孔子曾对着奔腾不息的河流感叹“逝者如斯夫，不舍昼夜”。管理学大师彼得德鲁克也说：时间是一个人最稀缺的资源，人人都需要时间管理。时间管理的方法很多，有六点优先工作法、四象限法则、莫法特休息法、番茄工作法等，因为我是GTD的坚定践行者，今年就给大家讲一下GTD。

        GTD是一个风靡全球的时间管理系统，它来源于戴维艾伦的畅销书《搞定》，英文叫Getting things done，简称GTD，是目前全球最先进、最实用的时间管理方法。GTD的核心理念是：将一切事务赶出大脑存储在一个外脑空间，然后在最适当的时间专注做最适宜的事情，时刻保持“心如止水”的掌控状态。

        讲GTD我们就必须提到这张流程图，即收集、理清、组织整理、回顾和执行。这张流程图可以函盖我们遇到方方面面事务的处理。大家掌握GTD，建立自己的事务管理系统后，遇到任何事情都可以放进系统处理，遇事就会淡定从容，不慌不忙，也就是戴维艾伦讲的心如止水。下面我逐一给大家讲解GTD的五个流程：

        第一、收集。这是GTD的核心理念，即把一切事务赶出大脑，并记录到外脑。因为我们的大脑善于思考不善于记忆，换句话说大脑是cpu不是硬盘。举个例子，给大家说三种动物：熊猫、青蛙、蝴蝶，让我们用脑记下来并由大到小排列，可以轻松完成；但如果换成7种动物：猎豹、河马、袋鼠、蜻蜓、考拉、狮子、蜗牛，我们就很难用脑记下来，更别说排大小了。刚才只是举了7种动物，处理方式仅仅是排大小，实际上我们脑中想的事远远不只7件，据国外研究机构统计，人一天脑中的想法有5-6万个，而且处理方式也不仅是排大小那么简单。如果我们还用大脑记，一方面会时不时忘事，忘掉后就会造成后果，甚至严重后果。我想忘记给别人上礼的事大家都应该有吧。另一方面，如果这些事一直在脑中盘旋，会给我们造成焦虑，让我们无法专心地做事。所以，我们需要把大脑中的一切未竟之事记录下来。大到拯救地球，小到打瓶酱油，只要引起你的注意你都要记录下来。据加州多明尼克大学的一项研究表明：把待办事项写下来的人，最后完成的率会提高20%-30%。

        记录我们可以用纸和笔，或者记到专门的笔记本，但是用都不便于携带，更不便于长期保存。我建议大家使用手机进行记录，我目前使用的是滴答清单，可以完美实现GTD的理念，同时这款软件是全平台的，可以在安卓、电脑、苹果等多平台使用，即使你没带手机也可以通过电脑使用。目前评价最好的软件是Omnifocus，但是只能在苹果平台使用；安卓平台还有奇妙清单、高效todo等其他应用，鞋合不合脚只有自己知道，大家可以从手机应用商店找一款适合自己的。

        第二，理清。即清空工作篮，所谓清空工作篮，并不意味着完成你所收集到的全部工作，而是识别你收集到的每样东西，确定它是什么，它意味着什么，你需要采取什么样的行动。清空工作篮要坚持3个原则：

        1.从最上面一项事务开始处理。要给每件事务平等的处理机会。

        2. 一次一事。

        3.永远不要把事务再次放回工作篮。因为不做决定也是一种决定，同样会消耗我们的精力，影响效率。

        在开始清空工作篮时，必须首先理清“这是什么”。这是理清环节的重要前提，只有确定了它是什么，我们才能不遗漏掉重要信息，准确把握需要采取的什么样的行动。如果没有理清这是什么，就会像孩子做作业没看清题一样，轻则写错作业，重则在高考的考场失分落榜。

        明确了“这是什么”，我们要从工作篮从最上面的事务开始逐个清空。不需要采取行动的：垃圾，直接扔进垃圾桶；将来可能会做的事列进将来也许清单或备忘录；参考资料放进自己的存档文件夹或云存储系统；需要采取行动的事务：需多个步骤才能完成的事务存放到项目文件夹；具体的行动若能在2分钟内能解决的立即解决；2分钟不能解决的可以委托他人办理，委托安排给别人；对时间有刚性要求的列进日程清单；对时间没有刚性需要的列进下一步行动清单。

        第三、组织整理。即分类整理、列出清单。列清单的格式：动词+关键人+事情。比如：“打电话让某某下会议通知”、“到华联超市买7号电池”等等，我们知道大脑是CPU不是硬盘，如果我们列成“打电话给某某”，“去超市买东西”等，首先自己看到后不会立刻得到明确指令，将来事多了也容易忘记要干什么。

        下面我们就需要把事务分门别类列进清单：一是将来也许清单。加州多明尼克大学的一项研究表明：把待办事项写下来的人，最后完成的率会提高20%-30%。所以我们要把将来想做的事写下来，梦想一定要有，万一实现了呢。二是项目清单，即需要多个步骤才能完成的事务。列出项目清单，就是要让我们看到还有什么事情没有完成，并尽可能将它分解成一个又一个具体的行动，推动完成。三是委托等待清单，你委托或安排给别人办的事情，也要建立一个清单。在有空的时候你就询问跟进一下进展，解决有安排、没落实的问题。四是日程清单，对时间具有刚性要求的事情列入日程清单，并设置日期提醒，以便我们能及时得到提醒。五是行动清单，对时间没有刚性要求的具体行动，按照情境分类，以便我们具备条件时批量处理。情境是GTD的一个重要概念，即完成行动所需要的工具、地点、情形。比如：我要写个总结，我就必须有一台电脑；我要打个电话，我必须手边有座机或拿着手机；辅导孩子写作业，我必须回到家才行；买菜我必须出来到超市或菜市场才行。结合实际，我们可以建立“在电脑旁”、“在家”、“在办公室”、“打电话”、“外出”等情境清单，这样你在不同的情境下就可以看一下相应的情境清单，选择完成适合的事情。比如：你在办公室时可以看一下“在办公室”清单，你身边有台电脑可以看一下“在电脑旁”清单，你外出时看一下“外出”清单，最好能把能办的事情一块儿办了。

        第四，回顾。Gtd理念就是要我们建立一个个人事务管理系统，做事靠系统而不再靠感觉。如果你的事务管理系统运转正常，你就会越发信赖它；否则你就会很快丢弃你的管理系统。而要保障系统正常运转就需要我们定期检查回顾。

        1.每日回顾。首先要每天查看一下日程表，看看有什么时间有刚性要求的事件是今天必须完成的。如果完成日程任务后还有富余时间，就在相关情境查看情境清单，比如：在办公室时，看一下“在办公室”情境清单，完成行动清单任务；准备外出时，看一下“外出”清单，尽量规划把需要外出的事一并完成……同时，要在每天遇到新的任务时，及时更新到事务管理清单。只有及时更新，系统才更可靠。至于每日回顾的次数，建议在每天早晚各回顾一次，早上用于规划当天日程，晚上用来总结当天工作情况。然后，有时间就经常看一下情境清单，提示自己尽快完成任务。

        2.每周回顾。在每日多次回顾的基础上，一定要进行每周回顾。每周是gtd系统最佳回顾周期，是维护事务管理系统正常运转的关键。每周回顾时建议安排到每周工作日结束时，因为这时自己对本周的事情记忆犹新，另外要找一个不被打扰的时段，彻底地清空自己的大脑和工作篮，当所有事情都被收集和列入计划，你也可以安心的享受周末时光。

        每周回顾时首先要清空工作篮，把自己一周以来收集的事件进行理清和组织整理。同时，要清空大脑，把事件放进事务管理系统（外脑），并更新清单，逐项查看一下自己的行动清单、日程清单、将来也许清单、委托等待清单、项目清单等，对没有及时销号的进行销号，发现遗漏的事情更新列进清单，让自己的清单更可靠、更值得信赖。

        第五、执行。运用gtd的最终目的是为了更有效的完成事务。Gtd强调自下而上、活在当下，要先处理好眼前的事务。忽视自下而上就像穿着一条宽大的泳裤游泳，你不得不抓住泳裤防止它掉下去，根本无法抬头打量方向是否正确。换做gtd理念，会先回家换一条合身的泳裤。根据gtd自下而上的理念选择执行最合适的行动，从某一时刻、到一天、再到全年甚至更长远视角分三个层面：

       1.通过四标准法确定最适合某一时刻的行动。确定现在做什么，要考虑情景、有多少时间、有多少精力、重要性四个标准。（1）情境，即考虑你现在处的情境，你是在办公室，还是在家，手边有没有电话或电脑，如果你在办公室，手边有工作上的材料你就可以处理公务；如果你手边有电话或手机，就处理电话事务，等等。但是如果你在家，没有办公需要的文件资料，那么你就无法处理公务。（2）有多少时间，根据你现在可掌握的时间确定下一步干什么，如果时间充足，你可以坐下写一份工作报告；如果离开会还有10分钟，你就没办法写报告，可以打两个紧急的电话。（3）有多少精力。上午精力比较旺盛，可以做些费脑费神的工作；到下午下班身心疲惫，可以收拾一下办公桌或列下一明天的计划。（4）重要性。不再多说，按照史蒂芬柯维的四象限法则，先做完重要紧急的事情，再优先做重要不紧急的事。

        2.用三分类法评估每日工作。有句话叫如何过一天就是如何过一生，做好每天的工作非常重要，它决定我们将来的成就。每天我们通常做三类工作：（1）安排当天的工作。列出每日计划，“凡事预则立、不预则废”，做好计划非常重要。有计划，我们就可以专注做事，提升效率。当然，计划也不要安排太满，要留出空白时间。（2）执行事先安排好的工作。日事日毕、日事日清，就会逐步提高。（3）处理突发事件。常言说计划赶不上变化，每天总会遇到一些紧急会议或检查等，所以每日要给突发事件留空白时间，以免全盘计划被打乱。

        3. 用六层次法总体检视工作。做好了当前的工作，继而做好了每天工作，我们就会腾出精力抬头看路，从更长远角度检视工作。六层次法就像开启导航，可能偶尔偏离，但会始终引领我们走上正确道路，最终达到目标。比如机场指挥塔，你首先关注的是跑道上正要起飞或降落的飞机，然后是1个小时内即将起飞降落的飞机，接着就是当天其他时段要起飞降落的飞机……当你对所有降落起飞的飞机都心中有数时，工作自然井然有序、游刃有余。六层次法就用于检视自己从当下到人生的目标。按照自下而上的顺序：

        地面：指我们当前的行动；

        1楼：近期的项目，关注期可为1个月或1季度；

        2楼：职责范围，即你在家庭和单位所承担的职责；

        3楼：1-2年的目标，包括个人、工作和家庭等；

        4楼：长期展望（即愿景）5-10年后你理想的工作生活状态；

        5楼：人生目标，即你要实现怎样的人生，你有什么想实现的梦想。

        当我们自下而上建立我们的6个层次目标以后，我们的人生就像开启了导航，引领我们从地面一步一步走向人生目标的实现。根据时间和工作变化等，我们也需要对6个层次目标进行定期更新和调整，我建议大家每年结束，抽出时间，重新审视一下自己6个高度的目标。