如何掌控自己的时间和生活

原作名: How to Get Control of Your Time and Your Life
作者: [美] 阿兰·拉金
译者: 刘祥亚
出版社: 北京联合出版公司
出版年: 2012年5月

书籍简介

本书告诉我们：这个世界上根本不存在“没时间”这回事。如果你跟很多人一样，也是因为“太忙”而没时间完成自己的工作的话，那请你一定记住，在这个世界上还有很多人，他们比你更忙，结果却完成了更多的工作。这些人并没有比你拥有更多的时间。他们只是学会了更好地利用自己的时间而已！有效地利用时间是一种人人都可以掌握的技巧，就像驾驶一样，有效利用时间，不是成为时间的奴隶，而是实现自己的人生目标。一切完全取决于是否能够成功管理自己的时间，这就是所有成功的秘诀所在。 读这本书，你将换来的是：如何有效地完成自己的工作和学业，帮助你学会区分那些重要和不重要的活动；摆脱毫无成就的生活，停止拖拉，立即行动；更好地在压力下工作，准确及时地完成计划；更好地赚钱，更好地利用时间；为企业获得更多的利润。更为重要的是，它将教会你如何更加“聪明”地而不是更加“努力”地工作。

笔记

第一，对于时间管理，人们有哪些常见的误区？

• 1. 第一个误区是痴迷于“井井有条”。
     陷入这种误区的人，在接到一项任务之后，会将任务的每一个步骤，每一个细节，每一个场景都考虑完整，再列出一个长长的清单和执行步骤。他们太执着于“井井有条”，一旦有任何事情和计划不符，他们都没办法继续做事情。于是，他们永远在制定计划、调整计划，但真正的行动却遥遥无期。
• 2. 第二个误区是埋头苦干。
     这种人最大的问题是：他们总是在埋头苦干，却从不去思考自己所做的事情到底有多大的价值。经常是，做完了一件事才发现，这件事没有多大用，又或者，不重要的事情干完了，重要的和紧急的事情却漏掉了。
• 3. 第三个误区是，误以为掌控时间就是利用好每一秒钟，一刻都不能懈怠。
     比如吃饭不能超过15分钟，会议时间比预计时间晚1分钟也不行。他们的脑海里一直有一个时钟在滴滴答答地走着，提醒着他要快一点，再快一点，下一个任务马上就要开始了；神经时刻都是紧绷着的，不仅自己压力大，周围的人也同样感受到莫大的压力。

拉金认为，真正的掌控时间，有三层含义。

• 规划人生目标
  最高层次的含义是“规划人生目标”。规划人生的本质是将对未来的设想带到现在的生活中，再通过现在的行为对未来产生控制。而这一切的实现，都依赖于对时间的掌控。

• 做出好决定
  在明确自己的人生目标后，如何解决当前人生目标中存在的矛盾呢？这就到了掌控时间的第二层含义：做出好决定。它们将决定“你的时间去哪里”，有所为有所不为，这是做决定最重要的地方。

• 自由地支配时间
  掌控时间的第三个等级，也是人们对管理时间最常见的理解，那就是：自由地支配时间。自由地支配时间意味着能够保持生活和工作的平衡，既可以很好地完成必要的工作，又有时间陪伴家人，还能去做一些自己想做的事情。

那么，怎样达到这三个级别，做到掌控时间和生活呢？拉金的回答是，规划。这里的规划不是指那种事无巨细的“清单”式计划，它从规划人生开始。

第二，如何从人生规划开始，做到掌控时间？

时间管理的四步法：

1. 第一步是在所有想要实现的目标中找到A级目标。
2. 第二步是写下为了实现A级目标要完成的所有的活动，活动要尽可能地详细。
3. 第三步是筛选出A级活动，判定A级活动的标准就是接下来的7天你是否能够立刻着手去做。
4. 第四步是安排好每日任务清单，在安排每日任务清单时，还要注意充分利用“黄金时间”。

执行时间规划时常见问题及解决方案

• 第一类问题，做了过多不重要的事情，真正重要的A级活动却被耽搁了。

在这里，“重要”的定义是一句“80/20法则”来界定的。也就是说，如果一个人一天需要做10件工作，他只需要完成其中的20%，就能达到80%的效果。因此，在时间的分配上，应该将80%的时间分给最重要的A级工作。

但现实生活中，人们总是有意或无意地，花很多时间在那些不重要的C级的工作上。这其实和人的畏难心理有关。一项A级工作往往非常复杂，需要耗费大量的时间，或者需要你和不同的人去进行沟通。所以人们会下意识地避免开始A级工作。那这个时候应该怎么办呢？

拉金的回答是：归档C级活动，集中处理。当判定一项工作是C级工作时，他会将这件事列在一张卡片上，再把卡片放入一个专门的C级活动文件夹，在每周的固定时间打开这个文件夹，集中完成C级工作。

这样做的好处有两点，第一是在遇到C级活动时不立刻去做，留出时间给A级活动；第二是集中处理C级活动，不会使必须要做的C级活动演变成危机，比如出差的报销单不会因为没有及时填写而错过报销时间。

在做A级活动时，还有一个很重要的原则：一旦开始就坚持做完。拉金建议，如果你开始做你的A级活动了，那就保证要继续做下去，直到事情有了实质性的进展或成果。

• 第二类问题，做事情的时候总是被人打断。

解决的方法就是统一安排时间，比如统一安排签批文件的时间，或者统一安排会客的时间。当然，总有一些工作我们无法拒绝。对于这种情况，拉金建议：在重回工作状态后，立即去思考一个问题：“我现在最应该做什么？”甚至，还可以将这个问题写在便签条上，贴在最显眼的位置，比如你的电脑屏幕旁，以便时时提醒自己，最重要的工作仍然要接着往下做，迅速集中因被打断的而涣散的注意力，马上投入工作。

• 第三类问题：明明知道任务很重要，却拖延着迟迟不肯动手。

导致拖延的其实很大程度上是人心中的恐惧，越是重要的A类活动，越害怕自己做不好，出现坏的结果。那应该怎么办呢？
拉金提出了对付拖延的四条建议：

第一条建议是，你可以换个角度重新审视任务，获取更多的信息。
第二个建议是，硬着头皮先做5分钟。很多人其实就是开始的那一瞬间很难，只要坚持下来了，就能顺着往下做了。
第三个建议是找出自己恐惧和逃避的原因。
第四个建议，是给自己一些小的奖励。

本书的最后，拉金还列举了60条节约时间的小贴士，其中最重要的一条是：留出空闲时间。工作是永远忙不完的，事业的追求没有止境，但心灵需要休息，有弹性的人生才有乐趣，才有动力。

总结

拉金认为，真正的掌控时间，有三层含义：规划人生目标；做出好决定；自由地支配时间。

1. 对于时间管理，有哪些常见的误区？

• 痴迷于“井井有条”；
• 埋头苦干；
• 一刻都不能懈怠。

2. 如何从人生规划开始，做到掌控时间？

• 找到A级目标
• 列出实现A级目标要完成的所有活动
• 筛选出A级活动
• 列出每日任务清单

3. 在执行规划时会遇到哪些难点，如何提高执行力？

• 第一类问题，做了过多不重要的事情，真正重要的A级活动却被耽搁了。

  归档C级活动，集中处理。
  在做A级活动时，还有一个很重要的原则：一旦开始就坚持做完。

• 第二类问题，做事情的时候总是被人打断。

  统一安排时间
  在重回工作状态后，立即去思考：“我现在最应该做什么？”

• 第三类问题：明明知道任务很重要，却拖延着迟迟不肯动手。

  对付拖延的四条建议：
  1. 换个角度重新审视任务，获取更多的信息；
  2. 硬着头皮先做5分钟；
  3. 找出自己恐惧和逃避的原因；
  4. 给自己一些小的奖励。

“留出空闲时间”，有弹性的人生才有乐趣，才有动力。