多莉阅读笔记第153 / 365天

今日阅读《搞定I》：无压工作的艺术

作者：［美］戴维·艾伦  译者：张静

第1部分：搞定——通向从容之路。

第2章：横向管理工作流程的5个步骤

一、5个独立的阶段。

1.收集引起我们注意的事物和信息

2.理清每个项目的意义和相关措施

3.组织整理结果，提出选项

4.进行思考回顾

5.选择行动

这5个步骤必须作为一个整体发挥作用，你才能在复杂的工作环境中呈现出最佳状态，提高工作效率。

二、收集

首先要了解该收集哪些问题，以及如何有效的完成这一工作。

1.寻找和收集你的一切未竟之事。

·你已收集的事物，例如邮箱里的新邮件。

·从周围环境中收集引起你注意的信息。

·大脑思考形成的一些想法和主意。

2.正确处理未竟之事。

暂时将它们全部放入一个“存储器”之中，并定期清空这些存储器。

3.成功收集的必要条件。

·把一切赶出你的大脑。

·尽量减少收集工具的数量。

·定期清空收集工具。

三、理清

对每一项工作进行思考，并最终清空他们的工作篮。

1.它是什么？信息的含义。

2.是否需要采取行动。

（1）不需要采取行动。

·放入垃圾箱或删除。

·目前不需要，日后可能需要处理的，放入备忘录或日程表。

·具有潜在价值，日后可能派上用场的，归档系统中保存。

（2）需要采取行动。

·你承诺完成哪些工作，达成哪些目标？

·下一步需要采取什么行动？

如果它代表一个项目（需要一系列行动才能实现的目标和结果），列入项目清单中。

下一步要采取的行动可以分为：

·立即执行。两分钟内完成的立即执行。

·指派他人。自己不是最佳人选，放入“等待”清单。

·延迟处理。记入“下一步行动”清单上。

四、组织整理。

在工作流程图（见下图）的外围，是8个独立的处理方向，涵盖了处理“材料”后可能遇到的所有情况。将它们综合在一起就构成了一个完整的系统。

1.项目。

（1）需要多个步骤才能完成的任务。

从一开始就创建一个囊括所有项目的总清单，这会便于你建立一个完善的管理体系。

（2）项目的辅助性资料。

我们为项目积累大量的相关信息，这些信息都应按照主题、题目、项目名称组织整理起来。

2.下一步行动的归类。

需要紧追不放的行为分为：

·将在某一个特定时间或某一个日期执行的行为。记入你的日程表。

·需要尽快完成的行为。计入“下一步行动”清单中。

·等待他人去办理的事情。纳入“等候”清单。

“下一步行动”清单和日程表，构成每日行动管理组织和导向的核心结构。确定需要两分钟以上才能完成，并且无法指派他人完成的行动，都应该记录在某个地方。

五、回顾

1.回顾的内容

如果你按照我所推荐的方法建立起个人组织整理系统，那么拥有一个“项目”清单，一个日程表，“下一步行动”清单（一个或多个）和一个“等待处理”清单，就是回顾的全部内容。

2.回顾的时机。

每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题。

六、执行

三种选择模式可以对决策过程有所帮助。

1.确定某一时刻具体行动的4标准法。

按照顺序采用下面的4个标准：

情境，有多少时间，有多少精力和重要性。

2.确认每日工作的三分类法。

着手处理事物可分为三种不同的类型：

·执行事先安排好的工作

·处理突发事件

·安排自己的工作

3.总体检视工作的6层次法。

搞懂工作到底是为了什么，可以从6个不同的层次对此进行审视。就像从一栋建筑物里往外看，你会在不同的楼层看到不同的景象。

5楼视野：目的和原则。

4楼视野：愿景。

3楼视野：目标。

2楼视野：关注点及责任范围。

1楼视野：当前项目。

地面：当前行为。

我想到：

1.收集成功的三个必要条件。

我喜欢在大脑里存储收集需要处理的事物，而且也没有养成定期清空存储器的习惯。通过今天的阅读，我知道我在收集阶段就出现了纰漏。这是今后需要改进的地方。

2.理清阶段。

我在这一步没有对所收集的事物进行初步处理。没有划分事物是否需要采取行动，并归入不同的清单中。

3.回顾阶段。

我没有养成每周回顾的习惯，也没有定期清空存储箱的习惯。

4.用四标准法决定某一时刻的具体行为。

按照情境，时间，精力和重要性来决策某一时刻所应采取的具体行为。这是个好方法，它能帮助我们做出明智的决策。

希望大家通过今天的阅读，能够收获到如何使自己的事物处于掌控之中的初步方法，不妨将自己需要处理的事物按照这5步来试一试。如果遇到问题不要着急，后面的4-8章，我们还会介绍每一阶段具体的管理方法。