导读: 最近读了两篇关于知识管理的文章，分别是《金杜律师事务所知识管理系统建设》和天同律师事务所的《律所知识管理难题的破解与创新》。

这两篇文章都是从大的方面上来谈知识管理这个问题，一个机构如果能够做好企业的知识管理，不仅可以“让员工感觉不是一个人在战斗”，更是打造百年老店的基石。但是，从《金杜律师事务所知识管理系统建设》这篇文章中，也可以看出在一个机构中普及知识管理是一件多么困难的事。

结合实际情况分析，从一个机构来说，想要做好机构管理是非常难的事情，即使大家都知道如果做成功的话，将会是一件非常好的事。做不好的理由很多，比如：观念问题（人人都想做只获取、不付出的“伸手党”），部门利益问题（自己部门的知识经验为什么要分享给竞争部门），以及投入压力（设计和落实一套知识管理系统，从人力、物力上都需要巨大的投入）。

所以说，机构和公司层面的知识管理非常不好做，也不是普通职员所关注的问题，因此我在这里讨论的不是大面上的知识管理，而是国际工程项目经理的个人知识管理。

正文

对个人而言，公司层面的知识管理做不好，并不等于个人的知识管理做不好；公司层面的知识管理你可以不关注，但个人的知识管理你不能不关注。因为做好个人的知识管理对于自我成长是大有作用的，所以，每个项目经理都应该有自己的知识管理方式。

关于项目经理个人的知识管理，随着工作年限的增加，工作涉及领域拓展，自己约莫是在一年前首先意识到了知识管理这个概念的存在，其次也是在摸索着如何创立自己的知识管理方式。

1、为什么要做个人的知识管理？

一个项目涉及到方方面面非常之多，商务上，从合同的签订，到现场的做账；资金上，从内外收付款进度管理，到最后的项目清算；货物上，从最基础的货物采购，到最后的现场二次倒运；文件上，从签署会议纪要，到项目上大量的公函往来；质量上，从出厂试验的质量把控，到最终的现场安装调试。

项目的广度如此之大，却又如此细枝末节，面对海量的信息流，再加上，身为项目经理更需要进行适当的人事来往，难免会有力不从心的感觉。

所以如果能够做好知识管理，将曾经经历的案例，碰到的情况，进行统一整理，分类吸收消化。对个人而言，一是可以增加个人的知识和经验积累，二是将来可以大幅提升个人的工作效率。

2、个人知识管理是什么？

所谓个人知识管理，可以理解为是将个人拥有及获取的各种资料信息变成有价值的知识，并分类保存起来，在工作需要时，自己能够准确快速地找到并使用相关知识。

我们另外需要明确的是：进行知识管理本身不是工作之目的，不是为知识管理而做知识管理，知识管理的根本目的就是便于做好业务。

根据经验，个人知识管理通常应该包括以下内容：明确的知识需求类别，人的精力是有限的，如果你把自己有限的精力投入到无限的事业之中，结果可想而知；明确有效的信息获取方法，这个时代是一个知识、信息泛滥的时代，同时又是一个有效信息无比匮乏的时代，有效的渠道是获得有参考价值信息的前提条件；消化信息并转化为有用的知识，一柜子的书仅仅只是装饰罢了，一肚子的书才是你的资本。

3、知识分类是管理的前提

每份工作都有他的具体要求，作为职场人士，我们首先要从范围上对工作内容进行一个定义，之后再寻求对专业知识和技能进行纵深发展。因为文不对题，在这儿，我们就不对后者进行赘述了。

工作范围的明确就需要我们加强对工作内容的认识，你要明确自己的工作职责是什么，就像一套工程合同一样，他会有非常明确地供货范围。当然，还是如同一套合同，里面总是会有些是是而非的东西，抓大放小是必然的，最核心的东西永远都只有拿20%。就法律这个类别举例来说，我个人的分类包括合同、协议、和案例三大类，再对协议往细了说，再分成保密协议、合作协议、代理协议、联合体协议等等。

对做好知识分类，我觉得网上的两句话说的很好：“一是，从宏观上你应该对自己希望构建的知识体系有个整体认知和把握，你知道某一个知识应该放入哪一个地方；二是知识分类也不是凭空想象的事情，可以根据关联性原则进行处理，相关或相近的知识都可以作为一个类别。”

4、收集资料是一个基础性工作

既然是知识管理，前提必然是要有“知识”，有知识才有管理，否则何来知识管理。知识管理的一个基础性工作就是收集资料。

关于收集资料，从时间、空间的角度来说哦，配合现在的智能化设备，只要是有心人，完全是是不受时间、地点限制的，随时随地都可以进行。下面简述三个重要的信息收集渠道。

第一个渠道是工作，一周七天，五天在工作，工作虽然也会有各繁琐的事物，但是工作中的才是第一手的资料和信息，也是最真实的，未经过任何修饰和过滤的资料，我们首先需要在工作中做好积累。

第二个渠道是网络信息，信息社会大部分的资讯都会通过网络迅速地进行传播，在信息良莠不齐的大环境下，我们就需要特别留个心眼，不要对任何信息都照单全收。但是我们更需要记住的是，沙子里面藏着金子，总是在等等有能力和有心人去发现。

5、知识管理的重要步骤就是要消化知识

随着网络和检索工具的发达，现在各种资料都容易在互联网上找到，如果你是一个有心人，收集资料本身并不是特别难的事情。但我要说的是，收集资料仅是一个基础性工作，并不是个人知识管理的核心。个人知识管理的核心，是要对信息资料进行消化，只有经过消化并且转化自己理解掌握的知识，这样才能形成有效的知识。

很多人往往不重视知识消化工作，比如在微信上天天转发各种文章资料，看似收集的资料很多，但真正去看、去研究吸收的可能并不多。这有点像猴子掰玉米，资料再多也没用。我的做法是，在微信上看到不错的文章，如果我来不及消化的话，我基本上都会将其列入收藏夹，等到周末或空闲的时候进行阅读消化，对于有价值的内容，我会将其存入我电脑中的数据库，放入某个具体专题之下。

6、两款好用的软件

上文洋洋洒洒说了这么多，可以看出来知识管理既是一件注重细节，非常琐碎，同时又是一件需要耗费精力，认真消化吸收的工作。

所谓“工欲善其事必先利其器”，为了压缩重复性的、整理性的工作，将更多地精力投入到成果产出环节，我们非常有必要引入合适的软件，用以提高我们的工作效率。

第一个软件是，total commander，非常经典的软件，双屏资源管理器，对于文件的分类、整理有着非常好的帮助，如果能够熟练掌握快捷键，那简直就是开挂了。

第二个软件是，印象笔记，信息本地化，专题化的重要软件。现代生活中信息的主要来源是网络，但是网络距离本地还是有一定的距离，印象笔记可以说是一款将网络信息进行本地化的软件，让信息落地。再通过本地的专题化，对问题进行专题化突破。

最后一个是Everything，对于windows系统自带检索的体验想必大家都已经体会过了那是有多么的糟糕的，而everything的出现，则完美的解决了这个问题，本软件的搜索结果非常准确，且速度非常快，一秒都不到就可以搜索出结果。堪称办公室白领必备的神器级软件。

7、备份，不可或缺的一环

现在的电子文档虽然很方便，但也是非常脆弱的，随时都有丢失毁损的危险。一旦发生无法修补的毁损，对于知识管理人而言不啻于是一场灾难。

作为知识管理的一个重要环节，时间频率上，个人认为每月一次的备份是非常必要的，可以是硬盘备份，也可以是云备份。为了保险起见，我建议大家不止用一种方式备份，因为备份本身也有损坏的风险，多一种备份方式，安全就多一份保障。