从去年接触到深圳信睿咨询的水老师后,学到了很多系统性的知识与实操经验。为了将所学知识及经验输出,特开辟一专栏,用以记录之。
众所周知,在企业里,战略决定做正确的事,组织决定正确做事,而流程则可以帮助企业高效率、低成本、低风险地做事。这就是我们通常所讲的企业管理“三驾马车”,战略、组织、流程,缺一不可。 ——节选自《流程优化与再造》扉页内容
那何谓流程?
流程是指一系列的、连续的、有规律的活动,这些活动以特定的方式进行,并导致特定结果的产生。
流程在每家企业都存在,但如何开始做流程呢?现在再重新回顾做流程的步骤,真正体会到流程是追求规范管理的企业的一个过程。
做流程之前,相信每个公司并不是没有流程,而是不完善,或者流程只存留 在某些人脑子里,是隐性的。因此这个时候,就要通过规范化的流程语言及工具将隐性的流程显性化。在这个阶段,是非常耗时、耗人、耗精力的。因此在做流程显性化的阶段前,项目负责人一定要做到几个步骤,方可以将流程很好地进行下去。
1、领导重视~方向明确,成功根本:
首先要让公司老板充分认识到流程的重要性,下决心一定要在公司内进行这项巨大工程后,才能进行下一步动作。
2、流程培训~统一意识,上下同欲:
引进专业的顾问对所有主管及全员进行为期两天的培训、动员,让每个人发自内心地受到流程的重要性后,方可以排行程逐个部门进行梳理。
3、项目推动~成立专案,灵活调整:
首先要成立项目小组,这个小组最起码有两个人:一个是企业高管,可以起到上下协调作用,一个是专职的流程专员(主管),配合顾问一起整理、审核各部门交上来的流程文件内容。
梳理过程中,也一定会遇到这样或那样的问题,如没有时间、工作压力大、工作负荷重等,这个时间项目负责人就要提前跟每个部门主管进行充分沟通,合理调整各部门的时间,甚至有时候一天时间内,安排不同地的部门进行不同阶段的流程梳理。
梳理过程中,项目小组内,必须要有专人专职协助及配合顾问的工作,与顾问一起与各部门进行流程梳理、整理及内容审核等。否则各部门交上来的文件内容参差不齐,严重影响作业品质。
4、流程研讨~封闭进行,效率显著
在将所有的部门的流程分册制订完后,再组织各相关主管及人员进行研讨。研讨过程前,必须先将流程图及流程步骤说明打印出来(这个一点也不能省,不能只推荐电子档给到入会的主管及同仁),以方便大家在研讨过程中及时将问题进行记录、修改及审核。
5、流程修订~趁热打铁,尽快输出
各部门结合流程研讨中大家的意见及建议再继续进行修订,项目小组汇总审核后统一梳出公司的流程1.0版本
6、流程实施~学习培训,固化僵化:
流程制订好后,并不是只是一堆文件图表,更多的如何在实践中检验流程的合理性。
流程实施也必须经历以下几个阶段:
一是学习:各部门组织学习与各部门相关的流程,与全公司员工都相关的流程,也要在员工大会或者其他公开的媒介上对所有员工不断进行培训。
二是实施:实施过程中一定要注意先固化、僵化,绝对不能流程一开始就要进行优化。这一点往往是在流程实施过程中遇到的最大的问题。因此上下必须同心同欲,先学会规范,再优化。
先把规范化、显性化的流程做好后,然后再逐渐完善,达到系统化的目的。没有规范,谈不上服务。流程实施过程中,就怕先不固化、僵化就优化,因此这个时候一定要像华为的任正非那样学习,要让大家“削足适履”,先做到规范、标准后,再进行优化。规范没有做到,根本谈不上服务。
7、流程优化~客户至上,标准规范:
这个步骤一般来讲要等到一两年后,才可以逐渐结合客户需要进行调整优化。