读书笔记系列：《番茄工作法图解》
整理人：CLBJ 公众号：进击的大脑
什么是番茄工作法？番茄工作法要求在每天早晨做计划，为自己当天分派为数不多的活动。先分析每日需解决问题及真正的问题所在，即“我想达成什么结果”，然后专注于能带来该结果的活动。每个番茄钟结束后，重新考虑刚才所专注的活动，是否仍然是重中之重？重新评估活动的优先级，最重要的一项待办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事，而不是别的事情。
你要做的就是定好25分钟番茄钟，然后全然专注于手头的任务。如果番茄钟响铃，25分钟结束，而任务还没完成，这并不代表失败。相反，这铃声在为你已连续地工作了一整段时间而喝彩。
有什么用？
一项探索活动或开发活动要花的时间，没法提前预知，只能估计得尽量接近。总是把估计值当作承诺，无论是对自己或对同事，都会造成不必要的焦虑。为避免此类困境，番茄工作法只计算番茄钟。就算最后期限迫在眉睫，你也能花25分钟专注于该做的事。然而也应该做到随时沟通，让相关人员看到事情进展。
将最重要的活动排到第一位，并全力以赴去做，有一种脚踏实地的安全感，否则注意力会一直被这样的问题扰乱：“我现在真的在做最重要的事吗？”番茄工作法中，当活动加入“当下清单”时，这个虚拟列表是二进制的，它只有两种状态：现在有一件事做；现在没有事做。这有利于提高注意力输出效率。
它的优点
（1）战略层
有助于保持全局眼光
每个或若干个相同类型番茄钟结束后，利用中间休息时间重新审视原内容的关键性和可行性。当环境发生改变，影响到我们手头工作的价值时，我们应该接受这种变化，或许还要调整原先的优先次序，再选择改变下一番茄钟的活动。让自己跟随时间及环境变化，不断更新对真正的问题所在的分析和认识，即“我想达成什么结果所需解决的当前问题是？”，然后专注于能带来该结果的活动。
有助于坚持和习惯养成
在番茄工作法中，1个番茄钟等于25分钟的努力。这是一个不可分割的抽象单位，是一段“一视同仁”的时间。你的基本承诺是，花上25分钟，尽可能地努力做好。在这段时间内，关键不在于当前活动是否能在当前番茄钟内完成，关键是在这一刻你尽了全力。
良好的学习过程包括：计划、学习、反馈、修正。每完成一个番茄钟（这一可见目标），个体的情绪脑就会得到加强和激励，番茄钟让你感到奖励就在眼前，而且与最终目标越来越接近。
（2）战术层
短期：有助于排除其他干扰，保持专注与投入。
工作记忆的容量有限。举例来说，我不能分心同时处理两个问题。如果我正在忙于一项任务，然后注意力突然转移到其他事情，等我回到刚才在做的事情上时，就得多花时间让自己回到轨道上来。这就是环境的频繁变化会降低生产力的原因。
长期：有助于训练注意力集中，形成条件反射。
条件反射和非条件反射都不是孤立存在的，但不同于条件反射所需的后天训练，非条件反射是与生俱来的。 一个日常生活的例子：因为每晚临睡前都要刷牙，所以我现在挤牙膏的时候就已经困了。同样，可以通过番茄工作法训练大脑，一扭启番茄钟，就把注意力集中；一到番茄钟响铃，注意力就放松下来。就连咔哒作响的声音现在也能加强我的注意力。这些都是条件反射。
具体操作
番茄工作法流程：计划 → 执行 → 评估 → 应用
1、计划
番茄工作法要求在每天早晨做计划，为自己当天分派为数不多的活动。先分析每日需解决问题及真正的问题所在，即“我想达成什么结果”，然后专注于能带来该结果的活动。每个番茄钟结束后，重新考虑刚才所专注的活动，是否仍然是重中之重？重新评估活动的优先级，最重要的一项待办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事，而不是别的事情。
如何去安排计划？
在一天的开始，从积压的工作（称为“活动清单”）中提取最重要的活动，填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。“今日待办”表格是在时间段限定内的承诺。某件事你今天不打算做，就别把它填进去。
为避免一头扎进不太重要的活动，要记得定期评估活动的重要程度，即从“今日代办”提取到“当下清单”。“当下清单”并不是番茄工作法要求做的真实表格，只是我自己取的一个概念，指我在现在、此刻关注的事情。在我脑海中“当下清单”是二进制的，只有0和1。
如何设置番茄数？
要完成某项活动，需要花多少个番茄钟？预估值4表示一项活动预计从开始到完成需要花费4个番茄钟。因为番茄钟的原子性，不能使用小数，如1/2或2.2个番茄钟是不行的。
预估超过7个番茄钟的活动：说明它太复杂了。需要拆分这项活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行，各自有预估值。活动越大，预估越不准。
预估不够1个番茄钟的活动：可以在它旁边标个0。并不是说它要花0个番茄钟来完成，只是表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。稍后在选择活动填入“今日待办”表格时，可以将几项这样小于1个番茄钟的活动合并到一起，将它们写在同一行，当作一个活动来对待。
如果事前预估与实际所花工夫之间经常不一致，有以下两种可能的原因：
做预估的方法或能力有待改进；
工作开始后，又出现新情况、新问题，使得环境发生改变。
工具：纸 + 铅笔
（1）纸
“活动清单”：近段时间所要进行活动，无优先级排序，不需每日换新的。
“今日代办”：当天所要进行活动，重要性优先级排序，需每日换新的
→ “当下清单”：当前番茄钟所需执行内容，即为最高优先级。
“记录”表格：记录所采样的流程指标，以便对流程改进，包括中断数及中断情况等都可记录于此。
（2）铅笔
将预估番茄钟数写在“活动清单”表格每个条目的右边。当然是用铅笔，这样如果我稍后遇到新情况，想要调整预估值的话，数字还可以修改。
2、执行
2.1 番茄钟实操指南：during 25min
在我看来番茄工作法只是让你提高单位时间的注意力输出效率，而非关键问题的解决效率，并且我们个人很难真正有效估计计划项目所需时间。
我们所需做的是将优先级重要事务，然后花25分钟专注于该做的事。结束后，休息3-5分钟，重新评估重要性及优先级。每一位番茄工作者都有自由去体验、改进，找到自己的最佳步调。
如何执行番茄钟？
不要在番茄钟进行中切换到另一项活动。不要一时冲动，在番茄钟一半的时候随便切换到其他活动。事实上，光是有这个切换的选项横在中间，也是经常性的干扰。也不要在一个番茄钟中间停下休息，这会让你失去节奏。
如果番茄钟进行一半，你当前的工作已经完成，就用剩下的时间进行“过度学习”。例如我提前做完这件事，就会再回顾一下所做的或重复一下所学的，看看刚才的工作是否可以改进，或透过字里行间发现新结论……直到番茄钟响铃。
2.2 面对中断：during 25min
（1）内部中断：跟踪记录，并分析内在原因（可视化），纳入计划或删除。
某些内部中断是没法阻止的。急着去洗手间的时候，就得去。如果去之前你看了一眼时间，当前番茄钟还剩10分钟，那回来后还能继续完成剩下的部分吗？不行。如果任务被放下了，当前番茄钟都必须作废，也不应该画Ｘ。你得扭启一个新的25分钟番茄钟代替它。如果需要，可以先休息一下再开始。
（2）外部中断：比较重要性和紧急程度（from：他人）
① 刻不容缓：作废番茄钟。
② 可以搁置：记录A后继续当前工作内容 → A稍后处理。
每遇到一次外部中断，就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。写下来，不让它占脑子，而且确保你会在未来的计划中把它考虑进去。ps：为了促进团队内部沟通，队友之间请教问题可以不计入外部中断。番茄工作法视为一种针对个人的时间管理方法。但它具有应变能力，用途也不限于孤立的个人。
2.3 番茄钟实操指南：after 25min
如何更好地休息？
休息时间可长可短，一般用3～5分钟，完全放下工作，分身出来，也远离其他任何挑战智力的动。可以喝点水，走两步，或者做一些对肩背有益的运动。休息之后你要决定：是继续进行同一项活动，还是切换到另一项。切换是因为重要程度有所改变，也可能只是因为上一项活动已经完成。
番茄工作法主张在25分钟时间段内专注进行高质量工作，接着进行5分钟的休息。休息时间做什么？方式很多，主要目标是让大脑充电补充能量，并且对之前吸收的知识进行后台处理。因此而言，应当抵制诱惑，不要在休息时间阅读电子邮件、阅读新闻、打电话，不要做对下一个番茄钟会造成额外压力的任何事情。
番茄钟期间的目标是专注的高质量工作，休息期间的目标则是专注而高质量的放松。按照以上原则，看着窗外发呆就要比聊天、读电子邮件省心省力。更极端的对比是睡觉和工作。
在每隔25分钟的常规休息之外，番茄工作法要求安排时间更长的阶段性休息。我将4个番茄钟作为一组，所以每4个番茄钟后，我进行阶段性休息。阶段性休息通常可以是15～30分钟的消遣。可以利用这段时间来清理办公桌，去一趟咖啡机那，或者到喜欢的社交网站转转。
执行注意事项：
（1）保持全局眼光
有一种精神状态称为“心流”，它具有以下特点：明确的目标、集中、专注、自我意识消失。心流是一种创造性的状态。如果保持心流的状态，效率不就提高了吗？不是的。心流状态下缺乏全局观念，创造力与统筹力难以并存。执行完番茄钟，时不时地，我需要纵览全局进行战略决策，部署行动，以便在下一个心流期间能够全身心投入这项行动中。
环境发生改变，而且影响到我们手头工作的价值时，我们应该接受这种变化，或许还要调整原先的优先次序。即使在万不得已的情况下，重新调整优先次序，即“选择当前活动”，也必须限制在某种场合下才能进行。
（2）拒绝拖延
在所有的可选方案中不断地做取舍，会带来焦虑，无法专心致志。我们有太多的选择，太多的决策，做真正重要事情的时间反而太少。“等一等，还有更完美的方案”其实是另一种形式的拖延。番茄工作法没有给“拖延”任何的机会。你只能前进，开始一个番茄钟，不必惦记怎样才能做到“非常完美”。
3、评估
为了避免第二天犯同样的错误，番茄工作法在一天结束前要做三件事：记录、处理和可视化，这些每日回顾工作，是改进个人流程的关键。
在每个25分钟的时间段（称为一个番茄钟）内，你要收集一些过程指标，收集全天工作流程的真实数据，要跟踪哪些数据，你自己决定，根据具体的工作状态而有所不同，但可以先从计算“中断数”和“完成番茄数”开始。然后，在一天结束时，将当天收集的数据归档，写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数，就把中断次数及原因写下来。
4、应用
每一位番茄工作者都有自由去体验、改进，找到自己的最佳步调。番茄钟周期越短，完成的次数也越多。如果经常遇到中断，你就应该考虑缩短番茄钟的长度。使用更短的周期，可以在过程中让你更容易集中注意力。周期越长，休息的次数就越少，但另一方面，每次休息的时间就要相应延长。
需要强调的是，不要频繁改变番茄钟长度，否则番茄钟数就不能作为用功的指标了。番茄工作法的默认时间表中，每隔三个短休息就要有一个长休息，但不是强制性的，而要根据你的角色和工作内容而定，包括工作场所和个人状态。
