4.2西方经典的时间管理理论

第一个,彼得·德鲁克《卓有成效的管理者》等相关著作

德鲁克提出了“时间是一种稀缺资源”、“一次只做一件事”、“要事优先”等等理念对我的时间管理理念构建影响非常大。

有效管理时间的3个步骤:记录时间、管理时间和统一安排时间。

德鲁克认为要实现卓有成效,管理者必须在5个方面有意识地养成习惯:

(1)必须懂得如何有效地利用自己的时间;

(2)重视对外界的贡献;

(3)不仅善于利用自己的长处,而且也知道如何利用上司、同事以及下属的长处;

(4)当知道如何将自己的精力集中在一些重要的领域里;

(5)善于做出有效的决策。

德鲁克在他的又一本著作《德鲁克论亚洲》中提到了“反馈分析法”就能有效地帮我们找到自己的优势长处和劣势短处,反馈分析法就是:当你要做一件重要的事情或一个关键性决定之前,你先写下自己预期的结果,9~12个月之后,你再把实际的结果与预期的结果进行反馈分析。这样你就能很快明白:自己哪一部分做得好,哪一部分还需要学习,哪些习惯还需要改变。

反馈分析法在某种程度上讲其实是“目标管理”的一部分,而作为目标管理的创建者,德鲁克在他的另外一本著作《管理的实践》中提出了:目标管理的SMART原则,也就是说,他认为不管是制定团队的工作目标还是员工的绩效目标,都必须遵循以下5个原则,也就是:目标必须是具体的,可衡量的,可达到的,并且与其他目标具有一定的相关性,以及必须具有明确的截止期限。想要达成目标,这5个原则缺一不可!

第二本,斯蒂芬·柯维《高效能人士的七个习惯》

被《时代周刊》评为“人类潜能的导师”的史蒂芬·科维博士在他享誉全球的著作《高效能人士的七个习惯》中提出了高效能人士有7个习惯:积极主动、以终为始、要事第一、双赢思维、知彼解己、综合增效、不断更新。

此外科维提出的“影响圈”和“关注圈”的理论对我的影响也非常深刻,现代人为什么会时常焦虑?就是因为我们很多人没有分清自己“影响圈”和“关注圈”的内容!影响圈,是一个人或者一个企业可以影响到的范围,比如个人可以保持时刻微笑,公司可以坚持每周开检视会议等等;

而关注圈,是一个人或者企业不能左右其结果,但愿意关注的范围,例如业务员可以关注公司里销售冠军的业绩,或者代理商关注厂商的新广告和新的促销方案等等。如果你把关注圈的内容错误地划分到了自己的影响圈里,你就很容易陷入焦虑。

在《高效能人士的七个习惯》这本书里,科维还首次提出了“时间管理四象限法则”:即我们可以把事情分成两个维度四个大类:重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急。

第三本,戴维·艾伦《搞定》

1、以视角和掌握为轴线建立矩阵,人可以分为四类:

1)拥有很高的视角和对全局具有绝对掌控力的“舰长和指挥官”;

2)缺乏视角,但善于掌控的“微观管理者/执行者”;

3)视角高度正确,但不善掌控的“空想家/梦想家”;

4)没有全局视角,也缺乏全局掌控力的“受害者/回应者”。

2、“自下而上”的目标管理原则,即从现状出发地规划自己的行动和目标。

3、借助外脑的延伸,清空大脑。因为大脑的天然属性决定了它是CPU,不是硬盘,储存记忆不是大脑的强项,所以善用工具,把事物赶出大脑,让自己再也不忘记。

4、流程化管理自己的时间,例如:掌控局面的系统方法是:收集-明确意义-组织整理-深思-参与/行动等等。

5、除了日程表,怎么处理那些没有固定截止日期,但又需要尽快完成的事务呢?针对这个问题,戴维·艾伦提出了“情境分类”原则,这个对世界的贡献非常大。他把事务按照情境分类,让我们可以在情境中快速参考,并快速选择,进行行动:

1)在公司:可以开会、与同事沟通工作等等;

2)在电脑旁:可以收发邮件、写各种工作报告等等;

3)外出:可以拜访客户、采购物资等等;

4)授权委托:询问处理进度,跟踪处理结果等等。

第四本,弗朗西斯科·西里洛《番茄工作法》

把时间分为三类:严谨的时间、休闲的时间和做选择的时间。

在严谨的时间里,例如在工作的时候,他要求我们要“专注”地工作,而专注力是可以通过训练进而提高的。

专注力的提升是一个过程,一开始很难进入专注的状态。通过番茄入门、记录打断、预估时间、让番茄更有效、排定高效时间表五个步骤,完成一个个番茄时间来提升自己的专注力,效果是很显著的。

第五本,博恩·崔西《吃掉那只青蛙》

博恩·崔西的《吃掉那只青蛙》,我在之前已经用一期节目的时间专门详细拆解过了,但由于它可以算得上是我步入时间管理领域探索之路的启蒙书籍。

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