老司机说：能够减少你处理邮件数量的方法就是要再发一封邮件！
壹 . 引言
相对于你每天要处理的大量的电子邮件工作，你还有一些更浪费时间的事情，比如你在看的这篇文章，因此随时随地上网浏览看朋友圈是比你筛选邮件更加浪费你生产力的活动之一。
如果你还是坚持继续往下读，我已经那么温柔的提醒你了，那么你可能是下面两种情形之一：
1. 你是一个根深蒂固的时间浪费者，即使再怎么提醒，你还是要忍不住读下去；
2. 你已经被电子邮件淹没了，迫切的想找到一些有用的建议；
不论是哪种方式，我还是想提供一些建议，希望你最终能接受这些建议，尽管这些建议看起来有些违反个人的直觉，但是却有用：能够减少你处理邮件数量的方法就是要再发一封邮件！
我不是一个营养师，所以我真的不能说早餐是一天中最重要的一餐，但作为一个项目经理，我每周一上午发送的第一封邮件是我一周中最重要的一项工作。
实际上我指的是我每周发给所有项目组成员的项目周报电子邮件，我已经发了几百封这样的电子邮件，而且都是使用相同的模版，这样做会显得更简单、全面和强适应性。
我看过各种不同类型的项目周报工作模版，因此，也建议你选择一个合适的模版格式，并长期坚持下去，通过这种方式可以看到你每周是如何向着目标前进的。
贰 . 周报中要显示“亮点”
“亮点”是周报中最有趣的部分，但是有趣和重要并不是相互排斥的；在一个公司中，通过分享成功的故事对于团队的氛围建设是十分有用的，要知道，即使是在一个小公司，员工也可能变得更加孤独，感觉自己做了大量的工作，却往往不被重视。
所以你的周报邮件中要将你所做工作的“亮点”展示出来，如已经完成的一笔交易、筹到一笔资金、新产品升级以及新的项目成员加入等等。无论好消息是大是小，都需要让整个项目团队能够从中受益并进行分享。
叁 . 周报中也要暴露“不足”
这一部分不好玩，但是也同样重要，“不足”部分应该包含更多的坏消息或者一个风险列表，表示我们已经做错了哪些事情。
考虑到这是一个建设性的自我评估的机会，通过“不足”这部分来反应一个可以让事情做的更好的地方，让整个项目团队更加专注于问题的改进。或许下一周，你的“不足”就会转换成为“亮点”.
肆 . 周报的核心是展现交付成果
即将形成的交付成果是周报的重点，可以看作是心脏部位。通过你的待办的任务清单，将任务的优先级以及需要形成的交付成果列出来，这样可以让每个项目组成员感受到你在这一周对他们的期望是什么。
如果说即将形成的交付成果是整个周报邮件的心脏部位，那么过去已经完成的交付成果是肺部或者其它一些重要器官。
就任务清单而言，这仅仅是项目经理一个良好愿望的集合。一个已经完成的任务列表可以让你感觉到自己的责任，将上周已经完成的交付成果和“亮点”部分放在一起，最终形成一个整体的周报电子邮件。
伍 . 要关注质量而不是数量
项目周报不能敷衍了事，尽管写项目周报可能需要花费你相当长的一段时间，但是随着你逐步深入了解项目的进展，特别是可交付成果部分，你会发现，你在将来会节省更多的时间。
通过周报，所有项目成员每周更新的内部电子邮件数量会明显减少，这种周报更新的流程和方式会让项目成员觉得这是分享并记录所有重要信息的中心，而标准化的格式可以很容易在你的收件箱中找到你所需要的信息。
