4D时间工作法,可以精进,将目标明确,提高工作效率!
第1个D:Delete删除:信息与任务繁多时,发现插队任务可以不用做,那就删掉它,比如上网去买个零食,这样非刚需非紧急的事情。
第2个D:Delegate给合适的人做:弄清需求后,你判断此事不是非要自己做不可,可以根据猴子法则,把问题----也就是“猴子”,交给合适的人去运送。
合适,意味着运猴子的人,能力适配,即不是高配,浪费资源,也不是低配,完成不了;其次,意味着运送这只猴子对司机而言,是有利的事。
猴子管理法并不是踢皮球,其核心思想是把事情交给“合适”的人去做。比如第三集中“无头苍蝇”碰到的第三象限的问题,就可以用“猴子管理法”来化解。
首先是下属急于设计海报的问题,谁是把“猴子”送到目的地的合适人选?当然是“下属”自己,因为这是他的本职工作,护送好这只猴子,对他的能力提升是有帮助的,不能因为遇到问题,就试图把自己的“猴子”车丢给上司开。
作为上司需要给下属锻炼机会,不是帮他运“猴子”,而是要指引和监督,让他自己开车送过去。要想让一个人成长,培养他的能力和责任感,唯一的方法就是给他责任;另一个是同事急于投资的问题,搞理财投资并不是“无头苍蝇”的主业,而且当时的情景更不容许他在这方面耽误时间,在“无头苍蝇”明白猴子管理法之后,意识到他自己并不是“投资猴”合适的运送司机,应该另找其人。
画面重现“无头苍蝇”内心独白:“是啊,当时该把这只‘投资猴’送给那个专门搞理财投资的同学,这样一举两得,即帮同事解决了投资疑问,又帮同学找到一个潜在客户,岂不甚好。”好了,第三集的悬念揭晓完毕,应该也清楚“Delegate”给合适的人做是怎么用了,我们继续回来看第3个D是什么。
第3个D:Delay推后做:此事必须由你做,但不是“马上”就得做,比如,陪女友吃饭,拜访长辈什么的,如果不必马上做,那就先记在你的“四象限清单”里,并告知对方大概会在何时处理,这点很重要,一方面可以让对方安心,取得良好的沟通效果。
另一方面,你能掌握时间的主动权,不然因为这件悬而未决的事情对方还可能会不断来询问你,要是碰上急性子的人,来个“夺命连环call”岂不是更麻烦。事情记完后,就可以继续原来的工作。
第4个D:Do立刻做:此事必须由你本人现在亲自做,比如你领导要你马上过去做紧急汇报,那没什么说的,记下当前工作的状态,目的是为了思路中断后,回来时能快速接回。然后,立刻着手新任务,也就是说,唯一能让你重新上车的,是 “消防车”。
必须由你去救火,但通常而言,用4D法过滤后,能流到这里的事件并不多,就像大马路上偶尔会开过一辆“消防车”的道理一样。
另外,补充下,应对外部干扰并不只是个人的事情,更应该是公司层面的事,如果大家一起遵守交通规则,把办公室当成安静的公共场所,养成手机挂震、轻声交谈、不随意打扰他人的工作习惯,势必会降低每个人的因干扰带来的时间消耗成本。很多知名的高科技公司,都已经尝试用“低噪办公室”、“无干扰工作时段”等方法来提高公司整体的工作效率。
Joyceli
20200110