第021期 |360度全面剖析PPT操作之常规高效操作篇

「如何高效地制作PPT，在最短的时间内设计出高质量的PPT，这是小白晋升大神的必经之路，这一系列就给大家全面剖析PPT的高效操作」

PPT高效操作共上、中、下三期，上期为PPT常规高效操作篇，中期为PPT高效设计的工具篇，下期为PPT设计的高效思维篇，这一期讲操作篇。

这里基本涵盖了所有PPT的高效操作，掌握这些你就是大神！

1. 去除默认版式

PPT中存在很多鸡肋功能，比如新建PPT后的默认版式，几乎所有人都不会用这个版式，所以我们要去掉这个鸡肋。

面对这种情况，我们只需要选中幻灯片 > 选择开始菜单 > 版式 > 空白。

也可以通过新建空白幻灯片来实现。

2. 替换文字

如果你的PPT已经做了很多页，可是你发现你用的某种字体不好（比如宋体），要换成另一种字体（比如微软雅黑行楷），可是一页页改会是一个巨大的工程。

此时，我们只需要在开始菜单中找到替换，选择替换字体，就能实现一键替换所有幻灯片的字体。

3. 幻灯片母版

幻灯片母版的作用就是提前将我们常用的版式都设计好，放在母版库中，方便我们随时调用。

比如我觉得下面这一页的版式不错，我可以通过视图>幻灯片母版来设置相应的模板。

通过幻灯片母版还可以统一为PPT添加LOGO。

4. 设置自动保存时间，找回为保证的文件

因为死机或者是其他原因没有保存，意味着之前的所有工作付诸东流，想死的心都有，所以要养成没完成一部分操作就按一次Ctrl+S保存，当然我们也可以将系统自动保存时间设置到最短（目前最短为1分钟保存一次）。

没有保存而丢失的文件，我们可以在本地查找到自动保存的版本双击打开就行，本地地址为自动恢复文件位置。

5. 增加可撤销的步数

PPT默认可撤销的步数为20步，但很多情况下20步是不够的，所以我们要增加可撤销的步数，当发现操作错误的时候，我们有更多的空间去撤销（Ctrl+Z）。

文件 > 选项 > 高级 > 更改最多可取消操作数。

6. 设置默认格式

这是一个特别人性化的功能，通过设置默认格式，我们可以将现有的我们觉得很好的文字、形状和图片对象设置为默认的格式，设置完成后，下次我们插入的文字、形状或图片就是默认格式啦。

以字体为例，我们只需要选中字体，单击鼠标右键，选择设置为默认字体，那么我们下次插入字体的格式就默认为这个格式了，形状和图片也可以用同样的方法设置。

7. 常用高效快捷键

掌握以下快捷键操作，你就是大神。

8. 设置快速访问工具栏

我们可以将经常用到的功能放在快速访问工具栏中，方便快速调用，而不用去各功能所在菜单中找，缩短操作步骤。

比如我们要将字体设置功能放入快速访问工具栏，我们只需要在字体设置功能区上单击鼠标右键，添加到快速访问工具栏即可。

9. 图层与选择窗格

图层就像是含有文字或图形等元素的胶片，一张张按顺序叠放在一起，组合起来形成页面的最终效果。

但如果图层很多，我们就需要使用选择窗格来快速调整图层位置或者隐藏图层。

10. 两把刷子，一个吸管

格式有格式刷，动画有动画刷，颜色有吸管，单击刷子可刷一次，双击刷子可刷多次，操作特别简单，多用常用就能提高效率。

11. 快速对齐工具

做PPT用的最多的就是对齐，所以能够掌握快速对齐的方法能够大大提升我们操作的效率，对齐中有两个工具需要注意：参考线和对齐工具。

参考线用于对齐非常方便，有智能吸附作用，按住CTRL，拖动参考线可以复制。

善于应用对齐工具可以让你的操作事半功倍。

12. 自带截图工具

一般我们常用的截图工具主要有QQ截图、微信截图和其他在线截图工具，但这些都是需要在网络环境下才能用，其实PPT自带可截取屏幕的截图工具，可以让我们离线截图。

插入 > 屏幕截图 >屏幕剪辑。

13. 演示者视图

演示者视图就是我们进行幻灯片演示的时候，你在自己的电脑屏幕上看到的界面，我们先要在幻灯片放映菜单中勾选使用演示者视图。

一般情况下，如果有第二个监视器，也就是投影仪的话才能开启演示者视图功能，不过，我们也可以按下Alt+F5来体验一下这个功能。

14. 维护幻灯片版权

有时候很多人会索取你的幻灯片文件，防止别人修改你的幻灯片后进行二次传播，侵犯自己的版权，这时候你可以设置保护演示文稿。

15. 嵌入特殊字体

当你设计好幻灯片后，要到另一台电脑进行演示，但如果该电脑没有你幻灯片所用的字体，那么在放映时特殊字体会变成难看的宋体，这时候我们可以采用嵌入特殊字体避免出现这种情况。

16. 放映时隐藏所有动画

做好一个带动画的PPT，但在有些场合我们又不需要动画演示，这时我们就可以隐藏所有动画后进行放映。

17. 设置幻灯片预览图

让PPT以第一页封面的缩略图形式呈现在电脑里，这样我们就可以快速寻找到我们想要打开的PPT。

18. 将PPT导成图片、视频或PDF格式

有时候我们需要将PPT导成图片、视频或PDF格式进行分享，对于2013或以上版本，我们只需要将PPT另存为对应格式就好，以图片为例。

19. 检查幻灯片兼容性

有时候我们用高版本的PPT做好了幻灯片，我们不知道能否兼容低版本的PPT，又有哪些地方不兼容，这时候我们就可以通过检查兼容性进行查看。

20. PPT一键换色

这是做PPT模板的设计师用的经常会用到的一个功能，大体的思路就是先自定义几套配色方案，然后将其中一套配色方案用在PPT中，之后如果需要换颜色就不用一页页改颜色了，直接改配色方案然后套用就可以了，非常非常高效！

| 刘小忍

新技术达人，网易认证讲师，PPT认证原创设计师，做过千万级成功融资PPT，靠帮做简历挣了5W+，新媒体运营新人，写作学习者，2017年请陪我一起读一百本书，研究两个领域，写一百篇原创文章，开发一门网络课程。

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