第三阶段：组织整理
这一阶段主要内容就是：组织整理，建立属于你的事务清单。
如果你可以拥有一个良好的组织整理系统，你的大脑就能省去了很多琐碎且低层次的思考，得以集中精力处理更加重要的事情。但前提是你的个人管理系统必须可靠、持久，这样你的大脑才会真的把这些事务交于它。此处，组织整理的意思就是将事务列入处理清单中。例如你刚刚接到一个电话，通知说明天下午开会，你把这个事务列入了日程表，这就是组织整理。
在处理『工作篮』时，你要创建多个清单，将事务归纳分类。那么你必须确立一个明确的分类系统，且这个系统可以伴随着你的整理而优化。作者建议列出以下七类清单：记录在日程表中的行动和信息；『等待』清单；项目清单；项目的辅助材料清单；参考资料清单；『将来/也许』清单；下一步行动清单。
在组织整理时，必须注意不同类别之间的界限。每一类别都代表着不同的处理方法，在视觉上，心理上都应该有明确的区分。比如一旦你把参考资料归类到了阅读资料，你就会对阅读失去兴趣；本应把事务放在日程表中，你却错放在了『等待』清单，那么后果可想而知。此外，在整理时，你需要准备纸质或者电子版清单、保存各类资料的文件夹或者电脑。
组织整理阶段的第1步
组织整理阶段的第1步是：组织整理你的行动提示信息清单。
在完成清空『工作篮』这一步后，你眼前有了一堆『悬而未决』的任务。它们是那些使用两分钟原则无法处理，且无法转交给他人的任务。或许还会有一些关于委派任务的清单，还有一些需要列入『将来/也许』清单或者日程表里的事务。在整理之前，你需要确认你要用哪种形式来整理这些信息？纸质还是电子？
如果从组织整理的角度来看，行动可以分为以下两类：
第一类：对时间有硬性要求的事务。这些事务可以写入日程表，比如预约医生，参加孩子的毕业礼。有很多人都将日程表当做待办事项清单，今天完成不了就顺延向后，千万不可以有这样的想法。你最好把日程表当作一个不可侵犯的时间管理工具，这样整个个人管理系统才会生效。
第二类： 对于时间没有硬性要求，但越快完成越好的事务，即ASAP事务（ASAP，指的是as soon as possible）。管理ASAP事务的最好方法就是按照情境分类，即按照完成该事物的地点以及情境来分类。例如，需要在电脑上完成的划分到电脑清单，需要在超市完成的划分到超市清单。
具体分多少个情境，你可以依据你的行动数量和不同行动所要求的情境数量来估计。如果你只有25个以下的任务，那么你可以直接写入下一步行动清单。如果数量在50-100个，那么你就需要按照情境分类了。不如列一个外出清单或者电话清单等等，这些简单的清单将会把你从繁杂中拯救出来。依据情境组织行动的一个重要好处是你可以高效地处理这些事务。
在此，作者提供了的有关ASAP事务的七类情境提醒清单：电话、在电脑旁、外出事务、在办公室时、在家时、议事日程、阅读/回顾。
组织整理阶段的第2步
组织整理阶段的第2步是：整理你的『等待』清单。
『等待』清单中的各项事务也需要我们进行组织整理。这些任务往往是那些你不在意过程只在乎结果的任务。例如用户的电话反馈，等待公司会议的安排。这些必须由别人来完成的事务都应该列入『等待』清单。当某个任务不需要我们直接行动，而是交给别人来完成，那么我们需要提醒自己这个人的完成进度，这时候就产生了『等待』清单。
『等待』清单列好后，你需要做的事情就是定期检查，跟踪完成状况。这个清单最好放在触手可及的位置上，并且与下一步行动清单放在一个系统。
因为你有可能需要不断切换清单，例如，你需要给合作方打电话，要求他们提出新的策划方案，这个行动需要放入『电话』清单；打完电话后，你需要将等待策划方案这个事务放入『等待』清单；然后你又需要将接到的方案放后『阅读』清单；而当你看完之后交给领导，等待他来做最后定夺时，这件事再次进入『等待』清单。
在『等待』清单中，最好列入每个任务的时间要求。此外，跟踪任务的最高效方法就是『当提示信息出现时，第一时间将相关行动列入对应清单中』。只要有任务出现，你应该立马思索它应该列入哪个清单，不要遗漏。每天下班前或者睡觉前，花几分钟回顾一下，确定你已将所有任务都妥善归类。
组织整理阶段的第3步
组织整理阶段的第3步是：整理你的项目清单与项目辅助材料。
『项目』清单中，不要包含项目的行动细节和具体方案。你不需要按照重要性、大小或者紧急程度来排序，因为『项目』清单就是一个包含了所有未完成事务的目录。
在日常工作中，占据大部分时间的主要是你的日程表、行动清单以及突发事务。而项目清单是你无法立即执行的，它的用途就是帮你宏观掌控各任务的进度，同时检视自己的工作量以及工作效果。
从哪里去寻找这些项目呢？第一类是你当前的活动，比如在你参加家长会的时候，忽然想起孩子的课程时间问题需要解决，列入项目；第二类是你的兴趣以及未来打算，比如职业目标，家庭计划；第三类是当前生活工作出现的问题以及你想提升自己的机会，例如项目问题，投资管理问题，学习烹饪的机会。
项目清单为你记录所有还未解决的事务，方便你总揽全局，做出恰当的决定。
如何细分项目呢？在很多情况下，项目的细分可以缓解你的焦虑情绪。作者的建议是：分为个人/职业项目，委派给他人的项目，特定类型的项目。在某些项目之下，也可以细分一些子项目。对于项目的各项内容一定要每周回顾，方能起到审视整体生活状况的作用。
项目辅助材料是指能够支持项目的决策和行动的辅助信息。当你遇到一堆项目辅助材料时，不要轻率地将这些材料当成是项目行动的提示信息，因为哪些是『下一步行动』任务，哪些是『等待』任务还不够明确。所以你需要从中挖掘出具体的下一步行动，然后再投入行动。
对于项目辅助材料的安置问题，你可以考虑将它放在一个醒目且随时可以调用的地方，不要与其他资料混淆。例如你建立了一个装修卧室的文件夹，专门保存关于阳台，地面，管道线路的铺设等细节问题。当你每次在项目清单上看到装修卧室时，你就可以打开装修卧室文件夹，翻看所有文件决定下一步行动。
组织整理阶段的第4步
组织整理阶段的第4步是：整理参考资料以及『将来/也许』类事务清单。
在你的工作生活中，参考资料占绝大多数，这些材料不需要你采取任何行动，但是出于各种原因，你想把它们保存下来。
那么，如何整理保存呢？在此介绍3类简单的参考资料管理方法：
第一种是『一般性参考资料归档系统』。在这个过程中，大多数人需要建立1-4个有形文件夹和数10个电子文件夹。归档系统已经在前文介绍过，可以回顾查看。
第二种就是专门资料的归档。如果你在归档过程中，某一主题的资料内容庞杂，需要占用50个以上的文件夹，那么你可以给这个主题资料专门建立一个独立的按字母排序的归档系统，便于之后的搜索。例如你喜欢烹饪，那么你可以设置一个专门的文件夹，来保存相关资料。
第三种就是联系人管理工具。此处你只需要考虑便携性以及个人需要即可。
对于参考资料系统的组织管理，往往就在考验你最简单的，基于目的的逻辑判断。确认参考资料的潜在用途，不断依据个人需求来更新调整你自己的参考资料系统。
『将来/也许』事务清单往往是指那些以后可能会执行的事情，比如未来的一次旅行，下个月的阅读计划，未来一年想学会的技能。这类事务，你可以将他们填入『将来/也许』清单。这种清单的功能就是，将事务记录下来并可以随时提取出来进行思考。
『将来/也许』清单的建立非常有必要，因为记录自己想法的过程也是你产生新点子的过程，同时还会激发出你强大的创造力。有时候你会发现，清单上的事情在不知不觉中已经快要实现了，因为罗列清单本身，已经让你对自己所期待的事情有所准备和认知，也在促使你朝着那个方向努力。这就是『将来/也许』清单的意义之一。
此外，你还可以经常性地重新评估一下你当前的项目清单，考虑你是否应该将部分任务转移到『将来/也许』清单。
组织整理阶段的第5步
组织整理阶段的第5步：建立和使用核查清单。
在这个组织整理过程中，人们往往很容易忽视检查清单的建立和使用，他可以帮助我们发现各个方面的项目中潜藏的问题。本质上，所有的清单都是核查清单，因为他们的功能就是提供核查，以保证你不会遗漏每一件事情。
工作生活中我们常常会用到核查清单，比如，你为了做菜而参照食谱这个过程就是在使用核查清单来提高你的做菜效率。如果你的董事会任命你在年内完成若干项任务，你们在年底董事会召开之前，你就可以用核查清单进行回顾审查。
但是，如何确定核查清单呢？
首先，对项目和行动心中有数。把那些可以转化为项目或者实际行动的材料，直接纳入你的个人管理系统。比如，可以把『定期参加体育锻炼』转化为『制定定期运动的计划』或者『给健身房打个电话问一下健身教练的情况和健身计划』，这个核查过程会确保某些事务不被遗漏。
第二，规划工作和责任范围内的关键区域。类似于『坚持锻炼身体』和『让我的团队保持高昂的斗志』这样的情况，就需要制定核查清单，这样你才方便定期回顾和检查。总之，工作、学习、个人兴趣等项目中一般都会有一些关键项目，下面又会有一些关键级别。那么对于这些关键区域，你就应该根据其需要制定特定的核查清单。
第三，创建各个级别的核查清单。大胆的创建各种级别的清单吧。下面是作者使用过多年的清单列表，我们摘取了其中几项：
旅行核查清单（在每周回顾中要检查和更新的事情）
年终活动（这一时期的所有总结活动）
个人发展（应该定期评估的情况，以确保个人平衡与进步）
