《每天最重要的三件事》是时间管理大师张永锡的作品,作者通过设定21天的训练内容,帮助大家成为善于管理自己时间的人,成为追求幸福的行动家。
书中针对普通人越忙越乱、越乱越穷的死循环,给出了三种解决方案。
方案一,遵循FAST原则
F(Frog)--通过吃青蛙成为高效之人
李开复在接受杂志访谈时,提及时间管理,他说:有效率的管理我的时间,我首推“要事为先”这个准则。
高效之人不是每天做很多小事,而是把时间都花在最重要的几件大事上,秉承“要事为先”的宗旨。所以我们要勇敢的吃掉最丑、最难解决的青蛙。把最重要的事情做完了,哪怕当天仍有一些琐事没有完成,我们内心也不会那么焦虑,因为我们知道最重要的事情已完成,接下来的只会越做越轻松。
哪些事情算是青蛙?就是那些能帮助我们达成未来目标及愿景的事情。
A(Actionlist)--制定行动清单
早晨花点时间,列出1-3只青蛙5-7个蝌蚪的每日行动计划。每天在吃青蛙同时,也可以兼顾小蝌蚪,青蛙加上蝌蚪,就有了完整的每日行动清单。
这里有三个加速完成清单内容的咒语:
咒语一、列出足够少的事情,行动清单就能完成。在每日清单上只列出1-3只青蛙,5-7个蝌蚪。
咒语二、下一步行动是什么?为了让清单中的行动更容易完成,必须时常问自己这个问题。
咒语三、不想行动时,先来只蝌蚪尝尝,时间管理就是精力管理,在精力不好的状态下,还能够继续推动某些项目,这会让我们更加高效。
S(Slice)--拆解青蛙
某项任务非常庞大复杂,却又很重要,该行动时我们总会觉得自己没有准备好,所以,明知道是一件重要的任务,却不敢向前。
但如果我们将它拆解、切分,那么,这些高难度任务,就被分解成一个个具体的行动,去解决一个个小任务会顺畅很多。
将大任务拆解为单个的小挑战,在行动中可以激发出投入工作的兴奋状态,形成心流(Flow)的感觉。就像汽车的引擎被发动起来,我们的动能得以持续积累,一天都会充满干劲。
我们还可以使用思维导图和九宫格,梳理事情的脉络,找出最关键的行动。
T(Time)--时间感知能力
番茄工作法,最棒的一点就是明确了专注(25分钟)与休息(5分钟)的界限,工作时想到只有25分钟的时间,就会变得高度专注,同时我们也不会感到有压力,因为知道工作之后就会有5分钟的休息时间。这种方法可以让自己从高强度的工作中获得喘息的机会,接下来才能够更加专注的工作。
SWEET,是“Stop Working onEverything Else Time”首字母缩写。就是设定一个提醒自己切换的闹钟,在真正去做另外一件事情之前停下现在的工作,在切换状态时更加从容不迫,做事井井有条。
方案二,清空收件夹,将杂事加工成行动。
清空收件夹分为三步:收集杂事,将杂事加工成行动,贯通收件夹与行动提示系统。
杂事收集
由立即收集杂事的习惯及建立收件夹系统两部分组成。
把不断涌来的杂事立即收集起来,就是将杂事放在头脑之外,减轻心理上的焦虑和压力,才有空间和精力推进重要的任务。
将杂事加工成行动
用标准的流程来处理由杂事到行动的转变,并借由语法公式、建立系统、“捅人利器”等方法,快速处理各种任务。
语法公式:主语+动词+关键人物+想要获得的关键信息
主语:任务的执行人
动词:用在时间管理的动词多为打电话、当面沟通、外出、电脑、思考、规划
关键人物:任务的接收方
想要获得关键信息:任务完成需要的关键信息
贯通收件夹与行动提示系统
把不同收件夹内的杂事加工成行动,再把行动提示放在日程表、任务管理行动清单、参考资料库等不同的地方。
在杂事加工成行动的过程中,有四种处理方式--“捅人利器”:
捅:放入系统
人:授权他人
利:立即行动
器:马上丢弃
捅人利器,善用之,可以大幅减少杂事。
清空收件夹,就是让杂事有明确可以放置的地方,有明确的流程让杂事变成行动,最后做事的速度与质量因为有良好的行动提示系统而得到提升,这就是清空收件夹的目的。
方案三,每日重开机,通过检视更新自我
苏格拉底说:没有检视的人生,不值得活。
通过方案一、二的练习,已经构建了从杂事到行动的系统,学会了吃青蛙和清空收件夹的具体方法和各种工具,但是仅仅做了这两件事是不够的,因为过一段时间就会发现,随着外在环境的变化,时间管理系统运转不畅了。这时就需要使系统具有更新的能力--每日重新开机。
一、STAR神盾
S:日程表。日常重要时刻点,如:约会、会议、会面。
S:任务清单。一年内大小任务,以及较高层次的目标、年目标、五年计划、价值观、人生目标等。
A:行动清单。包含近期任务的下一个行动及零星行动。
R:资料夹。存放静态文档,当任务需要时,能够随时拿出文件,顺利推进任务。
二、晨间日记
在新的一天开始之时,先检视自己昨天的任务清单完成情况,找出好的以及不足的地方,记录下来,制定并调整今日的任务清单。
晨间日记就是通过每日记录,定期回顾,以此找到可改进的漏洞。晨间日记,就是为检视自己而写。
这种自我检视的过程,就是帮助自己归纳整合信息、做批判性的思考、不断升级自己的人生操作系统的过程。
三、每周检视
检视的时间只需一二十分钟,快速看一下一周经历的一切,对未来一周需要推进的事项做到心中有数。
每日写日记,可以检视一日,隔七天阅读日记,正好做每周检视,从更高的视野检视,才能确保短期任务和长期目标的一致性。
晨间日记是一个记录工作和生活历程的资料库,可以回看过去行走的轨道,望向未来的目标,正是这样一个持续记录的过程,让我们知道如何修订生活与工作的角度,向目标继续前进,拥有一个值得拥有的人生。
这就是《每天最重要的三件事》干货内容。当然,我们必须从阅读者变成实践者,因为时间管理是一种需要知行合一的能力,一方面要阅读前人的经验,学习以前不熟悉或不知道概念,另一方面则要实践,并且内化为习惯。