【cc说】项目宇宙中的项目画布

2010年8月5日,星期四,下午2点,智利阿塔卡马沙漠圣何塞煤矿的救援让皮涅拉总统
绞尽脑汁。

2010年8月7日,星期六,下午3点,澳大利亚珀斯一座面朝大海的小教堂里,玛丽·史密斯和马特·琼斯正在相互说着“我愿意”。

2010年8月7日,星期六,上午8点,德国柏林机场项目总管翟克·马科斯摘掉安全帽,坐下来和两个同事一起再次研究时间安排问题,机场的可行性研究和前期计划就用了大约15年,本来预计5年内就可以完工。

同一时间段在地球的各个不同角落里,不同的人在为项目的计划和实现做着努力。PMI 2016届全球董事会主席 Antonio Nieto-Rodriguez 先生,在他的书作《项目革命》中,提出“从我们的日常生活到职业生涯,从企业到政府,从个体到国家,项目是一种新的现实。欢迎来到项目革命”。

Antonio先生更是提出了一种新的项目管理框架-项目画布


项目画布.png

项目画布,涵盖了项目目标、管理体系、软硬资源以及环境四个方面,按照具体方法使用,可以迅速构建战略方案。

为什么要启动这个项目?

项目启动的理由,即做这个项目的理由、商业论证和目的,项目投入实施后这些都将成为驱动因素。项目启动前,我们需要做哪些工作呢?

第一 :启动项目前,必须对项目进行全面客观的评估

项目目标必须是可以实现的。为了使项目看起来具吸引力,夸大项目所产生的经济利益,这点不可取。所以,对项目的关键目标论证,不应该过于乐观,更不能基于错误的假设而盲目投入。历史上,不少失败的项目,是因为对项目评估过于乐观而造成的。

书中有个著名案例, 1961年道格拉斯飞机制造商,公布超音速客机协和式客机的设计研究,并预估1970年前试飞后,可量产卖出350架飞机。事实上,因为飞机油耗高、噪音大,在面世的42年中,仅法航和英航两家公司购买并使用了14架该型号的飞机,该项目最终也只生产了20架协和号飞机,损失至少118亿英镑。法国布雷盖飞机公司总裁亨利•齐格勒曾评论道:“协和机”是没有与航空公司合作进行充分论证,就匆匆上马的一个典型例子。

第二 目标和激情

目的和激情,是项目画布中两个新的元素。我们要挖掘项目目的,让人们重视目标,从而提高效率,推动项目的前进。激情则是坚定对项目目标的信念。激情与目的密切相关,是人与项目之间的情感联系。如果激情和目的一致,那么这个项目肯定能成功。

画布左上角的两个解决的是 为什么 的问题。

谁对项目负责?

项目的高层发起人和管理结构,负责项目运营并对最终结果负责。因此,在行动开始时,建立一个明确的管理结构至关重要。

第一 明确一个项目负责人

一个项目往往由多方共同发起并负责,涉及多个部门。在项目管理中,高层发起人是最重要和最有影响力的角色之一,项目越复杂,高层发起人需要付出的时间就越多,作用也就越大。因此,项目启动初期就要任命最合适的项目负责人,而且只能是一个人,他将对项目的结果负责,并且愿意付出足够的时间来推动项目取得成功。

书中也阐述了,如果一个项目负责人投入的时间和精力都不够多,那这个项目失败的可能性也是很大的。

第二 建立强有力的管理体系

项目管理中,最重要的机构是指导委员会,由高层发起人担任主席,由项目经理负责运营。管理体系中的第二个要素,是项目的核心团队,核心团队成员大部分精力用于设计、规划和开发项目工作。

如果没有强有力的管理结构,会出现团队配合度不高、责任不明确等问题,严重时将导致项目的延迟和失败。因此应该定义一个强有力的管理结构,以确保组织力量的投入。

右上角的两个其实是解决 什么人 的问题

构成项目的要素

项目的构成要素,是指与项目本身活动有关的方方面面的总和,项目管理人员必须要正确认识和足够了解项目的构成要素。一般来讲,项目主要构成要素主要包括一下几方面:

第一 项目范围

项目范围是准确估算成本、工期、计划和收益最重要的因素。如果项目的范围不清晰,那么估算的时间和成本,将会是完全错误的。所以,项目开始时,要尽可能详细地定义和明确项目范围,准确了解项目的结果,并制定明确的流程来管理范围的变化。

第二 项目期限

项目有一个明确期限非常重要,有了最后期限,人们会决定如何分配时间,调整把控进度,从而使项目获得成功。

第三 成本预算

项目预算越详细,最后估值也就越准确。为了降低预算超支的风险,要建立健全的监督审核制度,以严格控制花销。绝对不要在项目开始就将全部预算拨付,而是应该把它分解成几部分。

第四 质量检查

项目质量是否符合预期,会对项目的交付产生重要的影响。在项目执行过程中,质量必须深植于项目的生命,质量检查、原型设计、测试等都必须纳入项目计划,并须对其进行报告。越快发现解决产品中质量问题,对项目进度、预算和的影响就越小。

第五 哪些因素会导致项目失败?

2014年,法国铁路运营商 SNCF 订购了2000辆新列车,由于订购前没有核实列车尺寸,导致列车无法停靠途径站。这一错误,要对大约1300个站台进行改造,改造成本高达5000万欧元。

这个案例告诉我们,风险管理是项目管理最重要的组成部分。项目在执行中存在不确定性因素,如果某个项目是第一次被执行,则需要对风险管理给予高度的重视。项目团队如果不能识别并及时消除潜在风险,项目就会失败或造成巨额损失。

第六 这个项目会影响到哪些人?

启动项目前,我们需要梳理利益相关者。项目越大利益相关者就会越多,沟通和变革管理工作就会越繁重。我们可以使用利益相关者分析矩阵,来权衡和平衡项目相关人员利益,以及这些人员因项目而受到的影响。

第七 变革管理

沟通管理是变革管理中最重要的一环,良好的沟通,能让团队成员快速接受项目带来的一系列变化。

以欧元普及为例,欧元作为欧盟内部流通的主要货币,各成员国对欧元的普及也经历了漫长的准备。引进欧元前,各成员国都在大规模的普及和宣传,最终欧元平稳过渡为日常货币。

所有项目,都必须有一个合理的变更管理计划和沟通计划,还要对变更和沟通活动进行优先排序,并确保信息传递量的适度性。

影响项目的外部因素

环境区域,包括了项目产生正面或负面影响的外部元素,这些元素通常不受项目领导者的控制,但项目领导者可以通过各种方式影响调节,使其朝着有利的方向发展。

最后

项目画布的每一个要素,都给出了对应的项目工具,我们只需要简单做到以下几个方面,可以帮助我们更快速实现向项目驱动型工作的转化:

为什么(How):项目启动前,我们要客观评估全局,不可夸大收益;清晰项目目标后,要始终保持热情。

什么人(who):项目开始前,要明确一个负责人,建立强有力的管理机构。

是什么(what)、怎么样(how)、什么时间(when):我们需要清楚的了解项目的范围、最后期限、预算分配、利益相关者,及时把控质量、潜在风险,准确传达信息,做好变革管理。

环境(where):提前了解有可能对项目产生正面或负面影响的外部元素,根据影响情况,调整组织结构,优先级,并为项目执行提供战略性支持。

整个看下来就是以画布的形式来总体判断项目的目标和把握项目进程,结构度和会议中常使用的7P框架类似。

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