1、如何进行时间记录？

管理学大师德鲁克曾经说过：“如果你计算一下你的时间，就会发现自己把大部分精力，都花在了没有意义的事情上。”

这句话很扎心，但也反映了很多人的状态，回顾一天，总会感叹"时间都去哪了"。

想要发挥时间的最大价值，必须是建立在了解自己的基础上，了解自己的时间都用在什么地方，从而有针对性地进行调整，最终才能拥有属于自己的时间管理系统。

想要了解自己把时间花在哪里，最好的方式就是记录自己的时间流水。

记录什么呢?

我们可以把时间记录分为两个部分，分别是时间消耗记录和时间预估记录。

1)第一步，时间消耗记录

首先，记录自己每天的时间流水，不需要写感想或心得之类的，只需准确地记录什么时间点开始、做了什么事、结束的时间点、共花了多少时间。

记录的工具可以是随身携带的小笔记本、excel表格， 或者是手机中的app， 比如爱今天、a Time Logger 等。

建议你在刚开始记录的时候，每天定下2-3个固定的时间点，专门用来记录。比如说午饭、晚饭之后以及临睡前，用2-3分钟，把两个时间点之间做的事情记录下来。

这样可以把一天分成两到三份，既避免积累一天的事情一起记录，导致忘记你做过什么了；又可以避免每做一件事情就记录一下，导致花费大量时间进行记录。

然后，在累积一定量的时间流水之后，就可以对其进行分类统计，例如工作、学习、交通、娱乐、休息等项目的总时间各有多少，所占比例有多大。

记录频率是多少呢?

如果你每天的时间花费情况非常相似，那么可以是，以天为单位进行统计；相反，如果每天的时间花费变化很大，那么建议以周或者月为单位进行统计，以便以后更好地分析你的时间花费规律。

2)第二步，时间预估记录

当你记录了一个月的详细时间流水之后，就可以对自己每天的时间花费情况，有比较清晰的了解，之后就不需要事无巨细地记录了。

这时你可能会发现，在一些重要的事情上，如果只是知道占用了总时间的多少，是很难发现问题的。比如你知道自己每天真正投入在工作中的时间是6个小时，但是这样怎么发现问题呢?

再比如你知道了自己每天要写一份报告，每个报告写3个小时，这时候你是很难发现具体在什么地方可以提升效率，怎么更好地利用时间的。

所以还需要做第二件事情，就是预估时间，也就是说，对一些任务先进行时间预估，然后记录下实际花费的时间。

针对什么样的任务需要这样做呢?

• 第一，是一些花费时间较久的任务，比如用3个小时写一份汇报材料。但是，用5分钟打印一份材料这样的事情，就不需要记录预估时间了；

• 第二，是发生频率相对较高的任务，比如我每周都要写汇报材料。但是，如果1年才需要写1次，也就不需要预估时间并且记录了，因为你为了改进这件事情所花的时间可能会超过带来的时间节省。

具体来说，你可以专门准备一个表格，列下任务、预期时间、实际时间这三项。在开始每一个任务时，记下任务内容，并且写下预计的开始时间和结束时间，在完成这个任务之后，记录下实际的开始时间和结束时间。

比如你接下来要给产品写一个宣传文案，预计需要从10：00写到11：00，而实际上你刚要开始写的时候，就有人找你，结果是10：10分写到了11：30分才完成，这时候就可以记录下这个实际的时间。

再比如你写文案的过程中，因为有临时的会议而中断了半小时，那么可以记录实际时间是10：00到10：30以及11：00到11：45。

当然，实际记录中没法做到完全精准，也不需要做到完全精准，只需要能够帮助我们了解到实际工作中的时间消耗情况就可以了。

如果你真的开始记录了，那么几天之后，你就会开始觉得，记录时间真是件麻烦的事情。这很可能是因为在记录的过程中，你陷入了一些误区。什么样的误区呢?

2、时间记录会有什么阻碍？

记录时间方面，可能会有三个误区，导致我们无法很好地完成：

误区1：记录越仔细越好

一开始记录时间的时候，因为比较有新鲜感，你可能在完成大部分事情之后都会进行记录。但是慢慢地，你就会发现，如果把所有的事情都巨细无遗地记录下来，反而会耗费很多的时间在记录时间上。

因此，当我们已经对自己的时间花费规律有所了解之后，就要把注意力放在对你来说比较重要的事情上，比如工作和学习。其他的事情，诸如洗漱、通勤、用餐等常规事件，如果没有特殊情况，可以根据自己的需要，简单地进行记录，或者直接省略。

误区2：记录的颗粒度越小越好

如果有一份时间记录是这样的：今天工作8小时，睡觉8小时，休息4小时，日常活动4小时，你觉得这样记录可以起作用吗?

显然没有什么指导作用。

但如果是这样记录：电脑开机2分钟，写工作安排4分钟，回复微信消息1分钟......你觉得怎么样?

这样进行记录，会让你的时间记录产生大量的冗余信息，对提升效率不仅没有帮助，而且还会让你耗费大量的时间在记录上，得不偿失。

所以在记录时间时，我建议，记录的颗粒度，最小控制在5分钟，最大控制在2小时内。

比如8：02分开始的事情，在记录时写8：00整即可，8：03分结束的事情记录8：05即可。

再比如8：00开始写文章，12：00完成，就需要分解一下：在这4个小时里，分别花多少时间在搜集素材，多少时间是写大纲，多少时间是写具体内容。

误区3：记录时间就是时间管理的全部

如果只是记录时间而没有进行分析，就像是完成一个项目进行复盘的时候，只回顾做了什么、达到什么效果，而没有挖掘出为什么无法达到预期效果、或者为什么能够超额完成目标。只记录而不分析，对改善现状、提升自己效率是没有帮助的。

所以，我们需要对记录进行分析。通过回顾时间消耗记录，我们就已经可以发现一些可以马上改进的表面问题了，比如在刷朋友圈和微博上浪费了太多时间，应该减少；或者学习的时间太少了，需要增加。

而通过一天的时间预估记录，你可以在下班之前进行简单的回顾，看看自己在什么事情上能够准确地预估时间，什么事情预估偏差很大，以及是否经常被打断，接下来就可以快速地进行调整。

要记住，记录时间本身不是目的，除了简单回顾之外，我们还需要更深入的分析，具体怎么做呢? 我在下一小节会详细给你介绍。

总结

在本小节课程中，我们首先学习到记录时间的两个步骤，分别是时间消耗记录和时间预估记录。可以分别了解到自己的时间花费规律，和完成具体任务实际花费的时间。

其次，我们了解到时间记录的三个误区：

• 第一个是记录越仔细越好；实际上当我们已经对自己的时间花费规律有所了解之后，就要把注意力放在对你来说比较重要的事情上，比如工作和学习。
• 第二个误区是记录的颗粒度越小越好；实际上记录的颗粒度应该适度，最小控制在5分钟，最大控制在2小时内。
• 最后一个误区是认为记录时间就是时间管理的全部；但其实，记录时间是为了进行分析，找到时间花费在哪里存在问题，从而进行调整。

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