1 字段
所谓字段,你可以先简单理解为数据源的列数据。
在透视表里,不管是字段的添加、字段的删除,还是字段的移动,掌握一个“拖”字诀就够了。
拖动透视表字段列表区域中的目标字段,放入目标区域,就是字段添加。
将字段从【区域】拖出丢掉,也就是字段删除。
拖动字段在行区域内的排放顺序,也就是字段的移动。在行区域中,不同的字段顺序,汇总的主次关系则不同。
重点需要说的是字段重命名。
当字段被放入透视表的值区域后,根据汇总方式,会被自动重命名为:求和项:某某某,平均值:某某某等。
比如下图所示的 求和项:销售额。
“求和项:”这几个字太碍眼了,能不能删掉呢?试一下,在编辑栏中去掉“求和项:”,系统会提示已有相同数据透视表字段名存在。我们只能按ESC键退出这种异常提示状态。
系统的意思是数据源已经有这个字段名了,你不能再用了,不然Excel的逻辑会错乱。
可你就想用“销售额”这三个字。
肿么办呢?
通常的解决办法是在“销售额”前后添加空格,比如“销售额 ”、“ 销售额”等。
Excel虽然抠门,但还是很单纯的,骗一骗也就过去了。
当然,你也可以将字段更名为“销售额总计”等字样,这样就不用投机取巧了。
2 值区域的汇总依据(方式)
透视表默认对数值型字段使用求和汇总的方式,对非数值的字段默认使用计数汇总的方式。
此外汇总方式还有平均值、最大值、最小值、乘积等。我们可以根据实际需要选择不同的汇总方式。
右键单击透视表值区域的任意单元格,在弹出的快捷菜单中单击【值汇总依据】命令,选择需要的汇总方式即可。
2.1 对同一个字段使用多种汇总方式。
有时候,我们需要对同一个字段设置多种汇总方式。比如,我们既需要看销售额的总和,也需要看销售额的平均值,或者销售额的频次。
事实上,透视表支持将同一个字段,多次添加到值区域,并分别设置多种汇总方式。
下面的动图展示了如何在值区域即存在销售额的合计,又存在销售的笔数。
2.2 按指定条件,快速计算最大/小值
在过去很长一段时间里,按指定条件计算极值都需使用效率低下的函数数组不可,而透视表实现这样的需求则是非常简单的。
我们只需要将条件字段拖入行区域,将数值字段拖入值区域,设置相应汇总方式为最大或最小值即可。
比如计算不同地区的最大单笔销售额。
3 值区域的显示方式
本节内容,实际工作中,用到的次数可能并不多,如果觉得理解起来很费力,可以只了解。
除了汇总方式,透视表还提供了丰富的计算方式,或者说显示方式。比如父行汇总百分比、父列汇总百分比、父级汇总百分比、升序排列等。
使用这些功能,我们可以快速计算每项记录占同行、同列、项目总和的百分比,以及排名顺序等。
举几个例子。
1)什么是父级汇总百分比?
通常而言,父级就是当前字段的上一级。
但透视表的父级汇总百分比,允许用户指定所谓的父级字段。
下面的动画使用了父级汇总百分比计算方式,分别计算了不同产品销售额在同一地区/年份的占比。
2)什么是父行汇总百分比?
顾名思义也就是当前行的值占所属汇总行的百分比。
下面这个动画使用了父行汇总百分比的计算方式,计算了每个职员销售额占总销售额的百分比。
3)降序排列
所谓降序排列,顾名思义就是把值区域的值按降序排列的意思——其实不是。
它的意思是将值区域选定的字段项,按指定所属行字段,依据降序的规则,从大到小排名次。
下面这个动画展示了如何把每个员工的销售额按销售地区为范围,降序排名,并得到最终的名次。
其中在每个地区的汇总行,透视表显示了每个地区在总地区的排列名次。
而每个地区内有不同的销售人员,透视表显示了相同销售人员,在不同销售地区的排名情况。比如,杨过在多个地区有做销售,他在福建地区的销售额,在他个人多个地区的销售额排名中,排名第一,在安徽的销售额排名第8……