简单机制先于复杂制度
在经济和管理领域，制度一词早已经成为长久不衰的热门词。全世界的人都喜欢谈“制度建设”。民众普遍认为，要监督才能防止当政者滥用权力，要监管才有消除社会弊端；有政治领导人说，要法治，不要人治；有企业管理者说，要将人管人变成制度管人，最后达到文化管人。
遗憾的是，大部分的制度建设都陷入官僚主义。有时纵然人们有改善的企图，却总在执行过程偏离目标，最终没有发生期望的实质改善。过分注重形式，行事僵化，唯上不唯实等等，这些官僚主义病顽固地困扰着各种组织。德鲁克说，大部分的非新建立的组织死于糟糕的管理。我说，官僚主义是糟糕管理中的“绝症”。
制度难道是无效的吗？不是的。事实上太多的人误解了制度建设，以至于，如果有人说他注重制度建设，我心中马上产生疑问:他的单位是不是陷入官僚主义不可自拔呢？
人们忽视了一个重点:制度的直接基础是机制，正确而有效的制度的直接基础是正确而有效的机制。因而，建设制度是从建立机制开始的，而有效的制度是大量正确而有效机制的有机综合和积累的结果。
机制是什么呢？广义地说，机制也是制度。但是，相对于我们平时说的制度，机制是更加微观的简单制度，是帮助现场管理者(或叫现场执行者)完成任务的方法工具。顺便提一句，此处用了现场管理者一词。这个词语并非特指那些俗称管人的现场工作人员。它最重要的意思是，管理者拥有独立决策权和采取行动权，并为之承担后果。举例子说，一个监视机器并随时纠正的工人，同样是现场管理者。
要判断一个组织中哪些人担负着管理责任，不把是否拥有指挥别人的权力列为首要标准是有道理的。首要标准应该是对做出贡献担负着责任，必须把职能而不是权力作为判断的依据和组织原则。 ——彼得·德鲁克
举例说明运用机制和运用制度两者差别。
酒店管理中曾经有个难题:住客们外出前常常忘记关闭电器，比如忘记关掉电灯，排气扇等。出现这个情况，一来浪费不少的电，二来如果住客使用自带的电器可能出现不安全状况。运用机制来解决这个问题的效果是很好的，具体办法现在已经为每个人所熟知——每个住客领门禁卡，只有用门禁卡才能开门，然后门禁卡插入在门口旁的卡槽才能通电。如果门禁卡离开卡槽，几分钟后整个房间即自动全部断电。
细想这个机制奏效的巧妙之处。一，将整个房间通电断电的总开关换成了门禁卡控制。此举的意图是，将最了解外出情况的住客变成现场管理者，并赋予他管理权限，给他提供方便的执行开关事务的手段。二，利用几乎每个人外出必需携带钥匙的心理习惯，将携带钥匙的动力转化为关闭电源的动力，自然而然地令住客具有了外出前关闭电源的动力并采取行动。住客外出忘记带门禁卡，回来时候不能马上进房，唯有等待服务员开门。(不少酒店遇到忘带门禁卡，服务员开门需要几分钟是故意制造不便吗？)还有常见的情况是，住客出门口还没离开酒店就发现自己忘记带门禁卡还有其他的物品，然后告知服务员忘记带门禁卡，请求服务员开门回房间取东西。这样实质上是及时地纠正忘记关灯的失误。
换成运用制度又如何解决这个问题呢？或者，进一步问，如果要做到与上述机制同样的效果，需要多付出多少代价呢?我想象一下，运用平时我们常说的“制度”，大约是这样做法：
一、印刷提示出门请关电的告示(或注意事项)，图示开关位置，附上强调节约用电和安全用电警示；——可缺乏耐心认真阅读注意事项的住客实在不少!
二，在住客办理入住手续时，服务员叮嘱住客注意事项；——可听完之后无动于衷的住客实在不少；况且，住客千里迢迢过来，心情疲惫的，多半没心思注意听讲!
三，为保证安全，服务员需要监视住客外出，对住客已外出的房价做检查。——这样服务员明显多了工作量，要么对其他事项照顾不周，要么增加人手。
聪明的读者看到这里，也许会心一笑。这些做法不正是平时我们所谓的“制度建设”的三板斧套路吗？一是写制度文件，发布；二是在会议上讲解，动员执行，在领导面前表态支持；三是设定各种审批审核，纠正不符合规定的做法，有时还需配合一定的惩罚措施。上述三板斧，每个出来上班工作过几年的人再熟悉不过了。
尽管令人关灯看似非常简单的任务，但制度的效果显然不如机制。三板斧的作用是三分钟热度，纵然一时一地有改善，后来回看是得不偿失，整体无实质改进。现实中的制度建设的发展是这样的：
一，制度文件变多，变繁琐，变得自相矛盾，最终没有一个人能够说清楚文件制定的宗旨和规定内容，甚至于有人发现，好像不违反规定没法完成工作任务；人们不在那么在乎制度的执行。
二，古板地执行规定，不管对错，合理与否，有效与否。人们表面积极地响应各种规定，只求尽快做完事情。个人责任心和改革的欲望被消磨掉；
三，审核以及为了通过审核(在某些情形，审核变成了监管或监督)，消耗管理人员大量的时间和精力。决策和行动变缓慢，不果断，不准时，不敢当。
相比于运用制度，运用机制的区别在哪里呢？首先，机制关注的是帮助个人自我管理，强调的是对执行人的信任和自律；制度关注的是个人按规定或他人意图行事，强调对执行人的不信任和他律。第二，机制执行强调决策时间地点前置到接近事件现场，防止错误，减少错误；如果发生错误，最及时地做迅速反应，避免错误扩散，免除后续的检查；制度的执行需要较多沟通，腾出另外的时间和精力学习，决策环节增加，依靠审核。
出现偏离目标的状况发生时，只有现场管理者才能马上发现问题，研究原因，然后解决问题。支持现场管理需要的是迅速响应，而不可能施行繁文缛节。而只要现场管理者能够及时将问题解决掉，用来沟通的文书、会议、表态和审核变得多余，其他辅助性的活动也自然得以节约或免除。
简而言之，做好现场管理是重点。重视机制，核心精神是重视现场管理。从内部管理的角度说，官僚主义的原因是，内部管理没有围绕现场管理的人和事进行。
