说，一次只做一件事。
* 各种懒惰是枝叶，各种拖延是枝干，焦虑是主干，而各种原因是树根。懒惰之树有多高大，取决于树根的多少，树根越多就越复杂，懒惰之树就越难砍。
* 正确的决策是意识和直觉之间的平衡。为了做出正确决定，你需要简化问题，使其只包含重要事实和你有足够能力进行分析的领域。
* 变化是商务世界永恒的主题，不想手忙脚乱，就要对手头工作频繁地提供反馈和接收反馈。
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