开篇语
在项目中，相关方满意度是项目成功的关键指标，也是项目经理的主要职责之一。项目经理从项目启动到结束都在处理相关方需求，包括马斯洛提到的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求、自我实现。对项目管理小白来说，相关方管理可能是项目管理所有10个知识领域中最难掌握的，因为相关方管理对经验要求很高。所以在项目中要不断总结经验教训，来提升自己在相关方管理方面的能力。
个人经验：2年开发经验，2年半项目管理经验，项目包括：PC端金融软件、证券公司定制软件、手机APP、钉钉小程序。
本文受众：缺乏项目管理经验的管理人员和技术人员。
本文结构：从4个方面介绍相关方管理：
一、相关方管理概念
二、相关方管理4个过程
三、相关方管理的输入&输出
四、相关方管理的方法
相关方管理的概念
在项目中，有人可能会抱怨项目经理，每天只知道到处开没用的会议，然后站着说话不腰疼的指使人办事，但他们不知道的是，项目经理每天都在和项目相关的人或组织打交道，项目经理每天参加的这些会议、打交道的这些人或组织直接或间接决定了项目的成败。（其实项目经理通常任务繁重、需要面面俱到、压力很大，优秀的项目经理往往有方法争取项目成员的理解）。项目经理打交道的包括 项目成员、公司领导、职能部门、合作伙伴、客户、监管机构等，美国项目管理协会（PMI）将这些与项目相关的人或组织定义为项目相关方。
项目相关方： 能影响项目、项目集或项目组合的决策、活动或结果的个人、小组或组织， 以及会受或自认为会受它们的决策、活动或结果影响的个人、小组或组织 。 ——PMI,2018,《PMBOK指南》第6版
相关方理论代表人爱德华.弗里曼曾在关于利益相关者定义解释的视频 中解释：利益相关者理论的重点是让我们尝试了解那些对价值创造过程至关重要的群体，重要的是了解价值创造流程在企业中的工作方式。PMI的项目相关方理论同弗里曼的利益相关者理论相似，关注对项目的所有相关方进行管理，包括那些没有明显影响项目的权力的利益相关者。
“可能影响或受组织目标实现影响的任何团体或个人”——R.爱德华.弗里曼,1984,《战略管理：利益相关者方法》
每个项目都有相关方，他们会受项目的积极或消极影响，或者能对项目施加积极或消极的影响。有些相关方影响项目工作或成果的能力有限，而有些相关方可能对项目及其期望成果有重大影响。项目经理和团队正确识别并合理引导所有相关方参与的能力，能决定着项目的成败。为提高成功的可能性，项目经理应尽早开始识别相关方并引导相关方参与。
相关方管理4个过程
相关方管理4个过程分别是：
一、识别相关方，分析相关方对项目的期望和影响；
二、规划相关方参与；
三、管理相关方参与；
四、监督相关方参与。
项目相关方管理的4个过程不是相互独立，而是相互交叠和相互作用。有的需要定期开展，有的需要在特点里程碑节点开展，有的需要在整个项目期间开展。可以用熟悉的PDCA循环辅助理解整个相关方管理过程：
计划（Plan）：目标确定，规划制定。识别相关方，分析相关方对项目的期望和影响并制定能有效调动相关方参与的参与计划。
执行（Do）：引导相关方参与项目决策和活动。
检查（Check）&处理（Act）：检查相关方参与水平，检查管理效果，并处理监督过程发现的问题。
一、识别相关方的过程：
1、准备相关方登记册模板；
2、 查阅含有相关方的文件；
3、 召集团队成员进行头脑风暴，列出可能的相关方；
4、 分析并记录相关方的信息。
此过程是为了明确管理的对象和目标，应识别任何与管理相关方参与有关的信息。识别相关方是定期识别项目相关方，分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程。相关方的信息可以部分公开给项目成员，但未经相关方同意的隐私信息要严格保密。
二、规划相关方参与的过程：
1、准备相关方参与计划模板和相关方登记册；
2、评估相关方预期参与度和当前参与度；
3、分析相关方参与水平与预期不符的原因；
4、制定相关方参与的计划（含备选方案）。
有了目标相关方，需要根据目标制定一系列可行的计划。相关方参与计划可以是正式或非正式的，非常详细或高度概括的。为满足项目相关方的多样性信息需求，应该在项目生命周期的早期制定一份有效的计划；然后，随着相关方的变化，定期审查和更新该计划。相关方参与计划为管理相关方期望提供指导和信息，是项目管理计划的一部分。
三、管理相关方参与的过程：
1、引导相关方参与，以便获取、确认或维持他们支持项目成功的持续承诺；
2、通过谈判和沟通管理相关方期望；
3、处理与相关方管理有关的任何风险或潜在关注点，预测相关方可能在未来引发的问题；
4、澄清和解决已识别的问题。
有了目标、计划，执行力是关键。本过程需要具备一定的沟通技能和人际关系与团队管理技能。本过程的主要作用是，让项目经理能够提高相关方的支持，并尽可能降低相关方的抵制。管理相关方参与有助于确保相关方明确了解项目目的、目标、收益和风险，以及他们的贡献将如何促进项目成功。管理相关方参与是与相关方进行沟通和协作，以满足其需求与期望，处理问题，并促进相关方合理参与的过程。识别和规划过程可以在某几个时点开展，管理和监督过程需要在整个项目期间开展。
四、管理相关方参与的过程：
1、检查相关方参与效果，将相关方参与水平与预期对比；
2、如果相关方参与效果不及预期，启用适当的备选方案或执行新的参与计划；
本过程的主要作用是，随着项目进展和环境变化，维持或提升相关方参与活动的效率和效果。监督相关方参与是观察项目相关方参与情况，并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。过程需要在整个项目期间开展。对比相关方参与水平通常使用相关方参与度评估矩阵（在管理方法一节细讲）。
相关方管理的输入与输出
一、相关方管理的输入
为了提高相关方管理的效率，应该使用一些含有相关方信息的文件来帮助我们识别相关方和制定相关方管理策略。在过往项目中，做相关方管理时使用到了如下文件：项目立项可研报告、项目成员名单、项目进度计划、项目会议纪要、项目合同协议、相关方检查表、项目管理资源库。
每个组织的项目管理成熟度不同，含有相关方的文件也不同，还可以包括如下文件：
•项目章程：包含项目目的、目标和成功标准、关键相关方名单、项目经理及其职权、项目发起人和其他领导的职权等。
•商业论证：项目章程的主要输入文件，包含商业需求、成本效益分析、论证项目合理性并确定项目边界。
•沟通管理计划：包含相关方的沟通需求，描述与相关方沟通的方法、形式和技术。
•资源管理计划：包含相关方的角色和职责的信息。
•风险管理计划：可能包含风险类别、风险偏好，有助于选择最佳的相关方参与策略组合。
•经验教训登记册：与管理相关方参与有关的经验教训。
•问题日志：记录了与相关方有关的问题，所记录的问题可能为项目带来新的相关方，或改变现有相关方的参与类型。
•变更日志：可能引入新的相关方，或改变相关方与项目的现有关系的性质
•项目沟通记录：记录了根据相关方参与计划与相关方展开的项目沟通。
•组织过程资产：是组织所特有并使用的项目过程、政策、程序和知识库。
•事业环境因素：是指项目团队不能控制的，将对项目产生影响、限制或指令作用的各种组织内部或外部条件。
二、相关方管理的输出
相关方登记册和相关方参与计划是相关方管理的主要输出和使用最频繁的文件，相关方登记册用来记录已识别相关方的信息，包括（但不限于）：身份信息、评估信息、相关方分类。相关方参与计划确定了用于有效引导相关方参与的管理策略和措施。在项目中，为了方便使用，我将两份文件整合为一份。
除了本过程新产生的两份文件外，本过程充分分析相关方并与相关方交互，需要更新其他项目管理过程产生的文件，包括但不限于如下：
•需求管理计划：相关方可能会影响规划、跟踪和报告需求活动的方式。
•沟通管理计划：记录相关方的沟通需求和已商定的沟通策略。
•风险管理计划：描述如何安排与实施风险管理活动。
•假设日志：记录会影响与具体相关方互动的各种制约因素。
•问题日志：记录过程中产生的新问题。
•风险登记册：记录过程中产生的新风险及应对措施。
•变更请求：管理相关方参与可能导致项目范围或产品范围变更。
•经验教训登记册：记录管理相关方参与的有效或无效方法，以供当前或未来项目借鉴。
•工作绩效信息：相关方参与水平与预期参与水平比较的数据。
相关方管理的方法
一、项目相关方管理的时机
相关方识别和规划参与应根据需要在整个项目期间定期和不定期时点开展，一般要在不同的里程碑阶段开展上述过程：项目启动、产品设计前、项目立项前、产品发布前、产品运营前，以及在项目人员变动、公司组织架构变动、市场环境或行业政策变化、需求或风险或问题状态变化时。
管理相关方参与和监督相关方参与需要在整个项目期间开展。
二、数据收集方法
数据收集方法主要用于识别相关方和规划相关方参与过程。识别相关方过程，可以使用的方法包括：访谈、头脑风暴、问卷调查、焦点小组。标杆对照用于规划相关方参与过程，将相关方分析的结果与优秀项目的信息进行比较，形成改进意见。
三、数据分析方法
数据分析主要用于识别相关方、规划相关方参与、监督相关方参与3个过程。
在识别相关方过程，一般需要进行相关方分析，文件分析。相关方分析是分析相关方在组织内的位置、拥有的资源和能力、与项目的利害关系、期望、态度（对项目的支持程度），以及对项目信息的兴趣；文件分析是审核和评估含有相关方的文件，以识别相关方和其他支持性信息。
在规划相关方参与过程，可能需要分析当前的假设条件和制约因素，以合理剪裁相关方参与策略。开展根本原因分析，识别是什么根本原因导致了相关方对项目的某种支持水平，以便选择适当策略来改进其参与水平。还可以使用SWOT 分析，分析相关方的优势、劣势、机会和威胁。
在监督管理过程，为了确定相关方在项目任何特定时间的状态，应进行相关方分析。也需要开展根本原因分析，确定相关方参与未达预期效果的根本原因。在相关方参与效果没有达到期望要求时，应该开展备选方案分析，评估应对偏差的各种备选方案。
四、数据表现方法
在识别相关方过程，使用权益利益方格将相关方按需要对相关方的关注程度分为4个类型：重点管理、令其满意、及时告知、保持关注。权益利益方格基于相关方的职权级别（权力）、对项目成果的关心程度（利益）、对项目成果的影响能力（影响），或改变项目计划或执行的能力，每一种方格都可用于对相关方进行分类，适用于小型项目和相关方与项目的关系很简单的项目。
在规划相关方参与和监督相关方参与过程使用相关方参与度评估矩阵来展示相关方当前参与水平与期望参与水平的状态。按相关方参与水平将可相关方分为5类：不了解型、抵制型、中立型、支持型、主导型。
思维导图也常作为相关方管理的数据表现方法，数据分析时都可以用思维导图作为数据表现工具。
五、相关方管理相关会议
在相关方管理过程中，常常会组织各种会议来收集信息、讨论策略、做出决策等，这些会议包括（但不限于）如下：
焦点小组（座谈会）：针对某个问题，主持人引导大家进行互动式讨论，但是主持人自己不参与讨论，不发表观点。
头脑风暴：用于在短时间内获得大量创意。头脑写作，让个人参与者有时间在小组创意讨论开始前单独思考问题。
状态会议：属于项目例会，应定期组织反映项目进展、反馈风险。
每日站会：每日固定时间开展，项目团队和主要相关方就前一天的成绩和问题以及当天的工作计划展开讨论。
回顾会议：回顾相关方管理策略，评估实施效果是否符合预期，继续实施、或调整、或用备选方案。
项目开工会议：通常意味着规划阶段结束和执行阶段开始，旨在传达项目目标、获得团队对项目的承诺，以及阐明每个相关方的角色和职责。开工会议可能在不同 时间点举行，具体取决于项目的特征。对于多阶段项目，通常在每个阶段开始时都要举行一次开工会议。
决策会议：就资金使用、继续/终止项目，里程碑审查等决策点召开，邀请关键人物做出决策。
问题解决会议：研讨会的一种，针对已发生的问题，商讨解决方案。
六、人际关系与团队技能
相关方管理理论可以帮助刚从事项目管理的人找到相关方管理的方向和路径。但在实施相关方管理过程中，项目经理可能会遇到各种阻碍，这就需要我们不断的锻炼个人的软技能以提升相关方管理的效果，这些技能包括：沟通能力、演示、谈判、领导力、积极倾听、观察和交谈、人际交往、冲突管理、文化意识、政治意识等。
