大家好，我是mary，今天分享的是一本时间管理方面的书籍：《搞定Ⅰ•无压工作的艺术》。
早上，小王准时到达办公室，想先学习下新的一年首季度政策文件；今天是本年度的最后一个工作日，详细了解明年首季政策已经刻不容缓。看得正起劲，“叮铃铃……” 手机来电，是客户，小王接起手机，“你好呀，陈主任……”陈主任告知小王，上个月的费用发票明细项不足，需要一份更详细的细分帐目。客户需求的急，小王合上首季政策文件，开始调取各类费用明细数据。这时，同事来转告，“许经理让你去一趟呢，说是需要核对下本月的销售业绩，做好月底对标冲刺。”一个半小时后，小王刚从许经理室出来，就碰见服务部小林。小林递来一份材料，“这是早上的客户咨询单，集团大客户，需要立即联系处理”。小王随即联系了对方，等对接好集团客户，下班时间到了；望着桌面上还正待整理的陈主任要的发票费用明细，小王深深地叹了口气，认命地坐下继续加班。至于首季政策文件学习，小王心想也许只能带回家，元旦期间再好好研究了。
这样的一段场景，有没有很熟悉？我们陷于各种压力，疲于应付来自方方面面的琐碎事务，常常不自觉地将最重要的事务一次次地后挪，以至于废寝忘食，不停地加班、再加班，却依旧无法完成预定任务，该怎么掌控自己的工作、生活节奏，让自己更从容不迫呢？
《搞定》这本书告诉我们，无论在什么情况下，我们在处理工作或生活中遇到的问题及事情时都将经历五个独立的阶段，依次是收集、理清、组织整理、回顾和执行。定期回顾与选择执行相对简单快捷，我将重点讲解前三个阶段的策略。
第一阶段：建立收集系统，把一切事务赶出大脑，是减少焦虑、无压生存的基础。
第二阶段：有效理清，让一切有序、有条不紊，是事务流程执行的关键核心。
第三阶段：组织整理，让事件对照、纳入归档系统或行动清单，是高效执行的有力保障。
第一阶段
首先是第一阶段，我们需要收集所有引起我们注意力的事务和信息。你有没有丢三落四、经常忘记事务的时候？是时候，给我们自己建立一个收集系统了。大脑的存储容量有限，记住三件事容易，但若超过七件就是一个巨型的工程，好记性不如烂笔记；我们的收集系统不仅包括外在的物件收集，还包括内在事务的采集。你通常是怎么处理的？
还是那位小王，他是一名销售代表，需要全面了解公司的各项政策，以便面对客户时能迅速组合出最适合用户的套餐方案，这有助于他迅速拿单，提升业绩。小王的公司产品繁多，又出于适应市场需要，经常变动产品优惠政策，一般一季就有一个大套餐变动，日常则是一些小调整。小王因此常常需要收集更新自己的业务知识。每季初，小王习惯将政策文件打印出来细细研究，为方便查阅，对于重要的套餐内容，他会用扫描全能王拍照保存，以实现随时查阅。公司日常的政策培训会议，小王则是拍下会场大屏幕的PPT材料，编辑好存于手机相册中。平时微信工作群里会时不时冒出一些的临时性的政策变动通知，小王则随手摘录于自己的印象笔记。办公电脑里，小王存着公司下发的各种文件材料，打印出来研读的文档则夹在专门的政策文件夹中，以方便在办公室里查阅。小王本来以为自己收集得如此的全面，应该可以从容不廹应对客户需求，给出最优的组合方案了，但是让他想不到的是，他经常在面对客户里想不起套餐的具体细节，翻阅随身携带的扫描全能王、印象笔记、手机相册，却常常是捉襟见肘，显得笨拙和不专业。
《搞定》一书给出了成功收集的三个必要条件：第一个条件是要将事务100%地放入收集系统，而不是放在大脑中；第二个条件是收集工具越少越好，够用就可以；第三个条件是要定期清空收集设备。
对照着这三条必要条件，小王发现了自己的问题，虽然收集已经较全面了，但仍存在一些与同事的临时性交互未及时保存的问题，而且收集工具东一个西一个，导致要搜索时无法一次到位；随着时间的延长，文档材料也越来越多，几个工具都存在容量巨增、满溢的问题，文件夹逐渐增多，桌面也不宽敞了；更发现所谓的全面收集里渐渐有了许多的冗余和重复。
小王决定重新定义自己的收集系统，他将扫描全能王定义为政策文档存放处，最重要的政策存放仅此一处，相关政策存入前都经过他的仔细阅读，确保没有冗余、废话才拍照存入。也因此，他做了几项变动。一是放弃将临时的政策文件存入印象笔记，而是转发至电脑，保存在办公电脑中。二是办公电脑文档仅是公司文件存放处。小王保留了打印文档仔细研读的习惯，他将公司文件里的重要内容进行整理后，拍照存入扫描全能王。电子档存于办公电脑中，仅用于后续偶尔的搜索查询。打印出来的材料不用的直接丢入垃圾箱，有用的置于文件夹里，并定期清理。日常公司里的培训会议PPT也拍照整理后归入扫描全能王，若遇到后续下发PPT材料，但重新研读后更新。
这么一整理，小王发现自己对政策的理解更透彻了，所有的政策文档都归于一处，连带着手机相册亦瘦身了不少。
第二阶段
当我们在第一阶段把所有的事务都成功收集进了我们的工作篮，就步入第二阶段：理清阶段。如上图，这是一张工作流程图。理清阶段是中间的几个长方形框。首先从工作篮里取出一件事务材料，先了解事务信息，问自己“需要采取行动吗？”如果不需要，则当前材料有三种情况：一是材料无用，不需保留，那就直接丢入垃圾桶；二是目前不需要，但日后可能需要处理，那就放入备忘录或者 “将来/也许”清单里备用；三是材料有潜在使用价值，日后可能有用，那就存入参考资料，在需要时调阅。
如果需要采取行动，那就寻找下一步行动是什么？先确认这是一个单步骤的行动，还是一个多步骤的项目。针对项目则需要纳入项目清单再次进行统筹策划安排。针对一个单步骤的行动，则问自己“这个行动在两分钟之内能完成么？”如果能那就立即行动。如果超过两分钟，就问问自己是否是解决问题的最佳人选？若其他更合适人选，则授权、指派他人完成。只有超过两分钟、且自己是最佳处理人时才需要将这一事件放下“下一步行动”清单中，后续再完成。
清空工作篮同样有三个原则：
第一个原则是首先处理工作篮最上面的事务。因为这个时候我们只是对工作篮的事务进行清理，并不是最终的执行，所以只要能够确保在一小段时间内可以对工作篮进行从一端到另一端的全面清理，让每一件事都有归处，就可以使用“后进先出”的方式。尤其是在邮件处理中，最后一封邮件往往含着最大的信息量，理清了这最后一封，则也完成了前面几封邮件的事务了。
第二个原则是一次只做一件事。我们常常希望将工作篮的事务一次性全部搞定，但作者强调还是要强迫自己只处理最上面的一项，其他的内容尽量不看，每次只处理一项可以强迫自己集中所有注意力来做出判断。这样做另有一个好处是，即使处理过程被打断，也能避免出现再次失控的情况。
第三个原则是永远不要把事务再次放回工作篮。从工作篮拿出事务，这是一条单行道，只出不进能够确保你及时对事务做出处理反应，避免取出事务却不决策处理的问题。
第三阶段
说完了第一阶段收集、第二阶段理清，接下来是第三阶段：组织整理。还看工作流程图，除去理清阶段的几个长方形框，剩下的就是八个外围的圆角长方形框，扣除无用材料丢入垃圾箱的那一项，剩下的就是7大类别的清单系统了，分别是“项目”清单、“下一步行动”清单、“将来/也许”清单、“等待”清单、日程表、参考资料、项目辅助资料。这些清单聚集了所有超过两分钟、又无法指派他人办理的任务。
这一阶段的问题是你打算如何组织这7大类别的事务，可以是纸质的一页手写清单，也可以是纳入文件夹的电子参考资料。以“下一步行动”清单为例，我们可以结合环境、以提升时间效率来组织整理。比如你可以列出一个“电话”清单，上面包含所有要拨打的电话；当你不在办公室、出差旅途中，总能找到一些碎片时间，从容地利用点滴时间来完成打电话的任务；这比从一堆杂乱的待办事项中寻找出要拨打的电话，显得更快捷和愉悦。
同样的还可以列出“在电脑旁”清单、“在家时”清单、甚至你还可以列出一个“阅读/回顾”清单。比如小王就是这么做的，对于需要花费两分钟以上时间阅读的材料，统一汇总成“阅读/回顾”文件，在等待客户到来的碎片时间里就可以随时翻阅，而对于缺少“阅读/回顾”文件的其他人就只能让这些时间白白浪费了。
甚至我们还能从人的角度进行清单整理，比如小王要去向经理汇报本月业绩情况，他为经理单独设置了一个清单，就可以一次性既汇报本月业绩，也同步做了次月指标分解反馈。类似的，如果经常参加某个长期例会，那也可以整理出一个独立的文件夹，专门存放这个例会材料。
让一个归档系统能够全速运转需要确保在分类归档过程中的快捷、有趣、好用和完整，作者强调了一个归档系统能够全速运转的重要因素包括“少于60秒”、“让你乐于使用”、“就在手边”、“一般性归档”。比如小王的做法，他使用全能扫描王，日常归档操作不超过一分钟，手机随身能够随时随地处理，还使用文件标签进行分门别类；而这些材料都经过他的筛选，对于不常使用的其他办公文件，他存于电脑文件夹，成为参考资料，放在了视线之外，有效避免了注意力的分散。因为效率高，他用得得以应手，很是开心满意。
以上是《搞定Ⅰ》三个阶段的分享内容。小王在认真地践行一个季度后，个人的工作、生活有了很大的起色。又到了季度末，这一天，小王依旧准时到达办公室，需要学习回顾下昨天新培训的第二季度政策内容。“叮铃铃……” 电话响了，还是陈主任，要求提供发票上对应的细分帐目材料。小王微微一笑，“陈主任，我昨天已将细分帐目材料发往贵公司的对外统一邮箱了。”陈主任笑了，“小王，做得不错，这个季度我特意提前一周给你打电话要材料，想不到你都提前准备好了。”放下电话，小王随手划去了“等待”清单中的一项。迎面过来的是陈经理，“小王，这个月的销售业绩不错，你昨天发来的业绩对标做得很完整；哦，对了，公司给你加发了一笔业绩奖励，好好干。”小王谢过陈经理，一个小时就完成了新季度政策的研读，并归纳存入扫描全能王。他心想：使用GTD系统的感觉真不错，现在，我终于可以不用再焦头烂额地不停加班了。
总结
好了，说到这儿，小王不再需要加班，我们今天的分享也聊的差不多了。下面，来简单总结一下今天为你分享的内容。主要分享了GTD个人事务管理系统的前三个阶段：第一阶段是收集所有引起我们注意的事务和信息；第二阶段是理清每个项目的意义和相关措施；第三阶段是组织归纳、整理存入对应的清单系统。最后，感谢你的聆听，愿你也能拥有适合自己的GTD系统，掌控生活，让一切井井有条！
