(一)我们每天都在提交方案
根据市场需求,我们开发一款新产品,总经理说道:提交一个产品开发方案;产品开发过程中遇到技术问题,技术总监说道:提交一个解决问题的方案;产品打样过程中,遇到一些工艺问题,项目经理召集大家:我们一起讨论一下工艺解决方案。方案不分大小,细细想来,其实我们每天都在提交方案,即便是一个小会议讨论的问题,也是一个提交方案、讨论方案的过程。
(二)提交方案就是为了让方案通过
项目经理拟制了一个产品开发项目方案,并召集管理部门进行评审,希望该项目得到公司管理层的支持,以便于后续顺利的开展项目。但因为对项目风险分析不够细致,管理层表决暂停了该项目,指定项目经理对项目风险做细致分析后再进行评审。
方案提交时为了让方案通过,但不要想当然的认为,方案提交了就应该被通过,方案被否定是正常的情况。在提交方案之前尽可能的预想到所有不被认可的可能性,并积极地思考对应的解决方案,将有助于方案的通过。
(三)书面方案与口头方案的区别
书面方案是对方案进行正式的、详细的描述,即便不需要在现场进行解释,读者也能够通过阅读对方案内容有详细的了解。比如我们的商业论证报告,产品开发报告,就是典型的书面方案形式。对于正式的商务性质的方案提交,我们更加侧重于使用书面方案的形式。
而对于日常工作中我们的一些问题解决方案的讨论,更侧重于口头方案的形式。我们以ppt的形式对方案进行概要汇总,并在会议上对参会人员进行讲解,两者配合达到方案传递的目的。
(四)制作书面方案的好处
书面方案并不只是文字的堆砌,制作书面方案有利于我们理清自己的思路,可以让我们在讲解方案的过程中言之有物。我们不难发现日常工作中,有很多同事感觉知道的非常多,但真正站到讲台上去讲说,却发现很多东西根本讲不出。很多人所谓的“不善表达”,本质上是他自己就不知道应该讲些什么。如果能在演讲之前将所要演讲的内容整理成书面方案,就能够理出内容的前后逻辑关系,从而站在讲台上能够做到言之有物。
(五)如何提高书面沟通能力
书面沟通能力取决于两个方面:
1. 对方案进行合理的思考
2. 向对方进行妥善的表达
自己对方案内容有深入的理解,并且能够向对方进行妥善的表达,才能让听者有恍然大悟的感觉。如果自己对方案内容理解的不够透彻,纵然你具有妥善表达的技能,也会让对方感觉不太理解你的逻辑。又或者自己理解的很透彻,却缺乏妥善能表达的能力,只会让听众感觉云里雾里。
后续的章节将对合理思考及妥善表达所需要的技能及步骤详细解说。