文/老谭
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Hi，我们又见面了。上一篇文章（《时间管理训练营（二）：时间管理的起点——高效行动》），我们谈到了如何让自己专注于自我真正的目标，而不再那么容易被感觉拐跑，并形成行动的正循环。
不过，在上一篇文章的结尾，我们提到了：如果规划不当的话，正循环是持续不了太久的。所以，这篇文章我们将会学习：高效规划，做好时间管理的地图。在这篇文章的末尾，你将得到一份时间管理的【工具大礼包】，辅助你将学到的方法实践运用。
有的同学会说：老师，我也尝试过规划时间，却没有什么效果，求指导。
于是我会问他：哦，你是怎么做的呢？
他们会说：先制定时间规划，然后再去执行啊。比如上个周末，我就给自己定了两个小目标：看完1本书以及为最近的工作做一个总结。周五晚上，我拿出一张纸，写好第二天的详细计划。
他们接着说：你看我精心为自己规划了一天的时间，从起来到躺下，而且劳逸结合，我觉得挺科学。
我问：嗯……然后呢？
哎呀，别提了。和小艾一样，在早起上我就跪了，按了闹铃后八点才起，觉得有些挫败，就放弃了跑步。下午梳理工作的时候，又发现重要的资料给忘在了公司，心里烦躁，就开始刷起了朋友圈。晚餐后，去散步时看到路边有下象棋的，我蛮喜欢，就看了起来。几盘过后，已经是晚上十点了。所以，当天洗漱后回顾一天时，觉得自己好懒啊，就没了做第二天计划的心情。那样明早就可以睡懒觉了吧，所以，晚上也不用早睡，那就熬夜追剧吧……最后，书只看了一半，总结也没写。
他如是回答。
哈哈，你这个阶段我也经历过，正好可以和大家聊聊。我笑了。
情景分析：大学时代的时间管理
其实，刚进大学时，很多同学就想“一定要好好过这四年”。为了让自己的每一天更加充实，他们开始制定每日的时间规划。
嗯，看上去和前面的周六的规划蛮像的嘛！是的。但这样规划有明显的缺陷，试过几次之后，你就会发现一周都坚持不了。这是为什么呢？
其实我们很小就遇见时间表了，就是学校的课程表，上学放学，上课下课，上什么课等等，都是按时间排的。不过学校的课程表的目的是方便管理，并不适合作为个人的时间管理工具。
时间表的缺陷
1.如果时间表上的某一项任务没有完成的话，会连续影响到之后的任务，而且还会带来“失败感”的消极情绪。
2.其次，固化的时间表一般只能用在高度流程化和可预计的工作上，一旦临时加了任务，就很难灵活调整。
3.更为可惜的是，时间表只是在规定什么时间做什么事情，而没有关注时间成果。比如计划阅读1小时，却心不在焉地只读了十几页。
可以发现，就算我们完成了时间表上的任务，也并没有进入时间管理的【正循环】。
《奇特的一生》给我的启发
直到大二的某一天，我在图书馆翻到《奇特的一生》。这本书讲的是一个前苏联人的故事，名叫柳比歇夫。
他的一生，丰富、充实又生气勃勃，你可以说他是数学家、记者，也可以说他是生物学家或是历史学家。但柳比歇夫的奇特，却并不在于取得了这些成就，而在于他是如何对待时间的。柳比歇夫在26岁时，史无前例地开创了时间管理法——他记录自己生活中每一个事件花费的时间，然后统计、分析、总结和计划，不断提升效率。至此之后，他坚持了56年，直到逝世。
刚看到时间日志的时候，我以为柳比歇夫是在和时间竞争，想跑赢时间，但看完书我才明白柳比歇夫为什么要这样做。其实，柳比歇夫是把自己当成了实验对象。他用时间统计法来研究：在阅读、工作、思索、写作各方面，自己到底能干多少？怎么干最好？有了时间日志，他不会让自己负担过重，以致于不能胜任。反而，他对自己能力的判断精确无比，并一直沿着自己能力的边缘前进。这对我的启发是：时间管理不意味着被时间束缚，而是通过时间去试探自己的极限，实现生命更大的自由。
改进时间管理方法
不过，我觉得自己还没有毅力像柳比歇夫一样，把整天的事项记录成时间日志，然后统计分析来管理时间。于是，我便开始用待办事项卡这种更简单、可操作的方法来规划每天要做的事：
如果按照上面的表格来安排周末的话，我们的时间就很灵活，就算被别的事情打扰，我们也能从容应对了。可能你会好奇，既然时间灵活，为什么还要写出预估时间呢？
其实，写预估时间，是为了让我们对自己做事的效率产生精确的感知。比如，同一本书上次1小时读了40页，这次1小时读了70页。假设全书难度相当，你就可以推出自己的效率有提高。就这样，我在每天睡前都写好第二天的待办事件卡，第二天完成一个便打一个钩。因为每次打勾都有很强的成就感，所以很快就养成了这个习惯，直到大学毕业。这也就是我在上一篇文章中介绍的持续形成激励感，让“自我”和“感受”走在同一条路上。
从这段经历中，我明白一个道理：
在学校或假期，我们做的事都是相对可控的。可在职场，要做的事的数量和难度都增加不少。更别提还有很多临时任务，再加上工作状态不时被打断，待办事项卡的方法已无法应对。因为感觉手头事务繁重，所以有时做事不能专注。不过，后来我又找到了方法。
情景分析：工作中的时间管理
这种方法可能有些同学听过，那就是“番茄工作法”（可参考《番茄工作法图解》），下面，我简单为大家介绍一些我在使用这种方法时的体验。
番茄工作法是一种用于专注工作的时间管理方法，方法如下：
注意事项
1.番茄法仅适用于个人专注时间，不适合娱乐、外出、沟通讨论等场景；
2.使用番茄钟之前，请确认自己的时间不会被打断。
番茄工作法
1.设定一个25分钟的闹钟；
2.默念三二一（321原则），开始全身心投入工作；
3.用专注的状态高效工作25分钟，不允许走神；
4.如果做到了步骤3，就完成了1个【番茄钟】；
5.如果在25分钟内走神/被打断，则【番茄钟失败】，回到1重新开始；
6.每完成1个番茄钟就休息5-8分钟，然后用321法则开始下一个番茄钟。
番茄工作法的精髓在于，它能帮我们大脑保持专注，让每一分钟都格外有效率。你可能会发现，全神贯注的25分钟完成的事务，平常状态也许要花1个多小时。另外，之所以设定25分钟的时间段，是因为我们既可以短时间内保持注意力集中，又可以在短时间内完成目标，得到满足感。
可以发现，执行番茄钟也可以形成一种时间管理的【正循环】，让自我和感受走在同一条路上。不仅如此，结合昨天的“任务分解”方法，番茄钟就更强大了！
可见，番茄钟除了可以帮我们更为细致地分解任务，以持续得到激励，还能让我们养成一种预估做事时间的思维。所以，每个工作都可提前写下预估番茄钟个数，在实际完成后写上实际所用番茄钟个数。当下次拿到相似的任务时，你就很清楚大概需要花费多少时间了。长期下来，你甚至能知道自己每天能完成多少任务、每周能完成多少任务、每月能完成多少任务、每年能完成多少任务。这种对时间的感知，能帮你追求以及分解更长远的目标。
好，总结一下番茄工作法的好处。
1.促使我们大脑专注运转，让每一分钟都格外有效率。
2.帮我们更为细致地分解任务，以持续得到成就感激励。
3.让我们养成一种预估做事时间的思维，有助于追求和分解更长远的目标。
有的同学可能又要问了，新手一般一天能吃几个“番茄”？
一般来说，我工作饱和的时候一天能完成15个番茄钟。大家在刚开始练习这个方法的时候，建议先定一个小目标：每天完成4个。另外，搭配“GTD时间管理系统”，番茄工作法还能再次升级。
工具介绍：GTD时间管理系统
GTD是什么？——GTD是“Getting Things Done”（把事情做完）的缩写，它是一种高效处理事务的流程。该流程源于David Allen的著作《尽管去做：无压工作的艺术》。
工作两年后，结合GTD流程，我形成了一套科学的时间管理系统，这套系统让我能够游刃有余地处理繁杂的事务，进入“快+早”的时间管理正循环。虽然这套系统看上去复杂，但使用后会发现其实并不难，即使是刚学习时间管理的同学，也能有较为明显的效果。以下是我用到的工具：
它们的功能如下：
A4活页本：把打了孔的A4纸装订成册
A4纸张：按照模版打印A4纸（课堂最后会给出所有模版）
打孔器：给A4纸打孔
小便利贴：用来记录待办事项
A4纸模版
A4纸-收集箱：用来收集新的待办事项
A4纸-今日待办：用来收集当日待办事项
A4纸-今日完成：用来记录当日完成的事项和每日复盘
A4纸-周总结：用于每周复盘和奖励
该系统的执行过程分为4个步骤。
（一）清空你的大脑
在处理每天的事务时，总有很多干扰因素分散我们的注意力，以至于我们没有足够集中的精神去关注更重要的问题。GTD流程第一步就是帮我们清空大脑：
如图中红框的部分，每当头脑中出现引起你注意的事件，你先做一个小判断“这件事情是否能在2分钟内完成？”如果可以，那你就立马执行——2分钟就能完成的事情，不要拖延。
注意：不要执行短期“诱惑”，比如“再看一眼朋友圈”这种想法应该直接丢弃。
如果不能在2分钟内完成，那就把它们随手都写下来，然后分门归类到收集箱中，再思考每件事的意义，考虑应该怎么做。这个环节，我会把待办事项直接写在便利贴上，然后贴在A4纸-收集箱，如果是当天就需要完成的事情，我会直接贴在A4纸-今日待办。A4纸-收集箱分成长期和短期，其中短期的收集箱，用来存放预计本周内会去完成的事项，而长期的收集箱可以存放未来的打算和想法。
注意：写的事情应该是可以执行的明确目标。比如“让朋友小芳开心点”不是一个明确的目标，而“送小芳一只她喜欢的口红”则是明确的目标。
（二）今日待办
每天一早，我就会先思考今天要做什么，把一些收集箱中的待办事项便利贴转移到A4纸-今日待办。
如果发现有遗漏的，或临时想起的，我也会写出便利贴，贴在今日待办或收集箱中。
注意：我不会将太多事项贴在今日待办，而是先贴上少量事项，等做得差不多了，再补充贴上一些事项。否则容易造成自我期待过高的被动局面。
可以看到，今日待办分成两栏。左边是不固定时间的区域，右边是时间轴。我会把需要固定时间的事项贴在右边时间轴附近，例如“参与每周选题会”将在下午3点开始，我就把事项贴到时间轴对应时刻上。不固定时间的事项就放在左边。
（三）今日完成
接下来，一天的生活就开始了，固定时间的事项，我会在那个时刻完成，不固定时间的事项，我会根据3个问题来判断当下要做什么。
我现在有多少时间？我现在有多少精力？什么事情比较重要？
根据这3个问题，我会灵活地从今日待办的事件区域中选择一件来完成。每完成一件事，我都会把它从今日待办转移到“今日完成”表。如果是用番茄工作法完成的事项，还会做上一个数字记号，代表花费的番茄钟数量。
像这样一天下来，我就得到了一份当日记录。在晚上睡前我还会对今日情况做一些复盘，为了能在未来做到更好。
（四）本周总结
连续完成一周的“今日完成”后，就可以开始周总结了。同时，我会在周日晚上统计本周的番茄钟数量，兑换上周日和自己约定的奖励。
注：提前和自己约定奖励，可以让“自我”和“感受”更长期地走在同一条路上。我习惯于用番茄钟数量来兑换奖励。不过这因人而异，同学们可以设定适合自己的奖励方式，比如每天给自己打分，累计xx分兑换xx奖励。
好，我们再回顾一下GTD流程：清空你的大脑→今日待办→今日完成→本周总结。GTD流程的根本目的在于使得我们在任何一个给定时间，能够做出最好的选择：现在要采取哪个行动。这样我们做任何选择的时候都非常明白这个是现在最应该做的事，而不必担心有什么重要的事情没做。我们的心态就永远平静。结合番茄工作法和“今日完成”，这套系统还能产生不可思议的作用。我每月都会把这个月的“今日完成”装订成一本日志。长期下来，每两年的时间日志就能塞满一个文件夹。
日复一日， 年复一年的每日记录。当你翻起过往的日志，看到一件件微小的事情，给你带来了怎样的改变，你就能够对时间形成更深刻的意识。正如香港作家陶杰所说：当你老了，回顾一生，就会发觉：什么时候出国读书，什么时候决定做第一份职业，何时选定了恋爱，什么时候结婚，其实都是命运的巨变。只是当时站在三岔路口，眼见风云千樯，你作出选择的那一日，在日记上，相当沉闷和平凡，当时还以为是生命中普通的一天。
其实，你只要了解这些步骤背后的原因，然后按照“清空你的大脑→今日待办→今日完成→本周总结”四个步骤就可以很轻松地做到。我们先来看一个妈妈的一天，然后试着用“GTD时间管理系统”帮她规划日程。
情景分析：明明妈的一天（1）
明明妈在广州，是一位普通的职场妈妈，和大多数家长一样，白天要上班，在家大部分时间都投到做家务和照顾正在上幼儿园的明明。下面，是她的一天。
第一幕：鸡飞蛋打的清晨
六点的闹铃准时地响起，明明妈妈需要起来为一家人准备早餐了。
睡眼惺忪的爸爸搂着儿子走到客厅，妈妈火急火燎地把他们推进卫生间。
明明爸：快点快点洗脸刷牙，爸爸你洗完去热一下牛奶！
到了七点，一家人已经都洗漱好了，围坐在饭桌前。
明明：妈妈，我想吃荷包蛋！昨天早上就是水煮蛋，我已经不想吃了！
明明妈：好好好，明天给你做，今天就将就一下。
明明嘟着嘴吃完了饭，好说歹说也只肯吃蛋白，剩下了蛋黄。饭后，明明妈收拾完碗筷，从厨房走出来。
明明：妈妈，我不想穿校服。
明明妈：不行！
明明爸：老婆，你看见孩子的水杯了吗？
明明妈：水杯昨晚不是你洗的吗？你自己找，别什么事都来问我。
明明爸：我就问问你，干嘛这么大脾气。
明明：妈妈，妈妈，我不要穿这件毛衣，给我换一件！
明明妈（想）：真的是，两父子都不让人省心。
其实，这样的早晨，对明明妈来说，每周都有一两天。只是由于她一直没有记录，所以，这些手忙脚乱的早上可能还会持续很长时间，一错再错。而这，其实是可以避免的。
第二幕：匆匆忙忙的早上
明明妈已经工作了七年，是公司里的销售部部门副经理。
她来到公司后，看了下自己前一天写下的待办事项：
那么，开始工作吧！先审核方案，再准备汇报。
在审核方案时，总经理跟她打了个电话，询问销售部门新近交流的客户B的进度，并强调客户B是个大客户，让她亲自对接。
明明妈（想）：如果能拿下客户B的话，今年的业绩就稳了。不过，初步判断，这事挺难……
明明妈继续审核未看完的方案，但已经不如被打断前那般专注，因为潜意识里想着要怎样拿下客户B，在不知觉中消耗自己的注意力。对于未来的事项，明明妈没有将其先记录下来。所以，在处理现阶段任务时，可能会受到重要性靠后的待办事项的影响，导致无法持续地高效工作。
呼，终于审好了。不过，这次的时间比往常的要长。还是赶紧准备部门工作汇报吧。
这时，幼儿园老师打来电话。原来今天有体育课，明明妈忘记给孩子带替换的衣服。孩子课上跑得全身是汗，衣服都湿了。大冷天的，老师怕孩子感冒，想要家长送件衣服过去。
明明妈（想）：哎呀，只好请半天假回家拿衣服了。都怪我太粗心，怎么就忘了今天有体育课呢？
其实，孩子的课程表是固定的，只要提前规划，就能避免这样的乌龙发生。后来，明明妈只能牺牲午休时间完成了工作汇报。
你可能会说了，感觉做一个妈妈真的不容易啊，要做那么多事情！
赞同。妈妈们事情本来就很繁多，稍稍没有规划好，就很容易出问题。下面，我们继续跟着明明妈过完这一天吧。
情景分析：明明妈的一天（2）
我们已经从一个旁观者的角度，看到了明明妈颇让人头疼的上午。那么，她在下午和晚上时又会发生什么事呢？
第三幕：误了事情的下午
14：10，明明妈开始给新人开培训会，50分钟后……
好，我今天就讲到这，大家有什么问题要问的吗？
有一个新人举了手，并连续问出好几个比较深的问题。明明妈便耐心地一个一个回答，结束会议后，她看了看手机。
明明妈（想）：什么？！已经三点半了，回答了半个小时？去客户那要迟到了，只能跟他们道歉了。
在两件相邻的时间确定的事件间，明明妈没有预估前一件事需要的时间，也没有为第二件事设定一个出发时间。所以，未能按计划完成任务。
第四幕：忙里偷闲的晚上
晚上6点，明明妈正准备回家。同事佳丽看到，连忙走过来说：“亲爱的，你忘了我们今天晚上要去看《暗恋桃花源》么？”明明妈一下子记起来，她和同事早上个月就订了话剧票，开演时间正是今天晚上。“天啊，我真的忘了！”她赶紧拿出手机打给明明爸。
明明妈：老公，完了我忘了今天晚上约了跟同事看话剧，你带着明明在外面吃个晚饭行吗？
明明爸：不是吧你，我今天晚上要去健身房的！
明明妈：我这不是早就约好的么？还不是因为你们整天给我找事，要不然我能忘吗？
明明爸：哎哎别一说话就急，你自己忘了，还怪到我身上了。
明明妈：我就问你，你要不要管你儿子的？
明明爸：行行行，我管我管。
8点半，明明妈回到家后，明明正和爸爸闹着要看动画片，不想写作业。
明明爸：你总算回来了，看看这个小家伙。
明明妈：我来跟他说吧。
一番话过后，明明答应了做作业，明明妈则拿出一本书陪着他。明明会不时地问她问题，或是有关作业的，或是临时起意的。明明妈便放下书，回答他的问题，所以，书实际也没看进去多少。
明明：妈妈，我作业做好了，也洗好了澡，可以给我讲今天的故事吗？
明明妈（想）：白天忙了一天，中午没午休，看话剧的时候兴奋，结束后感觉身体被掏空。刚刚看书都想睡了，现在还要读故事……
明明妈：好，明明先去洗脸刷牙，然后等妈妈去你房间。
绘声绘色地为明明读完故事后，再把小宝哄睡了，明明妈才有了自己的时间。洗完澡后，躺在床上的她，已经不想动了。坚持了几天的瑜伽，也不想做了。
今晚睡觉前，明明爸没有主动对她说晚安，还像个小朋友一样呢。
明明妈（想）：那我也不说了，心累，睡觉。
她熄了灯，忽然，耳边传来了熟悉的声音：晚安。
明明妈（笑）：晚安。
看到这里，你可能要再说一遍：妈妈们真的很辛苦。我的妈妈这么多年来肯定也不容易。
是啊。所以，从需求这个角度来说，她们其实更需要好好做规划。下面，我们假设让明明妈妈根据课堂提到的方法做规划的话，又会是怎样？
情景分析：明明妈妈的一天（3）
明明妈在广州，是一位普通的职场妈妈，和大多数家长一样，白天要上班，在家大部分时间都投到做家务和照顾正在上幼儿园的明明。下面，我们来看下她可以怎样度过一天。
其次，她将“收集箱（短期）”中计划明天完成的便签转移到“今日待办”。
如果有了这份待办后，明明妈的一天的收获又会是怎样的呢？
由于提前知道自己第二天晚上要去看话剧，所以当天晚上她就和老公沟通好。第二天早上，一家子还是被明明弄得鸡飞蛋打。明明妈也还是请了假回家拿衣服送到幼儿园。下午，她还是由于培训会的时间太长而导致去客户C那迟到。而晚上，除了没和老公吵之外，和没做规划的情况差不了多少。
你可能会觉得明明妈这一天似乎还是过得不大好啊。
“似乎”这个词我承认。但是，你看到最后就不会这么说了。在她审核客户A的方案被总经理打断后，她马上将“拿下客户B的合同”放到了长期收集箱中。这样，她就能很快地回归到专注的状态，继续完成手头的工作。
而且，每完成一个任务，便可将其归入“今日完成”中，并在需要专注的事情后面记上所用番茄钟的数目。
更重要的是：针对一些需要改善的事件进行复盘，反思如何做得更好。
当天没有完成的便签重新贴回短期收集箱中。另外，在复盘之后，她马上将可以落实到行动上的点写到新便签上，放进了收集箱。
这样的复盘可以让她不断地优化生活和工作中的各种事件，避开路上的坑，并找到做事的最佳路径。而且，做出这些后，她马上就可以进行新一轮的循环：将自己脑海中的待办事项放进收集箱，再到待办页……从理论来讲，她每天都可以通过这个方法保证在高价值目标上投入的时间，并提高自己利用时间的效率。做好了这一切后，明明妈便可以在对“明天会更好”的确信中，主动对明明爸道一声“晚安”，而后进入黑黝黝的美梦中。
诚然，对于父母来说，要兼顾工作和生活，不是一个时间管理系统就能完全解决的。很多事情还需具体问题具体分析。但是，可以看出，有无规划的一天是很不一样的。运用了GTD时间管理系统后，明明妈妈产生了以下变化：
好，下面就将“工具大礼包”分享给你。
时间管理工具
这里是文中出现过的时间管理工具以及模版。
以下是需要用到的工具：
以下是用到的模版：
需要保存模版的同学，可以先点击图片，然后长按图片保存在手机。或者在电脑上打开这个网址下载模版附件：http://dwz.cn/77hETd
但需要注意的是，这些工具本质上还仅仅是工具，只能够让已经擅长时间管理的人过得更轻松，却不能让本身自控力很差的人直接变成时间管理达人。“GTD 时间系统”，这种纯实践的方法，一定要执行了才能看到效果。暂时没有“A4活页本”也没关系，打印出A4纸和标签就可以实践GTD了。
当然，如果你感觉有困难，可以先从最简单的形式做起，然后再慢慢升级。例如，你可以先只用“收集箱”和“今日待办”，熟练后再加上【今日完成】，最后再加上“本周总结”。
课程回顾——番茄工作法
1.设定一个25分钟的闹钟；
2.默念三二一（321原则），开始全身心投入工作；
3.用专注的状态高效工作25分钟，不允许走神；
4.如果做到了步骤3，就完成了1个【番茄钟】；
5.如果在25分钟内走神/被打断，则【番茄钟失败】，回到1重新开始；
6.每完成1个番茄钟就休息5-8分钟，然后用321法则开始下一个番茄钟。
课程回顾——GTD时间管理系统
GTD流程：清空你的大脑→今日待办→今日完成→本周总结。
文章的信息量比较大，但又是最重要的一课。所以，下一篇文章将针对GTD时间管理系统，讲解和说明更多细节，让大家能掌握得更牢固。
记住：时间管理作为一门技能，最重要的就是实践。
希望这篇文章对你有所帮助！^_^
