如何统筹规划几件事——有策略的多事务并行的方法

很多人都对多事务并行非常感兴趣,也就是想要同时干几件事情,每件事情都干好,一举成为行业小能手,让人羡慕嫉妒恨。

为啥人们会对同时干几件事情感兴趣呢?

因为同时干几件事情,会让人看起来有很多事情做,也会让人看起来很有能力、很有效率,且不管最后事情做成与否,都会让人感觉到自己忙忙碌碌的很有充实感和成就感。

为啥人们会喜欢忙呢?

因为人类大脑的机制,以及社会的机制,决定了我们人即使丰衣足食啥都不用做也可以很好的情况下,也不能闲待着,会让人无聊到发疯的。这也是为啥在人类的领域内,「留白」其实是一种很强大的技能。例如在与人沟通时,适当的沉默,能带给人很强大的压力。

对多数人而言,讨厌「空白」时间的存在,讨厌「闲着」被人说无所事事,宁肯找点什么事情让自己忙碌起来,哪怕这件事情对自己而言也没有什么意义,也算挺「无聊」的。

在我们正统的社会观念里,当你处于某种核心的地位,或者你有很强大的能力时,才会有很多事情找到你这,才让你非常的忙碌。这话反过来说,如果你是在同时做很多事情,看起来非常繁忙的话,意味着你可能很重要,你可能很有能力。这种被人「看起来」很重要、很有能力的感觉,会让你觉得很爽、很有成就感,因而不管你是否忙或者不忙,你都要让自己看起来忙碌起来。

当然,也有很多人因为所从事的行业,因为所做的事情的原因——其实,也是因为他所处的位置——他确实很忙,一时间内有很多事情要做,想要能够在短时间内快速的搞定这许多事情,多任务并行就是顺理成章的选择。

当然,也有些人是因为一时间确实有很多的事情要做,想要找到能够快速完成这许多事情的方法,多任务并行看起来就是顺理成章的选择。

不管你是真的很忙、有很多事情要做,还是想看起来很重要而要同时做很多事情,我们都可以尝试找一些方法,让自己做到多任务并行的状态。

那么,究竟该怎么做到多任务并行呢?

我们最直接、最常用的一种方式是利用等待时间。在一件事情的等待时间里,去做其他的事情。

比如一些事情,做到一定程度之后,需要其他人的配合,要等待其他人做出的成果之后,才可以继续推进。在这等待期间,就可以安排其他的事情来做。

还有一些事情,做到一定程度之后,本身就需要做一些酝酿,要发酵一段时间。同样,这个酝酿时间就可以拿来做其他的事情。

互联网时代的早期,网络带宽都很小。这时候上网,打开一个网页都可能需要十几秒、几十秒甚至更长的时间。

一个合理的查看网页的方式是,看到一个不错的链接,在新窗口打开,然后就不管了;接着继续在当前页面浏览,再看到不错的链接,再打开。等一段时间后,所有页面都打开了,就可以一个一个的浏览了。

如果打开一个链接,自己呆呆的盯着空白页面,慢慢地等着一直到页面出现,这种做法,着实有些傻。

在有些情形下,等待时间是被动出现的,事先很难预计到。在这样随机出现的等待时间里,安排做其他的事情,最好要事先准备好,做一些短小的任务,这样可以在被动等待的时间里能完成这个任务。关于这类等待时间的利用,可以参考我关于「碎片时间」利用的回答。

而在很多情景下,等待时间是可以预计出来的。此时,就要从整体上考虑几件事情中可能出现的等待时间,做统筹调度,安排在各个预计可能出现的等待实际里做合适的事情。

在对预期并行的任务做统筹考虑时,一种比较好的做法是尽可能的把每件事情都切分成足够小且相互独立的子任务,比如三五分钟的子任务。那么,在任何一件事情出现等待时间时,都可以穿插做其他事情的任务。这种做法,其实是把一个完整的任务,切分成碎片任务,利用碎片等待时间处理碎片任务,也是「碎片时间」利用的核心方法的体现。

从理论上来说,无论哪种多任务并行,其效率也是浪费的,因为只要是多任务并行,就需要做任务的切换。任务切换时,都会涉及到重新进入任务、熟悉任务之前状态的过程。而这个过程在一次性的把一件事情做完的过程中,是基本不存在的,而在多任务并行切换时,是重复性的动作,是带来时间的浪费的。

当然,一件事情中间等待酝酿的时间很长,如果只是空等,更是浪费时间,自然不如做一些其他的事情更好一些。

如果从人体机能角度来说,最好的一种多任务并行的方式是,把两种「不同类型」的任务放在一块并行处理。

怎样的任务算是「不同类型」的呢?比如一种是需要思考的,一种是不需要思考的;或者两种都不需要思考,自然反射的事情,放在一起也可以。不过,两类都需要思考的事情,是很难放在一块并行来做的。

所谓「不同类型」的事务的划分,主要是跟大脑和人体机能运作的方式有关。

脑科学的研究表明,人的大脑分为三种类型的脑:

一种类型的脑是直觉脑,掌管类似于动物一样天生就有的直觉反射。直觉脑的好处是可以多线程,并且反应速度很快。这种脑是几乎不需要思考,依靠直觉做出反应。

比如看到老虎,我们转身就跑,这是先天的直觉条件反射,不需要思考。又比如开车,在经过学习训练后,我们就能够手脚同时做很复杂的操作,来掌控车辆,这是通过后天训练的直觉反射,也几乎不需要思考。

另一种类型的脑是理性脑,掌管着人类的理性、逻辑思考。如果说直觉脑是人类作为生物,在千百万年的进化中,自然选择出来的话,那么理性脑是人类在构建人类社会的过程中,人为选择并新发展出来的大脑。

据科学研究,理性脑基本位于人们的大脑皮层的,能够让人们思考的深入、有条理、有逻辑。但是,理性脑是单线程的,运行速度相对比较慢,而且非常耗能量。我们在社会活动中做很多事情,都是依靠着这个理性脑,比如我们传统意义上的工作、学习、社交等。

还有一种类型的脑,叫做存储脑。存储脑是运行在后台的,俗称为潜意识。这种潜意识的大脑,跟理性脑虽然没有直接冲突,但在运行时相互之间会抢占资源。

了解了三种大脑的基本特点和运行方式,我们就可以考虑怎么去更好的做多任务并行了。

首先,通过直觉脑做的事情,原则上是可以任意多任务并行的,只要多个任务之间所使用的肢体或器官——也就是输出工具——是没有冲突的。比如上面提到,我们在学会开车之后,可以手脚并用的开车,而且不用思考、配合默契。

我们可以把一些要经常做的事情,通过学习和训练,养成一些习惯,类似开车一样,成为一种后天培养的直觉反射。我们可以很容易的用直觉反射的方式,去做那些成为了习惯反射的事务,而多个习惯是可以在一定限制下,多任务并行的。

其次,理性脑的单线程以及高耗能的特性,决定了理性脑在做事时,无法多事务并行。如果要多任务并行,也是前文描述的那种见缝插针式的利用等待时间,去处理其他的事务。

但是,我们看到,理性脑和直觉脑是类型完全不同的两种脑,它们两者在运行时,是不会产生冲突的,因而是可以并行的。

因此,我们可以考虑,把理性脑擅长的事务和直觉脑擅长的事务,放在一起多任务并行处理。在理性脑处理理性的事务时,可以安排一些直觉脑做的直觉事务。例如我们完全可以在跑步的时候,去思考一些很重要的、理性的、逻辑严密的商务问题。思考问题的过程,并不会影响我们的直觉脑所掌控的跑步,甚至躲避迎面而来的人等。这两件事情,放在一块并行处理,是高效且安全的。

还有一种多任务并行的处理方法,就是利用存储脑,也就是利用潜意识。问题是,该怎么做到呢?

我们可以把一些事情,放到存储脑的潜意识当中,然后就不去管它了。在正常时间里,我们可以做一些习惯性的事情,也可以做一些需要理性思考的事情,随便做什么。潜意识把我们放进去的事情不停的打磨、酝酿,到一定时候,就会以灵感或者顿悟的方式,给我们一些答案。

这种多任务并行的方式,看起来不像是多任务并行,但实际上也是一种非常好且高效的多任务并行的方式,而且会非常的有创造力。

以上所述的多任务并行的方式,主要是针对个人的时间和任务管理。如果你在一个组织里,或者你有外部力量可以借用,我们完全可以用「外脑」的方式,来实现更加高效的多任务并行。这种多任务并行的境界就更高一层了。

若我们有一定的能力、有一定的权力或者有一定的影响力,我们还可以把事情委派给其他人去做,而我们自己则专注于做最体现自己价值的事情。我们委派任务的「其他人」,成为了我们的「外脑」或手足。我们则是核心的大脑,是统筹调度者,跟进委派给别人的事务,监控为派给别人的任务。这样,可以非常好的实现多任务并行。

不过,这种多任务并行,不再是我们个人的事情了,也不是仅仅使用我们个人的力量,而是使用一个工作体系的力量。我们看,无论大到人类社会整体,小到一个商业团队,都是这种分工合作的多任务并行的工作体系。

话又说回来,虽然不同类型的大脑,负责不同类型的事务,但是在我们社会生活中,我们用到最主要的大脑还是我们的理性脑。

理性脑的单线程、低运算速度以及高耗能的特点,决定了它在运行时,会耗费大量的能量和资源,其中很重要的一种资源就是注意力。

多任务并行的话,会让理性脑超负荷运行,进而效率低下。因而,如果在以理性脑为主的事务中,尽可能的不要多任务并行;若能够单线程、一次性的把一件事情做完,那就尽量专注的、一次性的把这件事情做完;这件事情做完之后,再考虑做其他的事情。

再进一步,不管是单线程,还是多任务并行,实际上在做一件事情的那一瞬间,我们始终都是单线程的,并不能像计算机一样是多进程的。在这一瞬间,我们必然需要放下所有其他的事情,只专注于当前这一件事情上,做事才能高效,也才能提升我们做事情的产能。

所以,虽然上文提了很多多任务并行的原理和方法,但是我们的结论却是:能不多任务并行,就尽量不要多任务并行。

为什么要做时间管理或事务管理?是为了让我们在做事时,不会分心,而更加专注,进而更加高效。一次只做一件事情,做这件事情时,专注于这件事情上,这才是时间管理最本质的一点。

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