我是如何用GTD软件管理工作生活的?

不知道大家在生活和工作中有没有遇到这样的情况:

当你在做一件事的时候,突然会冒出其他的想法,问题,或者接收到人指派给你的任务,当这些信息出现后,你现在的工作就会受到影响?

又或者是每天感觉做了很多事,但事后又觉得什么都没做?‘’

又或是经常忘记各种工作任务,以前重要的资料不知道放哪了?

如果你遇到以上问题,建议大家学习一本GTD的经典书籍:《搞定:无压力的工作艺术》读书后的心得;(总共有三部,看第一部就成),下面是我的读书笔记。

1.所有信息尽量通过一个收件箱集中

每天我会接触到很多不同种类的信息,比如问题,好点子,微信知乎的好文章,以及各种表格资料等。对于这些信息,以前我用不同工具收集,比如问题或者想法用备忘录,微信知乎的文章用evernote,或滴答清单,或onenote,公司表格资料就直接放到电脑某盘中。

但这样做,一来需要多款工具,增加了精力成本;二来由于资料散落在不同渠道,经常丢失甚至是忘记。所以在这本书中,我学到的第一个方法便是简化收集渠道。

目前除了一些大型的项目资料,我基本都用滴答清单收集,比如建立想法问题清单,在里面输入自己的想法;建立学习清单,如果在微信和知乎上看到好文章,就收集进去。用了一天就发现工作生活轻松不少,有种一切都在我掌控之中得感觉。

2.定期整理收件箱

前面说到我经常丢资料,一方面是过去自己经常用不同的渠道收集,还有个原因就是没有定期收集,时间一长,信息过载,也就不懒得整理了。

看完这本书后,计划对信息的整理。我认为对信息的整理包括三类:删除不必要的信息,精简信息,归类信息。

比如在微信上看了一篇好文章,并将其收集到滴答中,我以前就不管了。正确的做法应该是在该清单任务中精简信息,比如修改任务标题,添加提示信息,比如当时为什么要收集这篇文章等等,精简后将其移动到学习清单中(学习清单我用来存放信息资料)

3.清单中今日事项,一定要是具体的行动

信息收集整理后,要想发挥最大的价值,必须将其转化为实际的行动。所以需要用滴答清单,设定提醒时间或者提醒日期。

比如我将文章收集到滴答清单,并将其整理后,根据我自己的情况,会设定完成时间,如在xx时间阅读整理xx文。通常我会用pc端的滴答清单先将文章链接打开,然后用onenote裁剪,编辑正文,同时加上我的观点。
(备注:onenote的文章编辑能力,真的非常强大,除了同步较慢,用过都说好)

4.行动后需要总结

总结能够将单一行动价值扩大,这也是为什么有的人年龄不大,但经验十分丰富。‘

总结有两个维度,一是归纳,即归类之前做过的和现在类似的行动,总结出这些行动共有的成功经验,或者失败的教训。另一种是演绎,即通过这件行动来总结这类事成功的地方,和不足之处。作为未来同类行动的参考。

总结一般用onenote解决,原因依然是编辑能力强大。

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